Les bases i la columna vertebral d’una entitat són sempre les persones, no només aquelles que formen part del col·lectiu beneficiari de l’activitat solidària, sinó també aquelles que conformen el gruix de voluntariat. Això s’ha de tenir en compte durant tot el procés d’incorporació de persones voluntàries, assegurant sempre un tracte personal amb elles.D’aquí que s’hagi de prioritzar sempre una acollida personalitzada i transversal en tots els àmbits que configuren la fase d’incorporació del voluntariat.

Durant el procés d’incorporació, l’entitat ha de tenir al cap en tot moment que hi ha persones que no podran desenvolupar les tasques que els pertoquen. Cal fer una avaluació contínua des del procés de selecció fins que faci un temps que la persona és voluntària per tal de determinar si serà capaç d’adaptar-se a les circumstàncies que vagin sorgint.

Per això, en tot moment s'ha de mantenir un diàleg directe amb la persona responsable per tal de detectar problemes. L’equip coordinador són referents per tot el voluntariat nou, que s’haurà de dirigir a aquestes persones si detecten cap obstacle. De fet, el dia de la incorporació la persona voluntària s’hauria de reunir amb algun integrant d'aquest equip, de forma que puguin avaluar conjuntament el seu paper a l’entitat.

Un dels moments clau de la incorporació és el primer contacte, la benvinguda. És recomanable que això es faci de forma dinàmica, amb tot l’equip, per tal que la persona voluntària es faci una imatge de la gent que forma l’entitat. Això és important especialment per posar en contacte el personal remunerat i el nou voluntariat, quelcom imprescindible per assegurar la complicitat necessària entre els dos grups.

Un cop els dos col·lectius s’han conegut, es pot aprofitar per visitar conjuntament les instal·lacions o els espais on l’entitat desenvolupa la seva activitat. Això servirà perquè la persona voluntària pugui veure de primera mà les accions que durà a terme quan estigui del tot incorporada. Aquí també podrà, si s’escau, participar en una activitat pràctica prèvia abans de la incorporació definitiva, el que permetrà tant al nou voluntariat com a l’entitat valorar si l’entrada és adequada.