Projectes

Un dels principals potencials d’aquesta eina el trobem en el fet que ens ajuda a transformar l’estratègia que deriva del procés d’anàlisi i planificació en objectius operatius i a definir indicadors de resultats, d’impacte o de comportaments estratègics. I ho fa de forma estructurada, classificant els objectius, prioritzant-los i atorgant relacions causals (Canyelles, 2008). Així, amb una bona selecció i focalització del que volem aconseguir i de com ho mesurarem, ens proporciona els elements bàsics per realitzar una bona gestió i seguiment i conèixer els aspectes diferencials i generadors de valor de l’entitat.

Un altre dels beneficis d’implementar el quadre de comandament integral és que ens obliga a reflexionar sobre els elements i aspectes claus que demanden una especial atenció perquè requereixen d’un bon nivell d’acompliment per assolir l’èxit (les perspectives), clarificar la seva interrelació (vincles entre elles) i definir el seu nivell de prioritat en l’organització (el seu nivell en el quadre de comandament) (Carreras, Iglesias i Sureda, 2011). Un excel·lent exercici per focalitzar el nostre treball diari en allò que realment aporta valor i potenciar el desenvolupament de la cultura de l’aprenentatge continu en l’organització (Análisis y desarrollo social Consultores, 2013).

Els beneficis del quadre de comandament integral no són només a nivell intern. Aquest també és un excel·lent instrument per a la comunicació externa i avançar en la transparència i la rendició de comptes, un dels principals reptes de les entitats no lucratives. En concret, aquesta eina ens ajuda a explicar a la societat de forma concisa i explicativa quin és l’impacte i contribució social de l’organització en l’entorn (Canyelles, 2008), base per generar confiança i legitimitat social.

El fet que una persona que ha estat usuària dels nostres serveis s’incorpori com a voluntària és un indicador del nostre èxit en la transmissió d’uns determinats valors i d’una determinada manera de fer les coses. Hem sabut transmetre a la pràctica uns valors que probablement forneixen el nostre caràcter com entitat.

Els valors que representen

El valor de la Solidaritat: el qui abans era receptor d’un determinat ajut ara és capaç de tornar-lo d’oferir als altres alguna cosa de si mateix. Totes les persones en un moment o altre hem estat i som receptors de la solidaritat d’altres. Com a entitat és un reconeixement a la tasca duta a terme: allò que oferim com entitat es percep com a una cosa útil, digna de ser realitzar-se.

El valor de la Igualtat. Ja no estem situats en determinades caselles inamovibles sinó que els nostres usuaris canvien del seu rol i poden tenir un paper més actiu. Hem estat capaços d’apoderar els usuaris i engrescar-los en la tasca col·lectiva.

El valor de la Llibertat. El voluntariat és una relació lliure entre una entitat i un particular. Aquesta persona ha triat lliurement comprometre el seu temps amb nosaltres. Reflecteix la identificació amb la nostra missió com entitat.

En la percepció que el voluntariat és alguna cosa més que un recurs humà, aconseguir la incorporació de persones usuàries com a voluntàries és un senyal inequívoc de la nostra fortalesa i vitalitat com entitat. Segur que aquests nous voluntaris ens interpel·laran des d’experiències diverses però amb la confiança de compartir un projecte comú. Sens dubte és un repte i hem de saber créixer plegats.

Un relat ha de tenir una estructura clara amb tres parts ben definides: l'inici, el nus i el desenllaç. L'inici ha de ser curt i serveix per posar en antecedents i contextualitzar la trama. El nus és la història pròpiament dita, és la part que dóna el contingut a la narració. Per últim, el desenllaç ens permet resoldre el problema plantejat i concloure la narració.

És aconsellable que el ritme del relat sigui in crescendo, és a dir, ha de ser suau al començament i agafar velocitat a mesura que transcorre la trama. Per mantenir la tensió, hi ha d'haver alts i baixos, el protagonisme s'ha d'anar acostant i allunyant del seu objectiu i evitar, en la mesura del possible, un ritme extremadament lineal. Finalment, és interessant fer coincidir el final del relat amb l'assoliment del ritme més alt.

Els personatges són l'element més valuós de la història, són els que la fan créixer. No hi ha història memorable sense personatges memorables. I perquè així sigui, aquests han de patir una transformació progressiva a mesura que avança el relat. El transcurs de la narració ha de transformar el personatge. S'ha de produir un canvi cap a millor, en coherència amb el missatge implícit del relat.

Un bon relat ha d'emocionar. Per aconseguir-ho, és aconsellable que es basi en els valors. Només els relats que emocionen esdevenen memorables.

Un primer element a establir és el perfil del voluntariat. Hem de conèixer bé el que necessitem i per després iniciar la seva recerca.

