6 consells per a millorar la gestió de reunions i assemblees

El dia a dia d’una entitat està farcit de reunions i assemblees. Espais de decisió, treball i debat, són un mecanisme que cal cuidar. Una reunió mal planificada i executada pot portar no només a una mala presa de decisions, si no també a problemes interns a l’entitat i conflictes futurs. Per a evitar aquest supòsit, a continuació es presenten diversos consells per a millorar-les.

Convocatòria

El primer pas a l’hora de convocar una assemblea i que marcarà el seu desenvolupament. Com fem la convocatòria (a través de correu electrònic, whatsapp o xarxes socials, per exemple), marcarà el to, més formal i informal.

La inclusió d’un ordre del dia és un punt clau en una convocatòria, ja que dona més informació a tots els i les participants. Així mateix, segons el tipus d’entitat i la seva gestió, obrir la configuració d’aquest ordre i permetre a tothom afegir punts pot afavorir la implicació i millorar la participació en l’assemblea.

El temps donat entre la convocatòria i la pròpia assemblea també és important, ja que massa poc pot impedir als participants preparar els diferents punts de l’ordre del dia, però donar massa temps pot acabar provocant pèrdua d’interès.

Espai

És important plantejar-se on es duen a terme les reunions. Un ambient més informal pot donar lloc a una gestió més informal i, fins i tot, desorganitzada. Una assemblea o reunió requereix d’un espai on tothom es senti còmode, amb les mínimes distraccions possibles, i que permet una participació horitzontal.

Gestió del temps

La durada d’una assemblea no ha d’estar marcada des d’un inici, però fixar-se una hora orientativa per a acabar pot ser un bon mecanisme per a evitar allargar punts de l’ordre del dia innecessàriament o altres distraccions. Per a reunions o assemblees periòdiques, caldria evitar superar les tres hores, mentre que, en cas que s’utilitzi el format online, les dues hores solen ser el màxim acostumat.

Una bona forma de limitar el temps i evitar reunions que s’eternitzen és marcar el temps aproximat dels diferents punts a tractar. Això pot donar una idea més aproximada de què esperar en aquell punt concret. Els punts informatius solen més breus, mentre que aquells que requereixen debat es solen allargar més.

Finalment, en un marc més ampli, tenir clara la periodicitat dels diferents tipus de reunions és una altra eina per a una millor gestió del temps. Una reunió setmanal pot ser més lleugera i amb una duració més curta que una mensual, i també pot ser més flexible a l’hora de posposar elements de l’ordre del dia.

Moderació

L’organització interna d’una reunió depèn de molts factors. Com més formal, més figures de gestió es necessiten. La pròpia organització jeràrquica d’una entitat també pot donar forma a aquesta moderació. Les reunions més informals tendeixen a tenir més definit aquests rols, però és important tenir-los en compte, ja que també poden sorgir espontàniament.

El rol de moderador o moderadora és el d’aquella persona que, tradicionalment, gestiona tant l’ordre del dia, tancant i obrint punts, com la participació dels i les assistents, assignant torns de paraula i, fins i tot, tallant aquelles intervencions que s’allarguin o surtin del tema.

És un rol que cal tenir ben definit i cal que generi consens entre tothom qui participa, ja que això facilita la seva acceptació i, en última instància, la seva tasca.

En algunes ocasions pot ser interessant establir moderadors rotatius, o fins i tot dividir la tasca en diferents funcions, amb una persona encarregada de la gestió del temps i una altra gestionant les intervencions.

En el cas de les assemblees i reunions virtuals, hi ha una sèrie de consells a seguir publicats en aquesta guia a Xarxanet.

Presa de decisions

Un element clau de les assemblees. Hi ha moltes maneres d’arribar a una decisió dins una assemblea o reunió, però les dues grans vies, amb molts matisos i variants, solen ser la democràtica, és a dir per votació, o el consens, arribant a un punt comú a través del diàleg.

Conèixer bé i establir clarament quins son aquests mecanismes de presa de decisió és clau per a evitar conflictes i legitimar aquells acords als que s’arriba.

Actes

Les actes son un element que, més enllà de la seva obligatorietat en determinats casos, esdevé necessari en la resta. Una acta és, bàsicament, un document on es recullen els acords presos i un registre de les persones que han assistents a la reunió.

De la mateixa forma que un sistema de presa de decisions consensuat, una acta dona legitimitat a l’espai, i també permet a aquelles persones que no hagin pogut assistir a la reunió. Les actes són també un bon lloc per a recollir valoracions, de forma que es puguin consultar en un futur per a planificar de nou esdeveniments o projectes.