Com organitzar una xerrada o conferència des de la teva entitat

A Catalunya cada setmana les associacions organitzen centenars de xerrades, taules rodones, conferències i debats. S’han fet des de sempre i sembla que les noves tecnologies no han pogut acabar amb aquest format tan entranyable.  De fet, el seguiment de conferències per 'streaming' no ha acabat de tenir èxit i la gent vol continuar sentint a ponents in situ.

En alguns casos, les conferències les organitzen entitats que es dediquen a la divulgació i que tenen en la seva missió precisament la transmissió del coneixement. En altres casos, poden ser xerrades o conferències més de tipus denúncia o de reflexió d’actualitat sobre un tema propi de l’entitat.

Les xerrades i conferències són una excel·lent manera d’obrir debats, de conèixer noves perspectives i d’estar al dia de les darreres reflexions o novetats. Per a les entitats, també és una bona manera d’obrir l’entitat a persones de l’entorn, encara que no en siguin membres, i de fer arribar les seves preocupacions a més gent.

La xerrada tipus és una conferència feta per un ponent, que pot durar uns 45 minuts aproximadament, i una hora i mitja en total si hi afegim el posterior debat amb el públic.  

Si hi ha més d'un ponent a la vegada, parlarem de taula rodona, debat o bé de conversa. S'hi veuen més cares, més punts de vista i pot ser més àgil, però a l’hora l'organització és més complexa perquè cal garantir un bon nivell de conversa entre més persones. Cal vigilar, però, en no fer taules rodones amb massa participants que es poden fer feixugues. En principi, amb tres ponents ja n'hi ha prou per tenir visions diferents i perment que puguin parlar amb certa tranquilitat. 

En els darrers anys hi ha hagut una tendència a "treure la taula" que habitualment es posava davant dels ponents. Aquests, amb cadires, tamborets o fins i tot sillons, i col·locats en semicercle fan una conversa més propera a les persones assistents, trencant la barrera que simbolitza la taula. També s'ha tendit a buscar fórmules de conversa més interactiva entre moderador/a i ponents, per no segmentar tant les diverses intervencions. 

Una altra tendència que ha anat a més els darrers anys és la de garantir la paritat en les taules rodones i fer l’esforç de tenir una proposta de ponents equilibrada entre homes i dones.

Si no en tenim prou amb una conferència o una taula rodona, aleshores el que s'estila és una jornada, que dura tot un dia o bé un matí o tarda sencera, i està formada per una successió de xerrades i taules rodones. Si està pensada per professionals es convoquen normalment en dia laborable. En canvi, les entitats quan organitzen jornades acostumen a fer-ho en divendres tarda i dissabte.

Un dels maldecaps de preparar una conferència és haver de decidir el dia i l’hora. De fet, si al final no vingués gaire gent sempre, sempre algú dirà que és que aquell dia i en aquella hora resulta que no se què passava...

A vegades no es pot triar gaire, perquè es fa el dia que el ponent pot, mirar que no coincideix amb cap acte semblant que pugui restar públic o amb alguna activitat social extraordinària que pugui restar assistència d’una part del públic potencial.

Les entitats acostumen a programar les xerrades o conferències en dies laborables en la franja que hi ha entre l'hora de sortir de la feina i abans d’anar a sopar, per començar entre les 18.00 i les 19.30 hores.

El lloc pot ser una sala tipus aula o bé una sala d'actes de les que tenen tarima en cas de previsió de més assistència. L'important és que tothom tingui bona visibilitat i que hi hagi bona sonoritat. 

És bo adaptar l'espai i el nombre de cadires al nombre de gent que en principi serem, però sobretot als que al final som. Així, si som una quinzena pot ser millor improvisar en el darrer moment una rotllana en comptes de la clàssica estructura de ponent que està col·locat de cara a les persones assistents.  

També és important tenir preparat el micròfon de taula i de públic en cas que es prevegui que vinguin més de 30 o 40 persones. Finalment, haurem hagut de preguntar prèviament als i les ponents si necessiten fer una presentació gràfica per projectar un PPT o navegar per internet i, en cas que sí, preparar-ho i comprovar abans que tot funcioni. Si finalment fem servir el projector, també ens pot anar molt bé per projectar, amb una senzilla diapositiva, el cartell de la xerrada durant tot l'acte.

A l’hora de buscar ponent o ponents, el més recomanable és buscar algú expert en el tema, que pugui aportar visions originals o amb més perspectiva de les que tenim habitualment, però sobretot algú que sàpiga comunicar i que tingui facilitat per expressar-se i connectar amb el públic assistent. A vegades no cal portar cap "primera espasa", coneguda als mitjans de comunicació, hi ha centenars de persones capacitades per fer bones xerrades. 

Un dels maldecaps habituals per organitzar una conferència des de les associacions és saber si s’han de pagar a la persona conferenciant. Les entitats que es dediquen a la divulgació i fan xerrades de tipus més formatiu acostumen a pagar. En canvi, en d’altres que són mes de reivindicació d’una causa, sovint no ho fan. 

En tot cas, cal parlar-ho sempre abans per evitar malentesos. Quan es proposa a un/a ponent fer una xerrada s’ha d’explicar si l’activitat és o no remunerada. Hi ha ponents que sempre cobren, perquè es dediquen professionalment això, i n’hi ha molts que si l’activitat l’organitza una entitat no lucrativa ho poden fer sense cobrar, tot i que sempre agrairan que se'ls pagui el quilometratge si venen de lluny o rebre algun detall de l’organització. En relació al que pot costar, us podeu basar en els barems retributius de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya.