El perfil és un pas previ que ens marcarà quines possibles vies de captació hem d’utilitzar per aconseguir aquesta fita. Pensem que és molt diferent si ens proposem aconseguir un equip de voluntaris per l’entitat que desenvolupin diferents funcions, que si cerquem voluntaris per un projecte concret i específic, que si necessitem un gran nombre de voluntaris però per un acte puntual. A cada una d’aquestes necessitats i diferents nivells d’exigència es corresponen alguns canals per fer la crida i obtenir èxit en l’empeny. Com diverses són les necessitats i perfils, diversos han de ser els canals i tipologia dels voluntaris. En aquest sentit, hauríem d’obrir-nos a altres possibles vies de captació de voluntaris com gent gran o voluntariat d’empresa que aportin altres visions més enllà de les més habituals que interpel·lin les nostres maneres de fer i que ofereixen també més estabilitat.

Abans de fer una crida per captar nous voluntaris hauríem de fer un exercici per veure si ja disposem d’aquests voluntaris dins de la pròpia entitat. Coneixem realment els nostres voluntaris i el seus potencials i capacitats? Massa cops els limitem o adjudiquem alguna tasca concreta i precisa i ens tanquem nosaltres mateixos les portes. Hem de conèixer la nostra gent.

D’ací la importància del treball continuat amb els voluntaris, cuidant un recurs gratuït que tenim i acompanyar-lo de manera continuada, estant atents als seus suggeriments i demandes, oferint vies d’intervenció en l’entitat més enllà dels aspectes funcionals i utilitaris de la tasca que desenvolupin.

Fixem-nos que cap al final d’un pla de voluntariat es parla de fidelització, de participació i de motivació. Són elements fonamentals que donen el plus de qualitat en el programa de voluntariat. La millor captació de voluntaris és la fidelització dels que ja tenim: el voluntari que ja coneix l’entitat, els seus companys, els usuaris que atén o la tasca que desenvolupa, que ja està integrat i format en la nostra visió, missió i valors. Els primers esforços s’han d’adreçar a aquest grup, fent camí amb ells per aconseguir que continuïn en la mesura del possible entre nosaltres.

Si per captar voluntaris hem girat la nostra mirada cap endins de l’entitat, igualment en el moment de captar voluntaris hauríem de confiar també amb els recursos amb els que comptem i principalment en els recursos humans. Quin procediment més senzill, fàcil i eficient per captar voluntaris que el tradicional boca – orella entre els propis voluntaris i/ o membres de l’entitat? El voluntari és una de les persones que millor pot parlar de l’entitat, sense tenir cap interès específic i per tant pot donar la nostra millor versió: el que val la pena treballar entre nosaltres pel que som, per la tasca que fem i perquè no oblidem mai la nostra missió social pels més desafavorits.

La motivació es pot considerar com un procés que activa a les persones a desenvolupar una tasca. Sobre això hi ha un gran nombre de teories sobre els mecanismes que la impulsen. Com aspecte bàsic cal diferenciar entre la motivació interna o intrínseca que serien aquelles qüestions vinculades a aspectes més interns: el plaer per desenvolupar tasques, cerca d’una coherència interna i satisfacció personal. Per altra banda, trobem la motivació externa o extrínseca que consisteix en incentius o actes de reconeixement extern.

Ben segur que alguna vegada heu vist vídeos de tècniques de motivació per internet amb missatges que ens transmeten i omplen d’una sensació de positivisme i ens animen a tenir un millor dia o enfocar les coses des d’un altre perspectiva.

La pregunta que es fan aquelles persones que són voluntàries i/o treballen amb ells és: com podem mantenir-los motivats quan ja porten temps en un projecte? Com podem fer que aquelles persones que dediquen el seu temps al voluntariat segueixin amb ganes de participar i es trobin animades?

S’ha de pensar que la persona voluntària ha entrat, en la majoria dels casos, per un impuls individual. Ara bé, que vulgui continuar depèn en gran mesura de les persones que formen l’entitat. En les següents línies us plantegem alguns aspectes a tenir en compte que ben emprats poden ajudar a motivar al voluntariat.

Tot seguit trobareu diferents aspectes a treballar directament amb les persones voluntàries.

