Com els cineclubs són entitats sense ànim de lucre, i, específicament, associacions, el procés de constitució formal haurà de ser el mateix que el que segueixen totes les entitats d’aquest caràcter. El recurs ‘Com constituir una associació?’, de Xarxanet, detalla tots els passos que cal seguir per a constituir una associació. Aquest és el format que solen agafar els cineclubs per a garantir que tenen una entrada de diners constant que asseguri la sostenibilitat econòmica gràcies a la figura de les persones sòcies.

Es pot iniciar el procés mitjançant el formulari d’inscripció del Departament de Justícia, Drets i Memòria de la Generalitat.

Una de les qüestions que demanarà tota aquesta gestió burocràtica és la definició d’un espai que serà la seu del cineclub. El més adient és començar descobrint si la ciutat o la regió on es vol muntar el cineclub compta amb algun cinema o sala de projeccions pública que o bé ja no s’utilitza o es pot cedir durant unes hores, i fer una demanda a l’administració local per a utilitzar-lo. Si no hi ha aquesta possibilitat, qualsevol espai amb una sala prou gran i la possibilitat d’instal·lar un bon projector servirà.

A partir d’aquí, posar en marxa un cineclub suposa fer una gestió específica que contempli el calendari, les persones associades i membres, els formats dels diferents actes... A continuació s’ofereixen consells per fer tota aquesta gestió inicial i en el decurs del dia a dia de l’entitat.

Amb les comissions creades, l’equip del cineclub haurà de prendre una sèrie de decisions que estructuraran el funcionament de l’entitat.

El primer serà definir la periodicitat de les projeccions, atenent sempre al calendari festiu de la localitat. També tocarà establir la llargada de les temporades, que sol ser d’un any, però també podria ser trimestral, bimestral... Tenint això al cap, també caldrà determinar cada quan es faran les reunions per a definir les projeccions i preparar les activitats, així com qui pot opinar (públic en general, persones associades, equip organitzatiu...).

Abans de cada sessió, ja escollida la pel·lícula, caldrà fer algunes accions. És important fer una difusió de l’activitat, indicant els horaris i el títol de la pel·lícula, així com detallant si hi haurà alguna altra activitat paral·lela, com un debat. També s’hauran de preparar els materials a repartir, com la fitxa tècnica, i fer una prova tècnica per assegurar que la pel·lícula i el projector funcionen. A més, és important preparar una petita presentació per a l’inici.

A més, si hi ha debat, és aconsellable preparar els temes de la conversa, i decidir si hi pot participar el públic i quan.

Un cop finalitzada la sessió, caldrà fer un tancament adequat, que resumeixi els principals punts tractats al debat, i convidar les persones assistents a participar a la següent sessió, anunciant el títol de la pel·lícula.