Àmbit
Projectes

Com fer un pla de voluntariat

Entitat redactora
F Pere Tarrés
Autor/a
Maria Bombardó Soro

Es tracta d’una eina de gestió que simplifica, oficialitza i estructura tot el procés del voluntariat, des de la captació fins a la finalització del cicle. 

La gestió del voluntariat i la seva definició en forma de pla esdevingué necessària quan es va produir la professionalització del tercer sector. En aquell moment, va sorgir la necessitat d’elaborar un document on es recollissin l’estructura, el paper, l’itinerari i les tasques de les persones voluntàries de manera que es relacionessin de forma directa i clara amb els objectius de l’entitat.

Es tracta d’una eina que permet oficialitzar i simplificar els processos d’incorporació, seguiment i finalització de la tasca voluntària. Fa palesa de la política interna de l’entitat i permet que aquesta tingui més èxit en accions com la captació, la permanència i la satisfacció del voluntariat, ja que les estructura i organitza.

Tanmateix, el pla no hauria de ser un document aïllat. És recomanable fer una reflexió general del conjunt de l’entitat, i allà és on s’emmarcaria aquest projecte. L’objectiu és fer una aposta estratègica de l’organització, i la decisió de tenir voluntariat ha de provenir de la renovació transversal del funcionament de l’entitat.

A continuació s’exposen els apartats amb què han de comptar els plans de voluntariat. La informació per a aquest recurs ha estat extreta del document ‘Claus per a l’elaboració d’un pla de voluntariat’, de la Fundació Pere Tarrés.

Índex

Introducció

El primer apartat del Pla de Voluntariat ha de presentar l’entitat, la seva missió i característiques i el seu funcionament. Això seria una petita introducció amb la finalitat de contextualitzar el voluntariat al conjunt de l’organització.

També es poden incloure els motius pels quals s’opta per cercar persones voluntàries i quins objectius tindran.  

Bases del voluntariat

Ja entrant al si del Pla, caldrà especificar quina és la tasca de l’entitat, del voluntariat en concret i quines expectatives cal que aquest tingui.

En aquesta àrea l’organització haurà d’assenyalar quin perfil de voluntaris i voluntàries cerca. Això significa indicar qüestions com quina és l’edat, l’experiència prèvia, les motivacions o les habilitats necessàries per a participar en el projecte. De manera semblant, caldrà explicar quins són els criteris d’intervenció del voluntariat. Això significa indicar si les tasques seran de gestió o d’intervenció directa amb les persones beneficiàries, i de quina manera caldrà que els i les voluntàries transmetin els valors de l’entitat.

Després s’hauran d’especificar els compromisos, tant els del voluntariat com els de l’organització. Això vol dir indicar el nombre d’hores setmanals i el grau de flexibilitat que tindran les persones voluntàries, així com els drets que l’entitat ha de garantir-los, com per exemple l’acompanyament, el seguiment o la formació.

Programes de voluntariat

Aquest és un subapartat de les bases del voluntariat, i és un espai on l’entitat haurà de descriure tots els programes on participaran persones voluntàries amb què compta l’entitat, perquè aquest equip no serà necessari a tots i cadascun dels seus projectes.

Caldrà tenir clar, doncs, en quines activitats les persones externes poden aportar un valor afegit. Hi ha tres tipus de tasques: intervenció amb beneficiaris i beneficiàries, d’organització interna com la captació de fons o la comunicació, o activitats que integren ambdues accions. Només els programes on l’estructura estigui preparada per a l’acollida de voluntariat i el necessiti seran adients.  

Un cop enumerats els programes caldrà indicar quines tasques haurà de desenvolupar el voluntariat en cadascun d’ells. També és recomanable assenyalar la persona responsable del voluntariat de cada programa.

Cicle del voluntariat

Aquest apartat del Pla detallarà tot el camí que el o la voluntària farà dins l’entitat, des que en sol·licita l’entrada fins a la finalització del tracte. Això es coneix com a ‘cicle del voluntariat’, i consta de sis moments.

Primer hi ha la captació. Aquí, el pla haurà d’assenyalar els llocs d’on solen provenir les persones voluntàries i les accions que duen a terme per a captar-les. S’haurà de distingir entre les accions ordinàries com mantenir la informació de la web actualitzada, de les extraordinàries com campanyes puntuals; així com apuntar les persones responsables d’aquestes tasques i la seva periodicitat.

El segon moment a tenir  en compte és el d’acollida i orientació. Usualment, la relació s’inicia amb una entrevista prèvia a l’acceptació de la sol·licitud d’entrar a fer voluntariat. Al Pla caldrà explicar qüestions com si l’entrevista serà individual o col·lectiva, qui serà l’encarregat/da de fer-la i quins continguts tocarà. Seria recomanable fer-la en dues parts: una en què l’entitat ofereixi informació al candidat/a sobre els seus programes i condicions, i una en què sigui el potencial voluntari/ària qui presenti les seves motivacions i altres.

