Com amb tots els actes d’aquest caire, cal fer una organització prèvia molt exhaustiva de les sessions de proximitat i la seva logística. El primer és decidir el dia i el lloc o la virtualitat. En relació amb això també s’ha de decidir quins seran els col·lectius participants, i definir els horaris en funció de la seva disponibilitat.

En aquest estadi també és interessant decidir quina serà la durada de la sessió, que mai hauria de superar les dues hores i dos quarts, així com l’àrea temàtica sobre la qual es debatrà.

La qüestió dels eixos és important perquè quan s’hagi decidit el dia, l’hora i l’àmbit temàtic, l’entitat haurà de programar la sessió a l’agenda del procés participatiu a través d’un formulari, que haurà de ser omplert per cada eix escollit. Per fer aquesta programació l’entitat haurà de marcar “sí” al camp “l’activitat proposada és una sessió de proximitat”, i un cop s’hagi enviat rebrà un codi d’autentificació que s’haurà d’entrar quan, un cop acabada la sessió, s’enviï la proposta en un altre formulari.

Ja durant la sessió de proximitat, el paper de l’entitat és el de facilitar el debat, dinamitzar l’acte, per tal d’assegurar un ordre. Per fer això, ha de tenir una posició neutral, facilitar els materials necessaris, tenir cura del compliment dels temps de la sessió i les intervencions, vetllar perquè totes les veus siguin escoltades, motivar la formulació de propostes, recollir-les i trametre-les al formulari final.

Així, l’associació serà l’encarregada d’estructurar tot l’acte. Aquest, s’iniciarà amb una introducció del funcionament de la sessió i la informació disponible sobre la temàtica, així com una explicació dels reptes i preguntes que s’hauran definit prèviament i que han de servir d’orientació. Això facilitarà la definició de propostes durant el debat, en el qual l’entitat farà la moderació. Cap al final de la sessió, també tindrà el rol de resumir els punts i arguments i, entre totes les participants, es consensuarà com a mínim una proposta que pugui solucionar els reptes exposats.