1. Gestionar les expectatives dels voluntaris i de l’organització

En alguns casos, quan la persona voluntària s’acosta a una entitat interessada per un projecte, aquesta presenta unes expectatives que vol assolir i que són part del motor de la seva motivació. Hi ha vegades que aquestes no es troben del tot alineades amb el que l’organització busca. Les persones responsables de l’acollida han de ser capaces de captar què espera aquesta persona i alinear les expectatives. Per això alguns elements claus són:

• Sinceritat i transparència: No crear falses esperances quan s’expliquin els objectius i les tasques. Aquest és, probablement, el punt més difícil però si es gestionen les aspiracions i les funcions es reduiran possibles conflictes o tensions.
• Contracte psicològic: Especificació d’un compromís entre les dues parts (persona col·laboradora i organització) on es posa de manifest el que cadascuna de les parts espera donar i rebre
• Oferir diversitat (quan sigui possible): Participar a formacions, fer activitats externes, tenir noves responsabilitats són tasques que poden resultar enriquidores per al voluntari. Aquests recursos són una bona idea per a que els voluntaris s’alimentin de noves experiències i fomentarà noves motivacions. Tot això ajuda a crear compromís i continuïtat del voluntariat

2. Acompanyar i creure en el voluntari

El voluntari no és només mà d’obra per alleugerir de feina l’organització, que només ve unes hores per ajudar i marxa. S’ha de tenir molt clar que té unes motivacions, que cal cuidar-lo per evitar que es “cremi” i marxi. És aquest el punt més personal on el tracte amb les persones i la seva comprensió són elements clau per a ser exitosos motivant als voluntaris.

• Mostrar interès cap a la persona: Més enllà del voluntari tenim a una persona que hem de conèixer millor: quines aficions té, que fa més enllà del voluntariat. Parlar més enllà de les tasques ajuda a crear vincles més forts i generar confiança.
• Escoltar la seva opinió sobre el projecte: Crear espais de diàleg obert on els voluntaris puguin exposar les seves idees o proposar. Les seves aportacions poden ser molt valuoses tan per l’experiència com a voluntari, de la seva vida personal o professional. És interessant per a l’entitat tenir-les en compte ja poden donar un impuls a la feina que es fa.
• Realitzar dinàmiques per enfortir equips: Activitats que trenquin la rutina i que enforteixin els vincles. Aquest tipus d’accions dependran del perfil de voluntaris.
• Incorporar la figura de coordinador de voluntariat: Aquesta persona és cabdal per acompanyar i mantenir la motivació, donant forma i fites del projecte del voluntariat, esdevenint el nexe d’unió entre l’entitat i les persones voluntàries

3. Reconeixement a la seva tasca

Un gràcies o una bona valoració de la feina feta són algunes exemples de missatges motivadors externs per als voluntaris que hi dediquen hores. L’impacte positiu és molt important i són una font de motivació. Cal que els responsables pensin en aquestes eines.

• Treballar missatges positius: Cal treballar què es transmet i com es fa. Cada persona necessita elements diferents per estar a gust i el professional ha d’intentar trobar-ho.
• Fomentar trobades amb els voluntaris: Un acció positiva per treballar l’equip són les trobades informals fora de l’activitat: trobades, celebracions, berenars, permetran conèixer a la persona en un altre ambient.
• Petits detalls que ajuden: Les fotos, els vídeos dels equips, cartes d’agraïment o reconeixement són recursos sense un cost elevat i que agraden.

A partir de l’elaboració de l’estudi sobre el Tercer sector cultural a Catalunya i de diferents aplicacions del Departament de Cultura, la Direcció General de Cultura Popular, Associacionisme i Acció Culturals ha impulsat l’ECA, Entitats Culturals i Associacions, una base de dades que té com objectiu facilitar la comunicació i interacció entre les organitzacions d’aquest àmbit.

L’ ECA també permet que cada organització ampliï i modifiqui la informació que consta a l’aplicació. Per fer-ho, només han d’accedir a la base de dades i realitzar els canvis pertinents seguint les pautes establertes al manual de modificació de dades.

És important que el missatge de l’entitat sigui clar i fàcil d’entendre, així com també els objectius que persegueix i la causa per la qual treballa. Ha de ser una informació amb la qual la gent pugui sentir-se identificada i propera, que d’una manera o altra l’involucri.

A més a més la causa ha de definir bé l’entitat i ha de permetre reconèixer-la de forma ràpida. També cal que capti l’atenció de les persones i ha de provocar sentiment i motivar la seva acció i la seva participació.

ovint una xifra impacta més que cap altra cosa, per això és fonamental mesurar la incidència envers la societat que provoca l’activitat que realitza l’entitat.

És important tenir evidències i indicadors que demostrin els resultats de les accions de l’organització, que assenyalin de quina manera es desenvolupen les tasques i que facin visible quins petits canvis es produeixen en la societat gràcies a la feina que realitza l’entitat.

Per tal de fer-ho efectiu és necessari proveïr-se de dades clares i especifiques, sobretot al final d’una campanya, per tal de donar visibilitat als èxits assolits i de l’esforç de les persones que hi han participat.

Per exemple:

• “V” catalana 2014 (ANC): 1.800.000 participants. 7.000 voluntaris. 1.500 autocars.
• Gran Recapte d’Aliments 2013: més de 3.600 tones de menjar. 20.000 voluntaris.

Establir objectius assequibles a curt termini és quelcom que a vegades s’oblida però és el més efectiu. Està bé pensar en el futur a llarg termini i tenir en ment grans projectes però el més important per poder tirar endavant dia rere dia és concretar petites fites que motivin a continuar.

