Partint de la idea que els nous temps necessiten noves eines, el webinar ‘Facilitar reunions en entorns virtuals o mixtes’ planteja que una reunió s’haurà de preparar bé tant si és presencial, com virtual o mixta. Optimitzar el temps i treure’n el màxim profit són objectius es faci com es faci.

De fet, Sergio Salgado, cofundador de Pantheon Work i formador de la sessió de dimarts en el cicle de webinars de Xarxanet, va insistir d’entrada en una qüestió: “La reunió ha de ser un recurs extraordinari en qualsevol organització. És un recurs molt bo si es fa servir adequadament, però una reunió no és la solució a tot Si fan falta poques reunions significa que l’organització va bé”.

En aquest sentit, Salgado va recordar que en els temps de confinament per la Covid-19 va sorgir l’expressió “fatiga de Zoom” en referència al cansament de moltes persones que van veure com les circumstàncies els van dur a haver de fer moltes reunions virtuals en la vida professional i també trobades virtuals per mantenir una mica de vida social.

Tenint clar doncs que les reunions han de ser per qüestions molt concretes -per allò que no es pot resoldre amb un mail o amb una conversa, va indicar Salgado-, va plantejar la necessitat de preparar-les en quatre temps: abans de la reunió, presentació i benvinguda, durant la trobada i un cop ja s’ha fet.

Per al formador tots quatre estadis són importants i si es preparen faran que tothom en tregui un bon profit. En el pas previ, cal pensar el tema (motiu de convocatòria), els objectius (ben definits i clars) i la planificació (regles del joc transparents).

Es pot optar per compartir els materials d’ús perquè les persones que hi participin s’ho puguin preparar i recomana provar que la plataforma que s’usarà funciona i tenir un pla B per si falla; buscar algú que s’ocupi de controlar el xat, perquè qui dirigeix la reunió no n’hagi d’estar pendent, i demanar confirmació a les persones que hi han de participar.

Salgado va apuntar que la benvinguda és un moments molt important per trencar el gel i va proposar dinàmiques d’autodiagnòstic com ara que cada participant defineixi com està amb una paraula o que exposi breument les seves expectatives cap a la reunió.

Un cop superada la benvinguda, caldrà establir les regles: informar si s’enregistra i si es pot interrompre amb preguntes, per exemple. Per mantenir l’atenció, pot ser útil que qui parla faci una tall cada quinze minuts per provocar intervencions i cada seixanta minuts, si la reunió és molt llarga, fer una pausa de descans.

Pel que fa a animar a la participació, un dels mètodes és dividir les persones en grups petits per treballar puntualment i després tornar al grup gran i compartir-ho. En aquest cas, Salgado va insistir que les instruccions han de ser molt precises perquè tothom sàpiga què ha de fer.

L’últim estadi és la postreunió. Cal enviar un correu d’agraïment a qui hi ha participat, incloure-hi el material utilitzat o citat, enllaços a altres informacions rellevants, recordatori de pròximes sessions i demanar avaluació de la sessió celebrada.