Ja entrant al si del Pla, caldrà especificar quina és la tasca de l’entitat, del voluntariat en concret i quines expectatives cal que aquest tingui.

En aquesta àrea l’organització haurà d’assenyalar quin perfil de voluntaris i voluntàries cerca. Això significa indicar qüestions com quina és l’edat, l’experiència prèvia, les motivacions o les habilitats necessàries per a participar en el projecte. De manera semblant, caldrà explicar quins són els criteris d’intervenció del voluntariat. Això significa indicar si les tasques seran de gestió o d’intervenció directa amb les persones beneficiàries, i de quina manera caldrà que els i les voluntàries transmetin els valors de l’entitat.

Després s’hauran d’especificar els compromisos, tant els del voluntariat com els de l’organització. Això vol dir indicar el nombre d’hores setmanals i el grau de flexibilitat que tindran les persones voluntàries, així com els drets que l’entitat ha de garantir-los, com per exemple l’acompanyament, el seguiment o la formació.

Aquest apartat del Pla detallarà tot el camí que el o la voluntària farà dins l’entitat, des que en sol·licita l’entrada fins a la finalització del tracte. Això es coneix com a ‘cicle del voluntariat’, i consta de sis moments.

Primer hi ha la captació. Aquí, el pla haurà d’assenyalar els llocs d’on solen provenir les persones voluntàries i les accions que duen a terme per a captar-les. S’haurà de distingir entre les accions ordinàries com mantenir la informació de la web actualitzada, de les extraordinàries com campanyes puntuals; així com apuntar les persones responsables d’aquestes tasques i la seva periodicitat.

El segon moment a tenir en compte és el d’acollida i orientació. Usualment, la relació s’inicia amb una entrevista prèvia a l’acceptació de la sol·licitud d’entrar a fer voluntariat. Al Pla caldrà explicar qüestions com si l’entrevista serà individual o col·lectiva, qui serà l’encarregat/da de fer-la i quins continguts tocarà. Seria recomanable fer-la en dues parts: una en què l’entitat ofereixi informació al candidat/a sobre els seus programes i condicions, i una en què sigui el potencial voluntari/ària qui presenti les seves motivacions i altres.

És aconsellable recollir un guió amb les preguntes generals que es faran, així com de quina manera es decideix a quin programa s’incorpora la persona. De la mateixa manera, caldrà explicar com s’argumentarà si el perfil no s’adequa a la tasca.

Un cop se li ha comunicat a la persona que ha estat acceptada per al voluntariat, hi ha un seguit de passos a seguir que també haurà d’exposar el Pla: signatura de l’acord de compromís, gestió de l’assegurança, alta a la base de dades amb el cens de voluntariat i lliurament del manual de voluntari, si s’escau. Per finalitzar aquest moment, s’haurà d’apuntar si hi ha previsió d’una formació inicial.

El següent subapartat detalla el moment de la incorporació del nou voluntariat. Una de les coses que aquest ha d’indicar és si serà necessari un acompanyament els primers dies, el que dependrà de la complexitat de la tasca a desenvolupar. També pot ser aconsellable incloure un període de prova. En tot cas, es tracta de preveure com serà l’entrada de les noves incorporacions i fer aquest moment el més fàcil i eficaç possible.

Però la incorporació de la persona no és el final de l’atenció al nou voluntariat. El Pla ha de contemplar un seguiment d’aquests individus, preveient aspectes per a cuidar de la seva motivació i accions per a detectar els possibles problemes que puguin sorgir, com reunions periòdiques i l’avaluació de l’acció.

En aquest marc també té sentit incloure la formació especialitzada, com una activitat resultada de la detecció de necessitats formatives. S’haurà de contemplar si oferir-la al si de l’entitat o en cursos concrets. Al portal de formació de Xarxanet i al Pla de Formació del Voluntariat de Catalunya es poden trobar alguns recursos al respecte.

Una part que pot ser part del seguiment que ha d’incorporar el Pla és el reconeixement de l’acció voluntària. Es tracta d’una acció que ajuda a mantenir la motivació de les persones, perquè es tracta de transmetre que formen part d’un projecte més gran. Caldrà explicitar quines són les accions de reconeixement que tindran lloc al llarg d’un any.

N’hi ha de formals, com la carta d’agraïment, la certificació de l’acció o les celebracions col·lectives; i n’hi ha d’informals, com una trobada amb la junta i d’altres membres de l’entitat. En tots dos casos és molt recomanable programar-les o assenyalar-ne la periodicitat, per tal d’assegurar que s’arribin a fer.

L’última fase del cicle de voluntariat és la desvinculació, i això també haurà de ser recollit pel Pla. Bàsicament implica acomiadar les persones voluntàries i caldrà decidir com fer-ho. L’objectiu és mantenir una bona relació amb les persones, aconseguir que s’associïn o conèixer els aspectes que no han funcionat bé. Caldrà identificar les situacions que poden dur a la sortida, com per exemple l’edat, la finalització de la intervenció o el cansament.

Depenent de cada cas, l’acció de comiat serà diferent, però pot ser idoni fer una entrevista que pot servir per obtenir informació o vehicular la continuació de la relació. Al Pla caldrà indicar qui farà l’entrevista i com la durà a terme.