També cal tenir en compte, la dificultat que pot tenir el/la ponent per portar la conferència per escrit. Li és més fàcil preparar una xerrada que escriure-la i molt sovint, porten un esquema sense redactar i el desenvolupen. Si es demana que l’escriguin s’ha de dir abans, i segurament demanarà cobrar-ho.

En una conferència el paper de la persona presentadora i/o moderadora és important. A vegades és una persona de la pròpia organització, però altres vegades es busca alguna persona que pugui aportar valor afegit i, com a tal, també se l’anuncia en la comunicació de l’acte. En aquest cas s’espera que tinguin un perfil més actiu en l’acte i no es limiti a donar la paraula. En qualsevol cas, una de les tasques importants del moderador és la de parlar abans amb ponents, per veure com s’enfocarà l’acte i, sobretot, que quedi clar l’encàrrec i el tema del que se li demana parlar.

Es poden fer presentacions més curtes o més llargues però sempre vigilant a no prendre protagonisme a la ponència principal. També va bé que el/la presentador/a es presenti a ell mateix, ni que sigui de nom, perquè no s’ha de donar per entès que tot el públic assistenta sigui habitual de l’associació.

Va bé una presentació que ressalti aquelles coses més interessants de la ponència, en què quedi clara la importància d'allò què es parlarà i sobretot el motiu pel qual des de l’associació es vol tractar aquell tema. En canvi, no és gens recomanable fer una presentació llegint el currículum de la persona trobat a internet.

En algunes conferències, el/la moderador/a pot abandonar temporalment la taula per donar més protagonisme a la conferència just després de presentar-lo i pot tornar a pujar per moderar el torn de paraules. Això és força útil si el/la conferenciant vol fer la xerrada dempeus, ja que la imatge de la persona que ha presentat asseguda al darrere pot quedar una mica estranya.

Una altra bona pràctica és que el/la moderador/a just abans d'acabar i després del debat, faci els agraïments i clogui formalment l'acte però deixi lel minut final a la persona que ha realitzat la xerrada perquè resumeixi allò que ha dit i així cloure la xerrada emportant-se el darrer aplaudiment.

A part de la figura de la persona moderadora/presentadora, en algunes jornades s'ha anat introduint també la figura de relator/a, que després d'escoltar totes les intervencions intenta fer un resum de les principals aportacions dela ponència tot relacionant-les amb l'objectiu inicial de la convocatòria. 

En aquest format més clàssic al quals ens referim, un dels moments habituals és quan en acabar la part més formal de l'exposició per part de ponents, el/la presentador/a dona la paraula a les persones assistents per obrir el debat.

És recomanable no limitar el torn a fer preguntes sinó que també hi hagi espai per donar opinions o fer propostes sobre el tema que s'ha tractat. Amb tot, l'experiència ens diu que tant pot passar que hi hagi una allau d’intervencions com, en canvi, no n’hi hagi cap. En el primer cas, una bona proposta és limitar la durada de les intervencions a un minut o a una idea (evitar allò de "jo vull fer tres prèvies, quatre preguntes i dues propostes"), o agrupar-les en blocs, perquè els i les ponents puguin anar responent. Per al segon cas, sempre va bé tenir alguna pregunta preparada des del públic o la mateixa persona moderadora per “trencar el gel”.

Una vegada acabada la xerrada és un bon costum no fer marxar precipitadament a la gent de la sala, ja que aquests tipus d'actes també són un acte social de trobada entre associats i associades. 

Finalment, tot i que no s'acostumen a fer avaluacions de cada conferència in situ, si que és recomanable que es pregunti de tant en tant quin tipus de temàtiques interessa més al públic o, fins i tot, quin format i horari són els preferits. 

Tot i que les entitats organitzen xerrades i taules rodones perquè la seva base social els ho demana, sempre s'esforcen en fer una bona comunicació per assegurar que el màxim de públic potencial se n'acabi assabentant. L’oferta d'activitats és molt ampla i per això es recomana convocar els actes amb 2 o 3 setmanes d'antelació per poder reservar agendes. L' experiència de cada entitat és allò que millor ajuda a llarg termini a saber quins són els canals que cal activar per fer una bona comunicació. Hem passat en pocs anys de penjar cartells i de les convocatòries postals amb targetes díptics i tríptics a les xarxes socials, a l’hora de convocar aquest tipus d'actes. Si en voleu saber més, podeu consultar aquest recull especial sobre comunicació associativa. 

En tot cas, una bona comunicació no és condició 'sine quan non' per a quà vingui gent. Cal que es facin actes que interessin a associats i associades, i a l'entorn. Així, si un tema és interessant i, sobretot, és d'actualitat per algun motiu, ajuda a captar l'interès. També ajuda molt el fet que els encarregats de realitzar la conferència siguin coneguts.

Una manera habitual de retransmetre col·laborativament les conferències és via Twitter, ja que les persnes assistents acostumen a sintetitzar en les seves piulades les aportacions i frases més destacades de la xerrada. En aquest cas, cal anunciar el #hashtag perquè la gent faci servir el mateix. Posteriorment es poden recollir en un Unfold o en els mateixos 'moments de Twitter, les piulades més destacades creant així un bon resum d'allò que s'ha dit a l'acte.