La metodologia ‘SMART’ per formular objectius

Per evitar perdre’s a l’hora de fer-ne el seguiment, les organitzacions han de fer que segueixin unes característiques concretes perquè siguin eficaços.

En la fase de diagnòstic es defineix l’abast del projecte, la qual cosa comporta la necessitat de realitzar una bona anàlisi del context específic del projecte que es vol posar en marxa. La tècnica més coneguda i utilitzada per a la realització d’aquesta anàlisi és el DAFO que permet definir objectius i plantejar les accions a partir de les oportunitats detectades, i definir les estratègies per a les amenaces identificades, sempre tenint en compte els punts forts i de millora de l’entitat.

S’ha de parar especial atenció a la definició dels objectius dels projectes, donat que marcaran la base per a l’assoliment dels resultats i orientaran els objectius específics i les accions que es defineixin. En la realitat, massa equips i organitzacions es perden a l’hora de fer-ne el seguiment, perquè no és senzill i se n’acaben oblidant. Per evitar-ho i fer que els objectius siguin eficaços, cal que estiguin ben formulats i compleixin certes característiques.

Un dels mètodes idonis per a la formulació dels objectius és la metodologia ‘SMART’, una de les més efectives i senzilles d'aplicar. La sigla es va crear a partir dels adjectius ‘specific’ (específic), ‘measurable’ (mesurable), ‘achievable’ (realitzable), ‘relevant’ (rellevant) i ‘time-bound’ (delimitat en el temps), que juga amb el significat de la paraula anglesa ‘smart’, que vol dir intel·ligent. Així doncs, perquè un objectiu sigui eficaç ha de complir els requisits que es mostren a continuació:

Índex

Específic

L'objectiu dissenyat ha d’estar redactat amb tanta claredat, concreció i precisió com sigui possible. Quan es defineix un objectiu, és necessari que expressi què és exactament allò que es vol aconseguir. No és el mateix un objectiu genèric com "augmentar la presència en els mitjans de comunicació" que un d'específic com "publicar un article d’opinió mensual al diari local per part d’una persona de la nostra entitat per tal d’incrementar el nostre impacte en l’opinió publica del nostre municipi”.

Així doncs, per definir correctament els objectius específics cal fer-se algunes preguntes:

Què es vol aconseguir?
Com es vol aconseguir?
Què es necessita per aconseguir-ho?

Mesurable

Són diversos els autors i les autores que han escrit la necessitat de mesurar totes les variables que formen un projecte. De fet, resulta impossible millorar-lo si prèviament no s’han creat mesures per establir un indicador d'èxit en els nostres objectius, que permetrà saber si s’està a prop del resultat final. L'objectiu ha de ser mesurable, per la qual cosa ha de ser una meta quantificable. Els objectius són mesurables quan es poden establir variables o indicadors que en determinin l’èxit, el fracàs o, fins i tot, l'evolució al llarg del temps.

Precisament, un problema molt habitual és fonamentar els objectius a partir de verbs no mesurables, com "millorar la relació entre l’equip tècnic" o "potenciar les habilitats de les persones que duen a terme voluntariat a l’entitat". En aquest cas, la pregunta que s’ha de fer és la següent:

Quant ens costarà aconseguir-ho?

Assequible

No té cap sentit establir objectius que no siguin ambiciosos però tampoc en té cap que no sigui possible i assequible per a les possibilitats de l’organització. Cal cercar l’equilibri entre els recursos de què disposa l’organització per assolir-lo i les possibilitats i motivacions de l’equip de persones que es disposa a tirar endavant el repte. Aquest aspecte significa que a l'hora de plasmar-los s’haurà de tenir en compte l'esforç, el temps i altres costos derivats per determinar si són viables. Així i tot, no significa, en cap cas, que els objectius hagin de ser fàcils d'aconseguir.

Un objectiu assequible en general respon a la pregunta:

Com ho farem?

Rellevant

En la línia de ser assequible i viable, un objectiu ha d’anar acompanyat de l’adjectiu rellevant. Els objectius han de donar resposta a un neguit que té l’entitat i despertar una motivació entre els membres de l’organització i de l'equip. Si s’estableixen uns objectius poc rellevants, l’entitat es pot trobar davant d’una direcció incorrecta i no assolir-lo, no per la impossibilitat del recursos disponibles, sinó per la poca motivació de les persones que han de fer-ho possible. A l’hora de calcular la rellevància, es poden formular les següents qüestions:

És aquest un bon moment?
És adequat als esforços i les necessitats de l’organització?
És aplicable al nostre entorn actual?

Limitat en el temps

És imprescindible comptar amb una temporització que permeti saber si l’assoliment de l’objectiu va en la direcció adequada. Per això, cal tenir establerta una línia temporal, en què cada objectiu es defineixi en el temps, de manera que ajudarà a marcar les diferents etapes que permetran a l’entitat arribar a la meta proposada. Amb data límit de compliment i, si és necessari, establint terminis parcials. Així doncs, un objectiu limitat per terminis de temps sol respondre a les preguntes: