El primer pas en la preparació d’una roda de premsa és la programació del dia i l’hora i la cerca de l’espai. Aquest hauria d’estar ben comunicat, adaptat, amb unes dimensions adequades per a rebre totes les persones que hi assistiran i preparat per als dispositius tècnics que s’utilitzaran, si s’escau.

Pel que fa al dia, seria recomanable informar-se sobre les activitats, notícies i altres rodes que puguin eclipsar l’esdeveniment propi. En quant a l’hora, el millor és organitzar la roda al llarg del matí i fins al migdia, per tal de donar marge als mitjans per a elaborar les informacions, i inclús, potser, sortir als informatius de l’hora de dinar o posteriors.

En aquest plantejament també s’hauria de preparar una estructura de l’acte, definint els o les ponents, que no haurien de superar les quatre persones per un tema d’atenció de la premsa, i si hi haurà un moderador o moderadora (que és el més adient); així com assenyalant el temps de cada intervenció. És aconsellable que això es reculli en un guió, on també es pot incorporar el contingut dels parlaments.

A partir del guió es poden intentar endevinar algunes preguntes que podrien sorgir durant la roda, amb l’objectiu de preparar les possibles respostes.

També és interessant plantejar-se la preparació d’un petit esmorzar en acabar la roda de premsa, si és oportú.

Un cop ja es tingui clar el lloc, el dia i l’estructura que tindrà la roda, ja es poden començar a preparar els materials complementaris. Aquí s’inclou el dossier informatiu, la nota de premsa, i altres materials que els i les periodistes poden sol·licitar.

El mateix dia de la roda, o un dia abans si cal i és possible, caldrà preparar l’espai. Aquest haurà de comptar amb cadires suficients, així com d’una taula o una àrea diferenciada on es situaran els i les ponents. És recomanable fer visible el nom i el logo de l’entitat, permetent a les persones assistents identificar l’organització amb cartells o inclús una projecció.

També és necessari comprovar que tot l’equip tècnic que s’utilitzarà (l’ordinador, el projector...) funciona, i que hi ha prou micròfons per a tothom, tant per a les persones que intervindran com per als i les periodistes que facin preguntes.