Bones pràctiques en la incorporació de voluntariat

El primer de tot és comptar amb una estructura clara que detalli pas per pas com es durà a terme la incorporació de les persones voluntàries. Fer això permetrà a l’entitat assegurar una acollida organitzada, així com no haver-se de preocupar pels possibles contratemps que puguin sorgir. Una bona estructura contribuirà a fer l’experiència de la persona voluntària més positiva, sense haver de renunciar per això a una certa flexibilitat i personalització.

Les bases i la columna vertebral d’una entitat són sempre les persones, no només aquelles que formen part del col·lectiu beneficiari de l’activitat solidària, sinó també aquelles que conformen el gruix de voluntariat. Això s’ha de tenir en compte durant tot el procés d’incorporació de persones voluntàries, assegurant sempre un tracte personal amb elles.D’aquí que s’hagi de prioritzar sempre una acollida personalitzada i transversal en tots els àmbits que configuren la fase d’incorporació del voluntariat.  

Ja en la selecció i les entrevistes a les possibles persones voluntàries és necessari proporcionar informació sobre l’organització i les tasques que s’han de dur a terme. En el moment de la incorporació, però, aquesta informació s’ha de continuar donant, aprofitant per personalitzar cada cop més les dades que es donen, i establint un diàleg constant amb la persona voluntària per tal que el projecte al qual sigui assignada s’adeqüi als seus interessos.

Durant el procés d’incorporació, l’entitat ha de tenir al cap en tot moment que hi ha persones que no podran desenvolupar les tasques que els pertoquen. Cal fer una avaluació contínua des del procés de selecció fins que faci un temps que la persona és voluntària per tal de determinar si serà capaç d’adaptar-se a les circumstàncies que vagin sorgint.

Per això, en tot moment s'ha de mantenir un diàleg directe amb la persona responsable per tal de detectar problemes. L’equip coordinador són referents per tot el voluntariat nou, que s’haurà de dirigir a aquestes persones si detecten cap obstacle. De fet, el dia de la incorporació la persona voluntària s’hauria de reunir amb algun integrant d'aquest equip, de forma que puguin avaluar conjuntament el seu paper a l’entitat.

Moltes vegades, en el moment de la incorporació la persona voluntària ha de firmar un document que detalla per escrit el seu compromís amb l’entitat. Això és molt recomanable perquè recull formalment els drets i les obligacions tant del voluntariat com de l’organització.

Tanmateix, hi ha el perill que aquesta firma dilueixi el fet que una col·laboració com aquesta suposa una autèntica missió. Per això, més enllà de la formalització del compromís, és primordial que l’entitat s’asseguri de fer una motivació continuada al seu voluntariat.

Un dels moments clau de la incorporació és el primer contacte, la benvinguda. És recomanable que això es faci de forma dinàmica, amb tot l’equip, per tal que la persona voluntària es faci una imatge de la gent que forma l’entitat. Això és important especialment per posar en contacte el personal remunerat i el nou voluntariat, quelcom imprescindible per assegurar la complicitat necessària entre els dos grups.

Un cop els dos col·lectius s’han conegut, es pot aprofitar per visitar conjuntament les instal·lacions o els espais on l’entitat desenvolupa la seva activitat. Això servirà perquè la persona voluntària pugui veure de primera mà les accions que durà a terme quan estigui del tot incorporada. Aquí també podrà, si s’escau, participar en una activitat pràctica prèvia abans de la incorporació definitiva, el que permetrà tant al nou voluntariat com a l’entitat valorar si l’entrada és adequada.

Durant la incorporació, és important oferir al nou voluntariat tots els recursos pràctics i teòrics que pugui necessitar durant el seu període de relació amb l’entitat. Aquesta formació té un vessant teòric en el qual s’informa sobre l’organització i les raons de les accions que es duen a terme, i un vessant pràctic, que es duu a terme durant el primer contacte que s’ha esmentat abans.

Els coneixements adquirits es posen en pràctica en conjunt en les accions diàries del voluntariat. És molt recomanable que les noves incorporacions provin les diverses activitats que poden dur a terme, per tal de conèixer de primera mà totes les opcions i escollir aquella que millor encaixa amb els seus interessos. Aquesta primera rotació serveix també perquè les persones voluntàries adquireixin un coneixement encara més extens de l’entitat i agafin més seguretat en el dia a dia de la realització de tasques.

Després d’aquesta primera rotació en la qual el voluntariat nou passa temps breus en cada posició, s’aconsella que repeteixin l’itinerari però allargant els períodes d’estada, fins a quedar-se finalment al seu àmbit d’actuació de preferència.