Què s’ha de tenir present per elaborar els comptes anuals d'una entitat?

Els elements que s’inclouen en els comptes anuals són els següents:

• Balanç de situació: on figuren els saldos segons la data d’elaboració dels comptes actius, passius i el patrimoni net.
• Compte de resultats: reflecteix els ingressos i les despeses que s’hagin generat durant l’exercici, independentment de si s’han cobrat o pagat, respectivament.
• Estat de canvis en el patrimoni net.
• Estat de fluxos d’efectiu (només és obligatori per a les entitats de dimensió gran).
• Memòria econòmica.
• Annex: memòria explicativa de les activitats fetes.

Cadascun d’aquests apartats ha d’estar ben identificat, incloent-hi també la denominació de l’entitat i l’exercici al qual corresponen.

Per formular els documents anteriorment esmentats cal tenir presents els següents aspectes:

• Incloure les xifres de l’exercici immediatament anterior, de manera que permeti la comparació amb les dades de l’exercici present.
• És obligatori incloure les partides amb imports a qualsevol dels dos exercicis esmentats al punt anterior.
• Els crèdits i deutes amb entitats del grup o associades han de figurar en les partides corresponents, amb separació de les que no corresponguin a entitats del grup o associades, respectivament.
• Les entitats que participin en un o diversos negocis conjunts que no tinguin personalitat jurídica han de presentar aquesta informació integrant, en cada partida dels models dels diferents estats financers, les quantitats corresponents als negocis conjunts en què participen, i informant sobre el seu desglossament en la memòria.

En tot cas, si amb aquestes informacions no és suficient per mostrar una imatge fidel de l’estat comptable i financer de l’entitat, caldrà incloure les informacions complementàries que es considerin necessàries a la memòria.

Els comptes anuals s’han d’elaborar, per norma general, cada dotze mesos, excepte en els casos de constitució, modificació de la data de tancament de l’exercici o dissolució. I s’han de tancar en la data que indiquen els estatuts o el 31 de desembre si als estatuts no indica res concret.

Els ha d’elaborar l’òrgan de govern, en el cas de les fundacions seria el patronat i en les associacions, la junta directiva. Totes les persones membres d’aquests òrgans són responsables de la seva elaboració i contingut.

El patronat, en el cas de les fundacions, i l’Assemblea, en el de les associacions, ha d’aprovar els comptes anuals dins dels sis mesos immediatament posteriors a la data de tancament de l’exercici, o en la data màxima que estableixin els seus estatuts, si aquesta és inferior.

Els comptes de les fundacions catalanes s’han de lliurar al Protectorat de Fundacions de la Generalitat de Catalunya mitjançant un formulari digital on es transcriuen els balanços i s’annexen les memòries (econòmica i d’activitats) i el certificat d’aprovació dels comptes signat i amb la menció dels patrons assistents a la reunió d’aprovació. La presentació és per via telemàtica en el termini de trenta dies a comptar des del dia en què s’aproven.

El formulari haurà d’estar signat electrònicament per part d’un dels patrons/es, o bé per un/a professional autoritzat. El tràmit es completa amb la liquidació de la corresponent taxa que, a 2024, és de 80,15 €.

Els comptes de les associacions que tinguin la condició de Declarada d’Utilitat Pública (DUP) inscrites a Catalunya també es presenten de forma telemàtica, però amb un formulari diferent, al qual s’annexen tots els continguts que conformen els comptes anuals signats en tots els seus fulls per part de totes les persones membres de la junta directiva, juntament amb el certificat de l’assemblea d’aprovació dels comptes.

El formulari, igual que el de les fundacions, també s’ha de signar digitalment i comporta la mateixa taxa de 80,15 €. La presentació s’ha de fer dins dels sis mesos posteriors a la data de tancament de l’exercici.

Si l’associació DUP és d’àmbit estatal, presenta els mateixos documents que les entitats catalanes, juntament amb un document d’instància, per via telemàtica, però en aquest cas al Registre de la seu electrònica del Ministeri de l’Interior. Per accedir, caldrà disposar d’un certificat digital d’un membre de la junta de l’entitat, o bé d’un professional autoritzat. El termini és també de sis mesos des de la data de tancament de l’exercici i, en aquest cas, no hi ha cap taxa associada.

Finalment, si es tracta d’una fundació d’àmbit estatal, haurà d’elaborar els comptes amb una aplicació informàtica interactiva, que és la mateixa que s’haurà utilitzat per a l’elaboració i registre del pla d’actuació de la fundació en els darrers mesos de l’any anterior. A l’aplicació només es pot accedir amb el certificat digital de l’entitat, o demanant prèviament unes credencials.

Quan s’hagin omplert i validat tots els apartats amb les dades de la comptabilitat, es podran generar des de l’aplicació la memòria econòmica i els certificats d’aprovació dels comptes. Tots els documents hauran de ser signats en tots els fulls pel secretari i pel president de la fundació. Finalment, un cop estigui tot signat, s’hauran de presentar tant en l’aplicació informàtica on es generarà una referència per a la presentació, com en el Registre telemàtic del Protectorat de fundacions estatal.

L’aprovació dels comptes per part del Patronat de la fundació s’ha de fer dins dels sis mesos des de la data de tancament  de l’exercici, i la presentació en ambdues plataformes s’ha de completar dins dels deu dies immediatament posteriors a la data d’aprovació. El tràmit no té cap taxa associada. Com que és un tràmit especialment complex, el Protectorat facilita una guia bàsica a on explica tot el procediment pas per pas.