Com millorar la gestió del voluntariat

Autor/a: 
Marina Aguilar i Mañas
Passarel·la voluntariat by FernandO, flickr
Imatge Escola d'Estiu del Voluntariat 2009

Com millorar la gestió del voluntariat

Resum: 

En aquest recurs us oferim una sèrie de pautes que us poden ser de gran utilitat a l’hora de gestionar el voluntariat i millorar el procés que desenvolupeu a la vostra entitat. Especialment, creiem que us pot proporcionar idees a l’hora d’acollir a una persona voluntària, realitzar el seguiment de la tasca que desenvolupa i definir el procés de sortida d’aquesta.

Què cal tenir en compte abans d’incorporar persones voluntàries a les entitats

Abans d’iniciar qualsevol tipus d’activitat relacionada amb el voluntariat és molt important que les entitats fem un exercici de reflexió i definim de manera clara i estructurada quin és el projecte de voluntariat de la nostra organització.

En aquest document hem de poder definir de manera clara i concreta com serà el nostre cicle de voluntariat. Així, de forma resumida, aquest ha d’incloure els següents punts:

  • Com es concep el voluntariat a l’entitat i quin rol desenvolupa (perquè volem incorporar persones voluntàries, quines necessitats volem cobrir, que els oferirem, que ens aportaran aquestes persones, quin perfil hauran de tenir i el tipus de tasques que realitzaran).
  • Quines accions es realitzaran i a on ens adreçarem per tal d’incorporar noves persones, així com els criteris i la metodologia que se seguirà per decidir si una persona pot desenvolupar el voluntariat a la nostra entitat (captació i selecció del voluntariat).
  • Com seran els primers dies de les persones voluntàries, de quina manera es transmetrà la informació sobre l’entitat, les tasques que realitzarà i quins compromisos volem establir amb aquestes (acollida i incorporació del voluntariat).
  • Com es desenvoluparà aquest procés de voluntariat, quin suport tindran les persona voluntàries i de quina manera hi participaran en l’organització (seguiment i acompanyament del voluntariat).

Aquest projecte esdevindrà el full de ruta de l’entitat a l’hora de gestionar el voluntariat i, per tant, de la seva correcta definició dependrà l’èxit posterior de la política de voluntariat. En aquest sentit, aquelles entitats que ofereixen objectius concrets i un projecte de voluntariat ben formulat faciliten la identificació de les persones voluntàries amb aquest i acostumen a tenir un major èxit en la seva gestió: captació, permanència, satisfacció, motivació, etc.

La captació de les persones voluntàries

Una vegada tenim el projecte de voluntariat de l’entitat, ja podem començar a cercar persones voluntàries que vulguin col·laborar amb nosaltres. Per fer-ho hem de tenir en compte quin missatge volem transmetre i el canal que volem utilitzar.

Algunes vies existents per realitzar aquesta crida són:

Elements a tenir en compte en la selecció

Abans de començar la selecció de les persones candidates, haurem de tenir els següents punts definits de forma clara i coherent respecte al projecte de voluntariat desenvolupat:

  • Quines tasques volem que realitzin aquestes persones
  • Quin és el perfil més adient
  • Quins criteris utilitzarem per decidir-nos per una persona candidata

Tenir això delimitat ens facilitarà la selecció de les persones candidates. Ara, només caldrà que decidim quina metodologia utilitzarem per realitzar aquesta selecció: si realitzem una primera xerrada grupal, si fem directament entrevistes individuals amb cada persona candidata o si combinem les dues formes. Sigui quina sigui l’opció, el que si hem de tenir present és que aquest procés de selecció pivota al voltant d’aquests quatre punts o objectius:

  • Presentar l’entitat, els seus valors i la seva missió.
  • Informar sobre les tasques de voluntariat i les expectatives que l’entitat té en aquestes persones.
  • Informar-nos sobre les persones candidates i les seves expectatives.
  • Decidir quina persona s’incorporà a l’entitat.

La incorporació de la persona voluntària a l’entitat

Una vegada tenim seleccionada la persona o persones que s’incorporaran a l’entitat, haurem de vetllar perquè aquesta se senti acollida a l’entitat i facilitar-li la seva integració i adaptació.

