10 canals de comunicació interna útils per a les entitats

Saber quins són els canals de comunicació interna que l’entitat ha de fer servir és un pas necessari un cop fixats els objectius i les persones destinatàries de les informacions que es volen transmetre. En el pla de comunicació interna de l’organització han d’aparèixer aquestes eines que poden ser recollides en un procés creatiu i col·lectiu, com per exemple, a través d’una pluja d’idees. Quins són els canals de comunicació interna que pot fer servir la meva associació? Com puc informar millor al meu públic objectiu i fomentar la participació?

D’eines n’hi ha de molt tipus. El ventall s’obre des de canals offline més tradicionals fins a canals online que han irromput gràcies a l’arribada de les xarxes socials i de la tecnologia. Aquests canals s’han d’adaptar en tot moment als missatges que l’entitat comparteix i vol fer arribar. Tot això, sumat a les darreres tendències de la comunicació interna, com les activitats participatives, la ludificació o la importància del contingut visual, fa que a continuació es recomanin 10 canals de comunicació interna útils per a les entitats de voluntariat.

Les enquestes

Una de les eines de comunicació interna més útils a l’hora d’aportar informació per una investigació o després d’un esdeveniment són les enquestes. El Balanç Social de la XES, per exemple, envia un qüestionari online a les organitzacions per avaluar si són socialment responsables. Sempre de manera anònima, una enquesta pot servir per conèixer el grau de satisfacció del voluntariat, de l’equip humà, o l’èxit d’un curs o esdeveniment que permeti obtenir indicadors.

Els manuals

Així com les enquestes, els manuals poden ser una eina tant online com offline. Els manuals interns permeten conèixer i proporcionar informació sobre la cultura de l’entitat perquè el públic intern adquireixi els coneixements suficients sobre determinats aspectes. Un exemple seria el Manual de Gestió del Voluntariat, una guia d’acompanyament per a les persones voluntàries.

La Intranet

És un canal de comunicació que pot integrar els diferents documents interns d’una entitat, com per exemple els manuals, la normativa interna, diferents directoris o els butlletins. A través de la Intranet a més es pot millorar la participació mitjançant fòrums i xats interns. Algunes eines que fan servir diferents entitats són el CRM Sinèrgia, canal de gestió interna de les entitats del Tercer Sector o la plataforma Moodle, un espai educatiu per compartir coneixement entre les diferents persones membres que en formin part.

Les xarxes socials

Quan s’incorporen les xarxes socials a l’estratègia de la comunicació interna d’una entitat, existeixen diferents possibilitats. D’una banda, es poden fer servir xarxes existents com Linkedin o Whatsapp com a canal de comunicació entre diferents persones membres, que poden ser voluntariat o l’equip tècnic d’una entitat. D’altra banda, es poden implantar xarxes pròpies d’ús exclusiu per als treballadors i treballadores. Alguns exemples serien Yammer o Confluence.

La bústia de suggeriments

És un element que tant pot ser físic o digital. A través de la bústia l’equip humà pot deixar per escrit les seves suggeriments de millora per a l’organització. Pot ser útil elaborar un balanç anual de les aportacions de la bústia i fixar un procediment de recepció i anàlisi de les idees rebudes.

Butlletins de notícies

Les organitzacions poden enviar butlletins de notícies digitals de manera setmanal, quinzenal o mensual, depenent del volum d’informació que generin. Aquests butlletins poden estar adreçats a públics interns per mantenir-los informats sobre les darreres informacions.

Els blogs i les wikis

Els canals de participació com els blogs o les wikis són vàlids per compartir coneixement de manera molt eficaç i per intercanviar informació i coneixement. L’associació Alba, per exemple, té diferents blogs dels centres ocupacionals, escoles llars on col·laboren i on es fa difusió dels projectes perquè els públics més propers a cada projecte puguin participar i conèixer quina tasca realitza l’entitat.

Activitats socials i esdeveniments interns

Una celebració és un canal de comunicació interna que ajuda a cohesionar un equip i fer que les persones que l’integren se sentin properes al projecte. Per exemple, quan una entitat fa anys pot preparar una festa de celebració amb els seus públics interns. Tanmateix, seminaris de formació per conèixer nous procediments de la casa també són tècniques útils per a les entitats.

Reunions informatives

Aquest instrument de comunicació és de gran eficàcia i facilita la mobilització. Es poden fer reunions de caràcter general, o reunions més reduïdes pensades per a públics interns específics. Per exemple, la Federació Catalana de Voluntariat Social realitza sessions informatives de voluntariat per a les persones interessades a fer una tasca voluntària.

El vídeocomunicat

Una de les tendències més clares en l’àmbit de la comunicació és l’ús creixent del vídeo i dels continguts visuals. Un vídeo és una variant d’una carta que pot enviar la direcció a l’equip tècnic però amb un major impacte i més eficaç. La imatge i el fet de fer servir un suport audiovisual permet transmetre millor els sentiments com felicitat, preocupació o motivació.