Com professionalitzar la gestió de persones a les entitats
Comparteix
Estandarditzar la selecció i la incorporació de nous perfils no només facilitarà el procés, sinó que permetrà també millorar la retenció de talent.
Segons l’estudi ‘Les relacions laborals i la gestió dels recursos humans en el Tercer Sector’, de la Plataforma del Tercer Sector, més de la meitat d’entitats sense ànim de lucre no tenen una àrea de recursos humans. Això dificulta molt l’adquisició, gestió i retenció de persones, i, en conseqüència, la tasca de les entitats.
Tanmateix, es poden establir processos estandarditzats que facilitin la contractació i la gestió dels seus equips humans, de manera que es supleixi aquesta mancança i s’impulsi la professionalització entre la seva estructura. En aquest recurs es recullen les claus per a fer aquest impuls.
Aquest recurs ha estat redactat a partir de l’article ‘Profesionalizar la gestión de personas en tu ONG: estandarización de procesos sin aumentar costes’, de la Comunidad de Aprendizaje para la Sostenibilidad del Sector Social (COMPASS).
Objectius de la professionalització estandarditzada
Tot i que moltes entitats petites i mitjanes funcionen íntegrament amb equips de voluntariat per a la realització de les seves tasques diàries, és molt possible que comptin amb alguns equips professionals, per petits que siguin, per a gestionar les qüestions més estructurals, o que tinguin en ment professionalitzar algunes persones, per tal de d’agilitzar i millorar la seva feina.
Estandarditzar aquesta professionalització respon a diversos reptes relacionats amb la gestió diària de les entitats. Per començar, implica coordinació, una assignació clara de responsabilitats que marcarà la diferència en la interrelació entre les persones membres de l’equip. En segon lloc, suposa l’establiment de protocols de selecció i incorporació de noves persones, reduint en gran mesura les inconsistències i moments de tensió. En tercer lloc, estandarditzar la comunicació també serà clau, mantenint als equips informats per a evitar malentesos. Per últim, una professionalització amb processos digitalitzats és primordial en una entitat amb manca de recursos, ja que permet estalviar temps i minimitzar errors administratius.
Amb tot, estandarditzar els processos d’incorporació vol dir establir protocols horitzontals i homogenis, per a la cerca i selecció de talent i la incorporació de personal nou. Cal fer protocols en cinc àmbits: definició del perfil, cerca de persones, gestió de candidatures, estandardització d’entrevistes i procés d’incorporació.
Definició de perfils
Es evident que cada lloc de feina demanarà unes competències i experteses concretes, però és interessant que per a totes les demandes s’ofereixi la mateixa informació. Això no només facilitarà que les persones candidates entenguin millor què es busca, sinó que també obligarà a l’entitat a tenir clar què vol abans d’iniciar el procés.
Caldrà redactar les ofertes amb una mateixa estructura:
Descripció de l’entitat: primer, cal presentar l’organització perquè les persones vegin on treballaran.
Competències i habilitats que ha de tenir el perfil cercat. Es distingeixen:
Habilitats tècniques, és a dir, especialitzacions del lloc de feina (metodologies d’intervenció, capacitat de gestió de bases de dades, gestió administrativa, comunicació...)
Competències digitals, això és, eines o aplicacions necessàries per al lloc (ofimàtica, eines de disseny, softwares de gestió...)
Competències transversals, aplicables a diversos contextos i en relació amb el tarannà de la persona (gestió de l’estrès, habilitats interpersonals, treball en tensió, capacitat d’organització, iniciativa...)
Formació i experiència: quins requisits hi ha, si cal titulació específica, coneixement d’idiomes, experiència en llocs similars...
Condicions: la retribució, la jornada, l’horari, la ubicació, la possibilitat de teletreball, flexibilitat, ambient laboral...
Cerca de perfils
Per a captar nous perfils, cal coordinar on es farà la cerca, i estandarditzar quines eines es faran servir o quins processos se seguiran, per tal de no acabar amb una resposta massa multitudinària. Depenent de la idiosincràsia de l’entitat (abast, situació geogràfica, grandària...) els llocs on iniciar la cerca poden variar. Cal establir l’ús de:
Plataformes generalistes o convencionals: són la font més utilitzada. Atrauen persones massivament, però l’especialització no està garantida. Hi ha LinkedIn, InfoJobs, Indeed...
Xarxes personals: es pot optar pel contacte directe amb perfils que ja estan en relació amb persones que formen part de l’entitat. La resposta serà més escassa, però el compromís sol ser més gran.
Portals específics: portals del tercer sector, com Xarxanet.org o la Taula del Tercer Sector Social, o especialitzats en l’àmbit de treball de l’entitat.
Gestió de candidatures
És important que durant el procés de selecció es registrin totes les persones que han fet sol·licitud d’inscripció. Això és primordial per a tenir presents totes les opcions, però també per a registrar quines candidatures s’han desestimat per a eliminar les seves dades. Per a fer això es poden fer servir eines gratuïtes com Recruit CRM o Freshteam, o aplicacions més bàsiques que es poden adaptar a aquest objectiu com Excel.
Cal que s’estableixi un protocol amb totes les persones involucrades en la selecció, com quin ordre se seguirà en la valoració. De la mateixa manera, és aconsellable informar a totes les persones candidates de l’estat del seu procés, com a mínim mitjançant un correu estàndard quan hagin estat desestimades.
Estandardització d’entrevistes
De cada lloc de feina i de cada persona hi haurà focus i interessos diferents. Tanmateix, és important establir algunes preguntes que es realitzaran en tots els casos, que tinguin a veure amb l’entitat, la seva cultura organitzativa... També s’incorproaran aquí preguntes en relació a la seva manera de treballar, per establir si podria ser un bon encaix.
Després, per a cada lloc, s’hauran de preparar preguntes en relació amb les tasques a realitzar, que permetin a la persona profunditzar en les qüestions especificades en el seu currículum.
Procés d’incorporació
Un cop finalitzat el procés de selecció i escollida la persona que ocuparà el lloc, cal facilitar la seva integració a l’equip mitjançant un procés estandarditzat que garanteixi la seva benvinguda i estableixi un acompanyament inicial. Això pot marcar la diferència per a la retenció d’aquest nou talent. Les fases de l’entrada han de quedar documentades, i han d’incloure:
Assignació de responsables: determinar quines seran les persones responsables d’acompanyar a la nova incorporació durant els primers dies.
Tasques de benvinguda: hi ha qüestions elementals de la nova feina que s’hauran d’abordar en la benvinguda, com l’establiment d’accessos a les aplicacions, informació sobre polítiques internes, presentació de la missió i els valors de l’entitat... Aquí és interessant comptar amb un llistat compartit que anar seguint, que es pot crear amb Trello o una fulla de càlcul compartida.
Seguiment: durant les primeres dues o tres setmanes s’haurien d’agendar algunes reunions per a resoldre dubtes i recollir impressions de totes les parts implicades. A l’entitat li servirà per a avaluar el seu procés d’incorporació, i a la persona li permetrà expressar inquietuds.
