8 consells per escriure una proposta de subvenció eficaç

A l’hora d’escriure una proposta de subvenció, no cal reinventar la roda cada vegada que se sol·licita. Sovint, aquestes sol·licituds fan preguntes similars, des de la justificació de la necessitat dels recursos, fins a l’impacte social i l’ús d’eines d’avaluació del projecte, entre altres. Resulta interessant prestar especial atenció al llenguatge i als materials de les subvencions anteriors concedides i ressaltar-les com a plantilles de bones pràctiques per a futures aplicacions.

A més, és adient que l’equip encarregat de redactar les sol·licituds tingui accés fàcil i centralitzat al llenguatge que l’entitat utilitza per redactar els seus projectes. Això garanteix que aquestes persones coneguin el to estàndard, els missatges i l'estil d'escriptura de l’organització en el moment de desenvolupar propostes de subvenció i permetrà major agilitat i eficiència en la seva presentació i també posada en marxa del mateix, si és el cas.

A més de preguntes específiques sobre subvencions, moltes sol·licituds demanaran altres documents relacionats amb l’organització Tenir-los emmagatzemats i localitats en una ubicació centralitzada permetrà que l'equip encarregat de subvencions pugui accedir-hi fàcilment i adjuntar-los a les propostes.

Aquests materials solen incloure:

• Llista de la junta directiva
• Termini i informació de contacte
• Organigrama
• Estatuts actualitzats
• Declaració de missió
• Informació de contacte
• Número d'identificació de l'empresari
• Pressupost organitzatiu detallat
• Cartes de suport

S’ha de tenir en compte, quan s’escriu una proposta de subvenció, que els petits detalls poden tenir un paper important en les decisions finals, sobretot quan competeixen amb moltes altres sol·licituds de subvenció. Això comporta, evidentment, assegurar-se de seguir les instruccions acuradament i adequadament. En particular, cal parar atenció en:

• Complir el termini límit de subvenció.
• Mantenir-se dins dels límits de les paraules per a qualsevol qüestió.
• Assegurar-se que s’inclouen tots els fitxers adjunts sol·licitats.
• Dirigir la subvenció al contacte correcte.
• Actualitzar qualsevol dada passada si es reutilitza el llenguatge de subvenció anterior.

Abans de posar en marxa la proposta de subvenció, cal estar alerta en les instruccions per assegurar-se que l’entitat compleix amb els requisits i clàusules que s’inclouen. Algunes subvencions poden demanar la participació en un seminari web abans d’enviar una sol·licitud, reunir-se amb un representant de l’equip de subvencions per a la revisió o enviar una carta d’investigació per tenir accés a sol·licitar-ho formalment.

Sempre que es respongui a una pregunta en una sol·licitud de subvenció, cal tornar-la a llegir i preguntar-se si s’ha contestat correctament. I és que pot ser habitual centrar-se a ressaltar les accions que fa l’organització però que, al cap i a la fi, s’oblidi respondre a una pregunta específica. És interessant que la feina de l’entitat es manifesti en l’escrit, però també cal ser explícit amb les respostes. Sense anar més lluny, les primeres frases haurien de respondre a la pregunta i a posteriori incloure qualsevol informació complementària.

Mostrar els motius i les raons per les quals l’entitat és una bona opció sol·licitant dels fons de la subvenció és crucial. Això vol dir que és imprescindible demostrar com es farà, detallant dades passades que demostrin l’èxit de l’experiència o compartint històries de persones que s’han beneficiat dels serveis. Després de posar en valor la utilitat de la iniciativa del passat, també cal explicar com se seguirà mesurant el progrés en el futur.

Si es posa l’exemple d’un banc d’aliments, potser no té tanta força exposar que els diners que es rebin es faran servir per acabar amb la fam a nivell de barri, districte o ciutat, com explicar que més de 500 infants i les seves famílies s’han beneficiat d’aquest servei el darrer any. Si a tot això, se li pot afegir declaracions de les persones beneficiàries, la importància de la demanda augmenta potencialment en la idea de l’agent finançador.

Un cop s’hagin enviat algunes propostes de subvenció, és probable que es faci ús d’un llenguatge proposat en subvencions anteriors per respondre a les noves necessitats. Així i tot, cal tornar a llegir sempre les respostes i conclusions de dalt a baix, i tenir en compte com es pot modificar i millorar el llenguatge per alinear el projecte amb la missió i la marca de l’agent finançador.

Per exemple, si un agent finançador té un enfocament especial en la millora de la diversitat, l'equitat i la inclusió dins de les arts, és interessant actualitzar el llenguatge de la subvenció per ressaltar també com funciona el projecte envers aquest objectiu. Triar històries i dades del treball que demostrin com els impactes de l’acció de l’entitat també ajudaran a la seva missió és clau per poder accedir amb major força a les possibilitats de finançament.

El procés d’edició és fonamental per a les propostes de subvenció. L’equip de desenvolupament ha de ser conscient de les organitzacions a les quals es fan sol·licituds, a quines prioritats de finançament vol orientar-se i de com s’envien els missatges a aquestes entitats externes. Cal assegurar-se de tenir com a mínim una altra persona a l’equip que revisi els esborranys abans d’enviar-se. Això pot ajudar a obtenir detalls que potser s’han perdut i també serveix per comprovar que la subvenció va de la mà dels missatges de l’organització.

Saber escriure propostes de subvenció requereix un domini del llenguatge clar i directe. Segons quin sigui el tipus d’organització a qui es dirigeixi la sol·licitud, pot ser més o menys difícil d’aprendre l’estil. Existeixen molts recursos disponibles per ajudar a millorar la redacció i reduir el llenguatge superflu.