Com fer-ho per facilitar reunions en entorns virtuals o mixtes
Comparteix
Sergio Salgado, cofundador de Pantheon Work, va impartir un seminari online on es va preguntar com s’han de redefinir les reunions, si es què encara són necessàries.
El webinar impartit per Sergio Salgado, cofundador de Pantheon Work, ofereix claus per treure suc a les reunions virtuals: fer-ne només quan és molt necessari, plantejar-les amb un objectiu molt concret i amb una planificació transparent.
Partint de la idea que els nous temps necessiten noves eines, el webinar ‘Facilitar reunions en entorns virtuals o mixtes’ planteja que una reunió s’haurà de preparar bé tant si és presencial, com virtual o mixta. Optimitzar el temps i treure’n el màxim profit són objectius es faci com es faci.
De fet, Sergio Salgado, cofundador de Pantheon Work i formador de la sessió de dimarts en el cicle de webinars de Xarxanet, va insistir d’entrada en una qüestió: “La reunió ha de ser un recurs extraordinari en qualsevol organització. És un recurs molt bo si es fa servir adequadament, però una reunió no és la solució a tot Si fan falta poques reunions significa que l’organització va bé”.
En aquest sentit, Salgado va recordar que en els temps de confinament per la Covid-19 va sorgir l’expressió “fatiga de Zoom” en referència al cansament de moltes persones que van veure com les circumstàncies els van dur a haver de fer moltes reunions virtuals en la vida professional i també trobades virtuals per mantenir una mica de vida social.
Tenint clar doncs que les reunions han de ser per qüestions molt concretes -per allò que no es pot resoldre amb un mail o amb una conversa, va indicar Salgado-, va plantejar la necessitat de preparar-les en quatre temps: abans de la reunió, presentació i benvinguda, durant la trobada i un cop ja s’ha fet.
Per al formador tots quatre estadis són importants i si es preparen faran que tothom en tregui un bon profit. En el pas previ, cal pensar el tema (motiu de convocatòria), els objectius (ben definits i clars) i la planificació (regles del joc transparents).
Es pot optar per compartir els materials d’ús perquè les persones que hi participin s’ho puguin preparar i recomana provar que la plataforma que s’usarà funciona i tenir un pla B per si falla; buscar algú que s’ocupi de controlar el xat, perquè qui dirigeix la reunió no n’hagi d’estar pendent, i demanar confirmació a les persones que hi han de participar.
Salgado va apuntar que la benvinguda és un moments molt important per trencar el gel i va proposar dinàmiques d’autodiagnòstic com ara que cada participant defineixi com està amb una paraula o que exposi breument les seves expectatives cap a la reunió.
Un cop superada la benvinguda, caldrà establir les regles: informar si s’enregistra i si es pot interrompre amb preguntes, per exemple. Per mantenir l’atenció, pot ser útil que qui parla faci una tall cada quinze minuts per provocar intervencions i cada seixanta minuts, si la reunió és molt llarga, fer una pausa de descans.
Pel que fa a animar a la participació, un dels mètodes és dividir les persones en grups petits per treballar puntualment i després tornar al grup gran i compartir-ho. En aquest cas, Salgado va insistir que les instruccions han de ser molt precises perquè tothom sàpiga què ha de fer.
L’últim estadi és la postreunió. Cal enviar un correu d’agraïment a qui hi ha participat, incloure-hi el material utilitzat o citat, enllaços a altres informacions rellevants, recordatori de pròximes sessions i demanar avaluació de la sessió celebrada.
Afegeix un nou comentari