7 respostes per resoldre dubtes sobre el pla de voluntariat
Comparteix
En aquest recurs s’exposen solucions a preguntes que poden fer-se entitats i organitzacions a l’hora de posar-lo en marxa i redactar-lo.
El pla de voluntariat és un document que explica com s’organitza el voluntariat en el si de l’entitat i esdevé una eina de suport que ajuda al funcionament diari de l’organització. La seva raó de ser és la de garantir que tothom sàpiga com l’entitat actua en tot allò que fa referència al voluntariat, amb l’objectiu que totes les persones voluntàries que en formin part tinguin una bona experiència i que l’organització n’aprofiti tot el seu potencial. El pla de voluntariat ha de recollir la idiosincràsia de la pròpia entitat i, com a tal, no té cap sentit copar-lo d’una altra.
En aquest recurs, més enllà dels continguts que ha de contenir un pla de voluntariat, es donen resposta a algunes qüestions per intentar acabar amb els dubtes que poden tenir entitats i organitzacions a l’hora de posar-lo en marxa i redactar-lo.
Per què és útil?
El pla de voluntariat s’ha d’entendre com un document que serveix al conjunt de l’entitat. Ajuda al fet que el temps que cedeixen les persones voluntàries a l’entitat, de manera lliure i personal, sigui de la màxima utilitat, en termes d’eficàcia i eficiència, per a les dues parts. Un pla pot ser molt llarg o molt curt. N’hi ha que inclouen un diagnòstic molt ben elaborat i que poden ser molt extensos, però se’n poden redactar d’inferiors a 10 pàgines, i a partir del qual afegir-hi com a annexos certes fitxes o documents pràctics que s’utilitzin en el dia a dia.
El necessiten les entitats petites?
Qualsevol entitat pot tenir pla de voluntariat, encara que aquest sigui molt senzill i no abraci totes les fases proposades en aquest recurs. Algunes entitats petites poden pensar que no en necessiten i considerar que està destinat i pensat per a organitzacions amb un cert volum de recursos, amb un gran nombre de programes i que tinguin una estructura professional i una governança molt consolidada. Res més lluny de la realitat, el pla de voluntariat és la plasmació escrita d’allò que s’està duent a terme habitualment, encara que sigui en un format breu.
Quins processos defineix?
Un pla és útil quan, orientativament, clarifica processos bàsics com ara:
- Quins perfils de voluntariat volem?
- Quin tipus de tasques faran?
- Com els captarem?
- Com els acollirem?
- Com els hi farem el seguiment?
- Com els fidelitzarem?
- Qui els coordinarà?
Per contra, si el pla es converteix en una llarga llista de propòsits que mai es portaran a terme, acaba perdent tota la seva utilitat. Si és el cas, resulta més interessant tenir a l’abast algun dels manuals de gestió de voluntariat que existeixen i donar-hi una ullada de tant en tant, quan es consideri necessari.
És un document aïllat?
El pla de voluntariat hauria d’emmarcar-se dins d’una reflexió més general en el conjunt de l’entitat, des d’on s’hagi apostat conscientment pel voluntariat. Per tant, no hauria de ser un document aïllat. El foment del voluntariat a l’entitat ha de ser fruit d’una aposta estratègica de l’organització, no pas de la dèria d’una persona o d’un programa concret. Preparar l’organització per a l’acollida del voluntariat no és una tasca senzilla i, sovint, cal fer un esforç per adaptar l’organització a l’arribada d’aquestes persones.
Quin és el paper dels documents annexos?
La raó principal d’incloure documents annexos al pla de voluntariat és per facilitar la feina i que una persona que no estigui en el dia a dia dels processos interns de l’entitat els pugui entendre fàcilment. Han de ser fàcils d’utilitzar, clars i despersonalitzats. De tota aquella llista que s’acudeixin, només seran interessants aquells que realment solucionin problemes, ja que no té cap sentit incloure models que no s’entenguin o no ajudin. Cal dir, també, que no és necessari elaborar-los tots de cop, val la pena començar per aquelles que es consideren prioritaris.
A continuació, es mostren documents que es poden annexar al pla de voluntariat.
- Full sol·licitud de voluntariat
- Fitxa del voluntari/ària
- Protocol d’acollida de voluntariat
- Manual del voluntariat de l’entitat
- Model d’acord de Voluntariat
- Carta de Drets i deures del voluntariat
- Calendari de Formació
- Enquestes de valoració del voluntariat
- Model de carta d’agraïment
- Model de certificat de voluntariat
- Protocol de trucada de baixa de voluntariat
- Quadre d’assistència de voluntariat
- Memòria de voluntariat
Es tracta d’un document només descriptiu?
En principi hauria de ser un document que reflecteixi la realitat de com funciona, que descrigui com s’estan fent les coses, però és cert que també pot tenir alguna part més estratègica. Per exemple, si no s’aplica un model de voluntariat, el pla pot ser un model d’intencions. Pot passar que hi hagi entitats que comencin un projecte de voluntariat, que primer escriuen el pla per poder-lo implementar després. També podria ser que el pla tingués una part fixa del que ja funciona i una altra part que expliqués el que hauria de tenir, i que s’anirà implementant en el futur.