Com s’indica al recurs en aquest recurs sobre l’acollida dels voluntaris, és molt important que aquestes persones tinguin seguretat a l’hora de desenvolupar les tasques pertinents. I és treball de l’organització potenciar aquest sentiment. Per tant, és bàsic que parlem amb la persona i li garantim que comptarà amb tota la nostra ajuda i suport i amb el mitjans adients pel desenvolupament d’aquestes tasques, que rebrà la formació necessària perquè així sigui i que des de l’organització treballarem per potenciar el desenvolupament de les seves habilitats.

Altres accions que afavoreixen una bona acollida són:

  • Detallar el funcionament de l’entitat, els diferents departaments que la integren i l‘organigrama d’aquesta.
  • Informar sobre la tasca que la persona portarà a terme, què s’espera d’ella i de quina manera la seva tasca contribuirà a assolir la missió de l’entitat.
  • Establir quina persona de l’entitat serà el seu referent al llarg del procés de voluntariat.

Finalment, per tal de formalitzar el procés de col·laboració de la persona amb l’entitat, totes dues parts hem de signar un document de compromís que reculli els següents aspectes:

  • Els elements més importants de la tasca voluntària que es realitzarà i les característiques d’aquestes ( descripció del tipus de tasca, dedicació i horari establerts, així com el fet de l'acceptació lliure i voluntària de la mateixa).
  • Els drets i deures que la persona voluntària té amb l’entitat i viceversa.
  • Les condicions i la forma en què és finalitzarà aquest compromís.

El dia a dia del voluntariat

Quan la persona comença el seu voluntariat és cabdal que no “l’abandonem” en el desenvolupament de la seva tasca. Com s’ha indicat anteriorment, és molt important que aquestes tinguin durant tot el temps que dura el seu voluntariat la sensació de seguretat i de recolzament per part de l’organització. En aquest sentit, la relació entre les entitats i les persones voluntàries s’hauria de fomentar en el compromís mutu, la coherència i la claredat.

Per tal de generar aquest tipus de vincles, és necessari que establim espais estables de contacte i comunicació entre la persona referent i la persona voluntària que possibilitin realitzar un seguiment continu durant tot el procés de voluntariat. Uns espais que, també, han de permetre:

  • Acompanyar, assessorar i avaluar, conjuntament, la tasca que es va desenvolupant en el dia a dia.
  • Conèixer molt millor els interessos i motivacions de la persona voluntària.
  • Facilitar la identificació de la persona voluntària amb l’organització i amb la tasca que aquesta desenvolupa.
  • Treballar la motivació i implicació de la persona voluntària.
  • Generar canals de participació i presa de decisions que permetin a la persona voluntària assolir una major responsabilitat i autonomia.
  • Reconèixer la tasca que la persona està desenvolupant i posar-les en valor respecte al global de l’entitat.

La finalització del procés de voluntariat

En la gestió del voluntariat, tan important és realitzar una bona acollida a la persona voluntària com tenir cura de l’etapa de desvinculació d’aquesta amb el projecte i/o entitat.

Molts poden ser els motius que portin a una persona a finalitzar la col·laboració amb la nostra entitat. De fet, hi ha vegades que aquesta data ja estava prevista en el document de compromís que totes dues parts hem signat. Però, siguin quin siguin aquests motius, la desvinculació no s’ha de viure de manera “traumàtica” i, sempre, s’han de respectar les decisions de les persones. És més, la sortida de l’entitat és una fase més del propi procés del voluntariat i s’ha de viure com una oportunitat tant per millorar la gestió del voluntariat com per generar un nou tipus de relació amb la persona que marxa.

Per tot això, es recomana tenir una entrevista de sortida que permeti, tant a la persones voluntària com a l’entitat, conèixer i donar a conèixer les opinions i valoracions sobre el procés viscut i la manera en què aquest s’ha gestionat: el rol del voluntariat a l’organització, les diferents etapes desenvolupades (acollida, desenvolupament i seguiment), la relació amb l’equip de l’entitat, així com altres elements que considereu que us poden ajudar a millorar la gestió que realitzeu del voluntariat. A més de reconèixer i agrair la tasca desenvolupada, aquesta entrevista també ens permet deixar la porta oberta a possibles col·laboracions en un futur.