Bones pràctiques per un pla d’acollida en una entitat
Comparteix
Aquest recurs proposa iniciatives per acompanyar les noves incorporacions en el seu procés d’adaptació al lloc de feina.
El procés d’acollida (o ‘onboarding’) de les noves persones que s’incorporen a una entitat és bàsic en qualsevol política de recursos humans actual. Existeix evidència que amb un bon procés d’acollida, el temps dedicat a l’adaptació de les noves incorporacions disminueix i la productivitat augmenta.
A més, és un recurs ideal per millorar l’ambient laboral i per posar en valor i transmetre el coneixement professional per part de les persones amb més trajectòria en la institució així com de la cultura organitzativa de cada entitat. Un bon pla d’acollida aconseguirà un grau de compromís més elevat per part de les persones que formen part de l’entitat.
Un pla d’acollida es forma de tres elements clau: recepció, informació i formació. Quines accions poden facilitar l’acollida de les noves incorporacions? En aquest recurs es proposen diversos exemples de bones pràctiques.
Visita per les instal·lacions i departaments
Una visita guiada pot ser una bona manera d’encetar la relació entre l’entitat i la nova persona incorporada. Una visita per les instal·lacions de la nova entitat ajudarà la nova persona treballadora a ubicar-se des del primer dia.
D’una banda, una ruta per les oficines serveix per explicar on es localitza cada departament, on es troben les sales de reunió, les màquines de cafè i d’aigua i les altres zones comunes. També pot ser útil per començar a generar vincles amb les diferents persones, equips i àrees.
D’altra banda, seria interessant que la o les persones que s’encarreguin de la visita incloguin informació sobre la història, els valors i la missió de l’entitat. De fet, la visita pot incloure una part de presentació en què es donin dades i fets curiosos de l’evolució de l’organització des dels seus inicis. Aquesta presentació es pot exposar amb algun suport: Powerpoint, slideshare, vídeos...
Anunciar la nova incorporació per mail i de forma original
De vegades s’incorporen nous treballadors i treballadores i gairebé ningú se n’assabenta. Aquest desconeixement és habitual sobretot en entitats grans amb múltiples departaments, però cada vegada afecta més la resta d’organitzacions, ja que el teletreball i, per tant, la falta de presencialitat, dificulta en alguns casos la comunicació i relació entre treballadors/es.
És per això que una manera d’acollir les noves incorporacions és anunciant la seva arribada a tota la plantilla. Això es pot fer a través d’un correu electrònic dirigit només a les persones que formen part de l’entitat. Cada associació o fundació pot crear un model de correu de benvinguda adaptant-lo a l’estil de l’organització, fent-lo amè, original i creatiu.
Un exemple de correu de benvinguda pot ser una breu entrevista a la nova incorporació. L’entrevista, semblant a un breu qüestionari Proust, pot incloure preguntes informals i divertides que donin a conèixer les aficions i inquietuds de la persona nouvinguda. ‘Quin és el teu personatge cèlebre preferit?’, ‘Quina és la teva pel·lícula preferida?’ o ‘A quin famós/a voldries conèixer?’ són algunes de les preguntes que es podrien incloure al formulari.
Sempre que la persona nova accepti la difusió d’aquesta entrevista, els departaments de recursos humans i de comunicació de l’entitat s’haurien de coordinar per fer l’entrevista, editar-la i enviar-la a tots els treballadors/es.
Assignar un ‘buddy’ a la persona nova
L’assignació d’un ‘buddy’ és una pràctica molt habitual en universitats i ara també s’està popularitzant en grans entitats i empreses. Es tracta d’una iniciativa que ajuda la persona nova a sentir-se acompanyada i part de l’entitat des del primer moment en què s’incorpora.
El ‘buddy’ és un company/a que actua com a mentor/a de la persona nouvinguda que se li assigna. Durant les primeres setmanes d’incorporació és molt enriquidor comptar amb un aliat, una persona que guiï la persona nouvinguda en el seu dia a dia, la introdueixi al conjunt de l’equip i li resolgui els dubtes que li vagin sorgint.
Aquesta acció contribueix a la construcció d’equips i reforça el sentiment de comunitat per als empleats i empleades més veterans. La incorporació de nous treballadors/es pot enfortir l’equip en conjunt i ajudar a crear una dinàmica més forta, tal com asseguren des de la web de Randstad, la coneguda empresa de recursos humans.
Anticipar les necessitats del nou lloc
Encara que sembli obvi, un dels errors més comuns en tots els processos d’acollida és descuidar tot allò relacionat amb la informàtica. Així ho asseguren des de Gamelearn. Abans que les noves incorporacions arribin al seu lloc de feina, és fonamental que l’entitat s’anticipi i des del departament d’IT es garanteixi que els seus ordinadors estaran 100% operatius, que ja comptaran amb una extensió de telèfon, un correu corporatiu i totes les llicències de ‘software’ necessàries.
També cal preveure quines tasques faran els nous treballadors/es durant els seus primers dies. De fet, és interessant que aquestes persones sàpiguen amb una mica d’antelació quines reunions tindran durant el primer dia, quines tasques realitzaran i per quines etapes aniran passant. Això els servirà per avançar cap a la bona direcció.
Presentació, valoració i seguiment del pla d’acollida
Totes les pràctiques d’acollida que proposi i apliqui una entitat haurien d’estar explicades detalladament en un pla d’acollida. És a dir, en un document que estableix el protocol i el procés a seguir quan una persona treballadora s’incorpora a l’organització. El manual sistematitza el procés, resol els aspectes que poden generar més dubtes i ofereix informació precisa, eficient i eficaç perquè tothom sàpiga què ha de fer o a qui s’ha de dirigir en cada pas del procés.
El pla d’acollida s’ha de posar a la disposició de tota l’entitat. De fet, és recomanable presentar-lo davant de tot l’equip, a través d’una presentació de Power Point, per exemple.
També és adient fer partícip a les persones treballadores de l’entitat perquè puguin valorar el document, proposar-ne modificacions i aportar noves idees que s’han de tenir en compte des del departament de recursos humans. La valoració dels treballadors i treballadores es pot recopilar a través d’un formulari de valoració, que es pot elaborar amb eines com Google Forms.
