Aquest és un projecte subvencionat. Com a tal, les persones participants tindran cobertes diverses despeses: un import fix entre els 20€ i els 830€, segons els quilòmetres recorreguts del punt d’origen al de destinació; una altra quantitat fixa per l’allotjament, la manutenció i el transport local que varia segons el país; diners per a despeses personals per a cada participant, també variable segons la destinació; un curs lingüístic per a països amb projectes de més de dos mesos, presencial o en línia; totes les despeses en relació amb la diversitat funcional de la persona participant, si s’escau; i totes aquelles despeses excepcionals derivades de les vacunacions, visats, permisos de residència...

Un cop s’han escollit els projectes desitjats, les persones que hi vulguin participar s’hauran de posar en contacte amb les anomenades entitats d’enviament. Aquestes ajudaran al nou voluntariat a escollir quin projecte s’ajusta més als seus interessos, així com a fer tots els tràmits de la sol·licitud, i, en alguns casos, també oferiran formació preparatòria.

Les entitats d’enviament donaran suport al voluntariat abans, durant i després de la seva estada. Les persones participants, però, també tindran l’ajuda de les anomenades entitats d’acollida, les que han posat en marxa el projecte, que rebran el voluntariat, el formaran, tutoritzaran, acompanyaran i integraran lingüísticament i culturalment dins l’entorn on es duu a terme el projecte. També pot ser que els projectes comptin amb una tercera entitat, la de coordinació, que s’encarrega de gestionar els processos administratius, financers i pràctics.

Les organitzacions d’enviament i acollida són entitats sense afany de lucre o no governamentals, organismes públics, entitats del camp de la joventut, organitzacions governamentals internacionals i, en algun cas, organitzacions amb afany de lucre. La llista d’aquestes entitats i els seus projectes es pot trobar aquí.

Poc després d’haver enviat el CV i les cartes de presentació, el voluntariat potencial començarà a rebre respostes de les diverses entitats d’acollida. Un cop escollit els projectes dels quals s’ha rebut una resposta positiva, arriba el moment de fer la sol·licitud. Aleshores, s’haurà d’avisar a l’entitat d’enviament perquè aquesta es posi en contacte amb l’organització d’acollida per presentar la sol·licitud.

Això s’ha de fer en uns terminis: si l’inici de l’activitat és entre l’1 de gener i el 31 de maig, la sol·licitud haurà d’haver estat presentada abans del dia 4 d’octubre. Si, en canvi, les actuacions comencen entre l’1 de maig i el 30 de setembre, el contacte s’haurà d’establir abans del 2 de febrer. Per últim, si l’inici del projecte és entre l’1 d’agost i el 31 de desembre, les sol·licituds s’hauran de presentar abans del 26 d’abril.

Un cop feta la sol·licitud, la resposta tarda en arribar unes sis setmanes. Si aquesta és positiva, el nou voluntariat ja podrà començar amb les preparacions per marxar. En aquest moment, la persona voluntària i les entitats d’enviament, coordinació i acollida hauran de firmar l’anomenat ‘acord d’activitats’ (activity agreement). Es tracta d’un document que formalitza les responsabilitats, drets, tasques i horaris de la persona, així com els objectius d’aprenentatge.