S’ha de tenir en compte, quan s’escriu una proposta de subvenció, que els petits detalls poden tenir un paper important en les decisions finals, sobretot quan competeixen amb moltes altres sol·licituds de subvenció. Això comporta, evidentment, assegurar-se de seguir les instruccions acuradament i adequadament. En particular, cal parar atenció en:

• Complir el termini límit de subvenció.
• Mantenir-se dins dels límits de les paraules per a qualsevol qüestió.
• Assegurar-se que s’inclouen tots els fitxers adjunts sol·licitats.
• Dirigir la subvenció al contacte correcte.
• Actualitzar qualsevol dada passada si es reutilitza el llenguatge de subvenció anterior.

Abans de posar en marxa la proposta de subvenció, cal estar alerta en les instruccions per assegurar-se que l’entitat compleix amb els requisits i clàusules que s’inclouen. Algunes subvencions poden demanar la participació en un seminari web abans d’enviar una sol·licitud, reunir-se amb un representant de l’equip de subvencions per a la revisió o enviar una carta d’investigació per tenir accés a sol·licitar-ho formalment.

Mostrar els motius i les raons per les quals l’entitat és una bona opció sol·licitant dels fons de la subvenció és crucial. Això vol dir que és imprescindible demostrar com es farà, detallant dades passades que demostrin l’èxit de l’experiència o compartint històries de persones que s’han beneficiat dels serveis. Després de posar en valor la utilitat de la iniciativa del passat, també cal explicar com se seguirà mesurant el progrés en el futur.

Si es posa l’exemple d’un banc d’aliments, potser no té tanta força exposar que els diners que es rebin es faran servir per acabar amb la fam a nivell de barri, districte o ciutat, com explicar que més de 500 infants i les seves famílies s’han beneficiat d’aquest servei el darrer any. Si a tot això, se li pot afegir declaracions de les persones beneficiàries, la importància de la demanda augmenta potencialment en la idea de l’agent finançador.

El procés d’edició és fonamental per a les propostes de subvenció. L’equip de desenvolupament ha de ser conscient de les organitzacions a les quals es fan sol·licituds, a quines prioritats de finançament vol orientar-se i de com s’envien els missatges a aquestes entitats externes. Cal assegurar-se de tenir com a mínim una altra persona a l’equip que revisi els esborranys abans d’enviar-se. Això pot ajudar a obtenir detalls que potser s’han perdut i també serveix per comprovar que la subvenció va de la mà dels missatges de l’organització.