6 consells per a l’èxit d’una videoconferència
Comparteix
No sempre serà possible solucionar certs problemes, com poden ser la falta d’un espai adequat, el silenci necessari o qüestions tècniques. No obstant això, hi ha diversos elements a considerar.
Les reunions digitals han vingut per quedar-se. D'un ús esporàdic han passat a tenir el seu propi espai en les formes de treball. Durant la situació de confinament, les reunions virtuals van servir d’assaig i aprenentatge, però una vegada establertes com a eina comunicativa, cal començar a aplicar algunes claus amb la finalitat que aquestes trobades siguin cada vegada més efectives, més còmodes i més atractives. Resulta interessant, en certa manera, professionalitzar-les perquè ajudin realment a obtenir el millor rendiment en la nostra comunicació.
No sempre serà possible solucionar certs problemes, com poden ser la falta d’un espai adequat, el silenci necessari o qüestions tècniques. No obstant això, hi ha diversos elements a considerar. Abans de res, prendre consciència que es tracta d'una reunió de treball professional i que si les condicions obliguen a realitzar-la des de casa, s’ha de tenir en compte que part de la privacitat pot desaparèixer, per exemple. En aquest recurs, es parla de com certs elements poden condicionar la comunicació i l’impacte que aquests poden tenir sobre les persones assistents.
La connexió
Si es tracta d’una trobada amb l’assistència de moltes persones, la funció de la persona moderadora és fonamental per evitar la superposició de les intervencions. Abans de començar, cada participant ha de comprovar la connexió, tant d'àudio com de vídeo, i tenir activada la càmera de l'ordinador i la de l'aplicació que s’utilitza. És interessant comprovar a la vista prèvia què és el que veuran les altres persones assistents. Algunes aplicacions ofereixen la possibilitat de difuminar o ocultar el fons.
En aquest sentit, si darrere de la persona que assisteix a la reunió es mostra una paret blanca i una il·luminació bona, és recomanable no canviar el fons, sinó l'efecte croma pot acabar distorsionant la imatge. També cal tenir en compte que pot estar activat l’enregistrament de la reunió i que en alguns moments pot ser necessari ocultar o compartir la pantalla i, per això, s’ha d’estar a l’aguait per saber en cada moment què s’està veient a la reunió.
L’espai
El 50% de les persones que assisteixen a una videoconferència passa el 60% del temps mirant el que envolta a la persona que té la paraula. Així doncs, a poder ser, és interessant trobar un espai lliure. Una llibreria, per exemple, ofereix molta informació sobre la persona i permet llegir allò que apareix darrere. En aquest sentit, cal tenir cura de quines fotos es veuen i tenir consciència de la informació que ofereix l’espai que s’ocupa. L’entorn ha d’estar ordenat i és primordial avisar a altres persones de la casa per evitar situacions incòmodes i interrupcions.
La preparació
Abans de començar la trobada pròpiament, i una vegada s’ha confirmat que tots els aspectes tècnics funcionen correctament, és moment de preparar-se: beure aigua, vetllar per la imatge personal i comprovar el cable de la bateria, per no haver-se d’aixecar a mitja reunió. Cal assegurar-se que allò necessari està tot a mà. Pel que fa a la càmera, ha d'estar una mica per sobre de la línia dels ulls i en casa de disposar d’un teclat independent del portàtil, no està de menys utilitzar-lo i elevar l’ordinador personal.
La il·luminació
Sovint no es pot triar ni millorar. La il·luminació és important, la cara s'ha de veure amb claredat, ja que ajuda a l'altra persona a comprendre millor el discurs. La gestualitat facial i corporal són importants en un context de distància social. El millor, sempre que es pugui, és una il·luminació el més natural possible. En cas que sigui inviable, es pot millorar amb il·luminació indirecta, projectant en un foli en blanc davant una llum potent, per exemple. Això si, mai no s’ha de fer ús d’un focus que es coli en càmera i obligui a la resta d’assistents apartar la vista de la pantalla.
La il·luminació des del darrere deixa la persona en zona fosca i el missatge perd força perquè la gestualitat facial no li dóna suport. Pel que fa a la il·luminació des de davant, acostuma a ser la més còmoda, a no ser que doni de ple al rostre. En cas d’utilitzar cortines o persianes, cal assegurar-se que el tall no cau sobre la cara ni dibuixa efectes estranys sobre la imatge. En el supòsit que s’opti per una il·luminació lateral, és important tenir en compte que ambdós costats de la cara tenen suficient llum per no donar una sensació de penombra.
La col·locació
En una conversa o en una reunió presencial, es té major control sobre el context amb una sèrie d’elements que tothom té més o menys assimilats. Un acostament físic, per exemple, o un gest de proximitat, ajuden a recuperar l'atenció de la persona a qui va dirigit. Tanmateix, això no passa en la videoconferència perquè tothom percep el mateix gest, tot i que amb total seguretat no s’interpretarà de la mateixa manera per part de les persones assistents.
Aquesta és la raó per la qual s’ha de ser molt conscient de la situació i tenir cura de totes aquelles coses sobre les quals es pot influir. Entre altres, evitar que les mans apareguin de forma agegantada, per la proximitat de la càmera, o que la cara ompli la totalitat de la pantalla, donant la sensació a la resta de participants que també s’està envaint el seu espai. També cal estar alerta amb la vestimenta, algunes vegades el fet de portar roba adequada només per allò que surt a càmera, camisa i pantalons de pijama, per exemple, pot portar a males jugades.
Les desconnexions
En el moment en què es dona per acabada una intervenció és important tancar, com a mínim, el micròfon. Si és el cas que es dona per finalitzada la presència d’una persona i la resta segueix amb la reunió, és imprescindible que aquesta tanqui tant el micròfon com la càmera, per evitar sorpreses de mal gust o que s’enxampi algun comentari. Sigui com sigui, el que és més segur en cas de marxar definitivament de la trobada és l’opció de sortir de la plataforma i, fins i tot, apagar el dispositiu des del qual s’ha seguit, si és possible.