Per aconseguir-ho cal ser autocrític i saber reconèixer fins on pot arribar l’entitat, quines són les seves fortaleses i les seves debilitats, és a dir, cal ser realista.

A vegades comptar amb el suport d’alguna personalitat pública destacada és garantia de tenir major repercussió i seguiment.

És un bon mètode per aconseguir que la gent s’interessi més per l’entitat i per donar-la a conèixer.

Per altra banda, tot i que cada vegada més la societat rebutja el paper de “líder” i la tinença i concentració de poder, pot ajudar el fet de tenir un portaveu carismàtic que se sàpiga defensar i explicar per així donar més a conèixer l’entitat i fer més incidència en la societat.

El Cens d'entitats juvenils és un registre que permet consultar informació pública actualitzada sobre les associacions juvenils o altres entitats que treballen prioritàriament en favor de les persones joves.

En aquesta base de dades podeu realitzar les vostres consultes segons 6 criteris establerts:

• Nom entitat
• Àmbit d’actuació
• Tipologia d’entitat
• Codi Postal
• Comarca
• Municipi

Normativa

Text que refon l'Ordre de 31 d'octubre de 1985 per la qual es crea el Cens General d'Associacions juvenils i entitats de serveis a la joventut u l'Ordre de 7 de novembre de 1994 del Departament de la Presidència, de modificació

Si compliu els requisit definits al punt anterior, formar part d’aquest cens és molt senzill. Només heu d’omplir els diferents blocs d’aquesta petició de sol·licitud d’alta al Cens d’entitats juvenils de la Direcció General de Joventut i annexar els documents corresponents en cada cas en format electrònic (preferiblement en format pdf). Aquests documents són:

• Documentació de presentació i activitats de l’entitat (podeu consultar aquest guió sobre pautes orientatives).
• NIF de la persona màxima responsable de l’entitat (president/a, responsable general, secretari/ària general, comissari/ària general, etc).
• Acta de l’assemblea en què vau escollir el president/a de l’entitat.
• En cas de tenir personalitat jurídica pròpia, els estatuts registrats i segellats per la Direcció General de Dret i Entitats Jurídiques del Departament de Justícia i el NIF d’aquesta.
• En cas de ser una secció juvenil d’una entitat reconeguda com a tal secció en els estatuts de l’entitat, estatuts de l’entitat mare registrats i segellats per la Direcció General de Dret i Entitats Jurídiques del Departament de Justícia, NIF de l’entitat mare i acte de l’assemblea general en què s’hagi creat la secció.
• En cas d’estar vinculada a altres entitats o federacions, certificació d’aquesta vinculació (model de certificació).
• Altres documents pertinents com els poders notarials i el NIF de la persona que representa legalment la vostra entitat.

A més, la Direcció posa al vostre abast una guia on line per omplir la sol·licitud d’alta al Cens que podeu consultar abans d'iniciar la petició.

Aquest procés telemàtic de sol·licitut d'alta finalitza una vegada cliqueu el botó “Enviar”. En aquest moment, se us assignarà un número de registre d’entrada que podeu imprimir o guardar. Passat uns dies, rebreu un comunicat on se us informarà del termini màxim que té l’Administració per resoldre i notificar aquests expedients.

Una vegada inscriviu la vostra entitat en aquest registre podreu gaudir del següents avantatges:

• Accedir als ajuts i subvencions de la Direcció General de Joventut per a les entitats juvenils.
• Participar en les accions de difusió d’entitats que fa la Direcció General de Joventut.
• Rebre informació de totes les activitats i iniciatives de la Direcció General de Joventut.

Abans d'iniciar el procés de selecció, cal definir clarament els perfils dels voluntaris que necessita l'entitat i establir un punt de partida bàsic que ens permeti entendre la seva funció i importància.

Els voluntaris necessiten una acollida i acompanyament inicial que els permeti conèixer l'entitat i els seus treballadors. En aquest sentit, és també important tenir un pla de formació intern per ubicar a la persona dins l'entitat i dins dels valors i la missió d'aquesta.

Generar canals de participació i presa de decisions permetrà a la persona voluntària assolir una major responsabilitat i autonomia, sentir-se part de l'engranatge de l'entitat i comprometre's amb l'entitat i les persones a les quals s'adreça. A més a més, ajudarà a la seva motivació.

Comptar amb un equip de voluntaris motivats és clau. Per això és necessari aconseguir generar un entorn acollidor i motivador conforme a les necessitats, expectatives i interessos del voluntari, adequant-los a les accions de l'entitat.

Amb l'objectiu de generar una bona relació entre els voluntaris i els treballadors, cal que l'entitat sigui transparent en les seves accions i ofereixi un marc de comunicació adient.