És aconsellable recollir un guió amb les preguntes generals que es faran, així com de quina manera es decideix a quin programa s’incorpora la persona. De la mateixa manera, caldrà explicar com s’argumentarà si el perfil no s’adequa a la tasca.

Un cop se li ha comunicat a la persona que ha estat acceptada per al voluntariat, hi ha un seguit de passos a seguir que també haurà d’exposar el Pla: signatura de l’acord de compromís, gestió de l’assegurança, alta a la base de dades amb el cens de voluntariat i lliurament del manual de voluntari, si s’escau. Per finalitzar aquest moment, s’haurà d’apuntar si hi ha previsió d’una formació inicial.

El següent subapartat detalla el moment de la incorporació del nou voluntariat. Una de les coses que aquest ha d’indicar és si serà necessari un acompanyament els primers dies, el que dependrà de la complexitat de la tasca a desenvolupar. També pot ser aconsellable incloure un període de prova. En tot cas, es tracta de preveure com serà l’entrada de les noves incorporacions i fer aquest moment el més fàcil i eficaç possible.

Però la incorporació de la persona no és el final de l’atenció al nou voluntariat. El Pla ha de contemplar un seguiment d’aquests individus, preveient aspectes per a cuidar de la seva motivació i accions per a detectar els possibles problemes que puguin sorgir, com reunions periòdiques i l’avaluació de l’acció.

En aquest marc també té sentit incloure la formació especialitzada, com una activitat resultada de la detecció de necessitats formatives. S’haurà de contemplar si oferir-la al si de l’entitat o en cursos concrets. Al portal de formació de Xarxanet i al Pla de Formació del Voluntariat de Catalunya es poden trobar alguns recursos al respecte.

Una part que pot ser part del seguiment que ha d’incorporar el Pla és el reconeixement de l’acció voluntària. Es tracta d’una acció que ajuda a mantenir la motivació de les persones, perquè es tracta de transmetre que formen part d’un projecte més gran. Caldrà explicitar quines són les accions de reconeixement que tindran lloc al llarg d’un any.

N’hi ha de formals, com la carta d’agraïment, la certificació de l’acció o les celebracions col·lectives; i n’hi ha d’informals, com una trobada amb la junta i d’altres membres de l’entitat. En tots dos casos és molt recomanable programar-les o assenyalar-ne la periodicitat, per tal d’assegurar que s’arribin a fer.         

L’última fase del cicle de voluntariat és la desvinculació, i això també haurà de ser recollit pel Pla. Bàsicament implica acomiadar les persones voluntàries i caldrà decidir com fer-ho. L’objectiu és mantenir una bona relació amb les persones, aconseguir que s’associïn o conèixer els aspectes que no han funcionat bé. Caldrà identificar les situacions que poden dur a la sortida, com per exemple l’edat, la finalització de la intervenció o el cansament.

Depenent de cada cas, l’acció de comiat serà diferent, però pot ser idoni fer una entrevista que pot servir per obtenir informació o vehicular la continuació de la relació. Al Pla caldrà indicar qui farà l’entrevista i com la durà a terme.

Avaluació

L’últim apartat ha d’explicar com s’avaluarà la gestió del voluntariat anualment, tot establint indicadors per veure si s’ha complert el Pla. Alguns d’aquests indicadors poden ser: percentatge de sol·licituds de voluntariat anuals per via d’entrada, nombre de persones voluntàries anual, índex de rotació del voluntariat o fidelització, nombre d’hores anuals de voluntariat, satisfacció dels i les voluntàries, nombre de reunions de seguiment, nombre d’accions de formació...

La idea és tenir eines per treure conclusions dels resultats obtinguts, d’aquí que sigui important establir el valor esperat de l’indicador per a després comparar-lo amb el valor real obtingut, per veure si s’han assolit els objectius.

Una altra eina d’avaluació és l’informe o memòria anual sobre el voluntariat. El Pla haurà d’establir si se’n farà una, quins apartats tindrà i qui en serà el o la responsable.

Annexos

A part dels apartats generals que ha de tenir tot Pla de Voluntariat, és recomanable incorporar alguns annexos com documents de gestió o de valoració, de manera que es pugui desar tot allò relatiu al voluntariat en un mateix lloc i tenir-ho sempre a mà.

Alguns documents que es poden incloure aquí són el full de sol·licitud de voluntariat, la fitxa de voluntari, el protocol d’acollida, la guia del voluntariat, el Model d’Acord del Voluntariat, la Carta de Drets i Deures dels voluntaris, el Pla de Formació, les enquestes de valoració, el model de la carta d’agraïment, el quadre d’assistència de voluntariat, la memòria...

Comparteix i difon