Xavier Planas: “És bo tenir un sistema d’alertes per rebre les convocatòries del nostre àmbit d'actuació”

Previsió, revisió de les bases i claredat en la redacció dels objectius i els pressupostos són algunes de les claus per tramitar el document que permet rebre ajuts econòmics de l’administració pública. Així ens ho explica Xavier Planas, des de Fundesplai. 

Què és el primer que s’ha de fer per presentar una sol·licitud de subvenció?

L’element bàsic i previ a qualsevol presentació és fer una bona lectura de les bases reguladores i de la convocatòria. També és molt important planificar la feina de preparació ja que els terminis per a la presentació de sol·licituds acostumen a ser curts.

Per tant és important llegir i valorar la convocatòria amb temps, de forma que puguem decidir amb prou antelació si la convocatòria ens interessa o no i respon a les nostres necessitats.

Un cop presa la decisió, què més s’ha de planificar?

Primer ens hem d’assegurar que complim els requisits i hem d’informar-nos de quins documents presentar i de quina manera s’han de lliurar, si per registre presencial o telemàticament. 

S’han de llegir detingudament els criteris que es tindran en compte a l’hora de valorar els projectes presentats.

S’acostumen a valorar, d’una banda, els criteris relatius a la pròpia entitat (experiència, recursos, capacitat de gestió...) i d’altra banda,  aquells més específics relatius al propi projecte (objectius, activitats, indicadors, calendari,...).

És importantíssim incidir en totes i cadascuna de les qüestions que es valorin i fer un bon redactat cenyint-nos a aquests criteris, perquè les convocatòries de l’administració es fan per concurrència competitiva, la qual cosa vol dir que les subvencions s’atorgaran per estricte ordre de la puntuació obtinguda. En alguns casos s’exigeix que els projectes obtinguin una puntuació mínima per optar a la subvenció.

Com s’ha de plantejar la part econòmica?

S’ha de fer un bon pressupost del projecte que volem dur a terme, assegurar-nos que el podrem realitzar en cas de ser una entitat beneficiària de la subvenció i trobar un punt d’equilibri de manera que no fem un pressupost excessivament elevat (que ens pot comportar problemes a l’hora de justificar-lo) ni curt (que no garanteixi els recursos suficients per a la correcta execució del projecte).

És molt important determinar els recursos mínims per dur a terme un projecte, i si aquests no es poden obtenir íntegrament de la mateixa convocatòria preveure com es podran obtenir. Cal preveure també si la convocatòria exigeix un cofinançament mínim per part de la pròpia entitat beneficiària.

A on ens hem d’adreçar per trobar aquestes convocatòries?

Les convocatòries que treu l’administració pública es publiquen als butlletins oficials (BOE, DOGC, BOP, DOUE,...). En qualsevol cas, i per no haver de revisar cada dia tots els butlletins, és bo disposar d’un sistema d’alertes que ens permeti revisar diàriament allò que es publica i que pugui ser del nostre interès, establint filtres perquè només ens arribin aquelles convocatòries del nostre àmbit d’actuació.

Un bon servei d’alertes és el que ofereix la pròpia Xarxanet. També la Diputació de Barcelona ofereix un servei gratuït a través del Centre d’Informació de Diaris Oficials (CIDO) de la Diputació de Barcelona.

Quins són els errors més comuns a l’hora de presentar les sol·licituds?

La falta d’algun document. Convé repassar la relació de documentació que es demana per assegurar que ho tenim tot.  Les mancances administratives acostumen a ser subsanables, és a dir, en cas que falti algun document l’administració ens farà un requeriment i ens donarà un termini per aportar-ho.

De totes formes és molt important assegurar-se de temes com per exemple estar al corrent de les liquidacions amb Hisenda i la Seguretat Social. Són qüestions que l’administració pot consultar d’ofici i, en cas de no complir-se, són motiu d’exclusió.

També hi ha errors freqüents en la redacció del projecte.  És important que el redactat sigui clar i concís i doni resposta de forma clara i directa als punts que s’hauran de valorar. Un error comú acostuma a ser el no fer una bona definició dels objectius o una bona descripció de les activitats del projecte. O oblidar-se de fer esment a algun dels aspectes del projecte que es valoren.

A diferència de les qüestions administratives, les qüestions tècniques no són subsanables, és a dir, el que haguem lliurat amb la sol·licitud és el que es valorarà i, en cas que alguna qüestió no estigui suficientment descrita no se’ns demanaran explicacions sinó que senzillament es valorarà el que hàgim presentat.

I en l’àmbit del pressupost?

S’ha de ser conscient dels compromisos que estem adquirint amb la sol·licitud que presentem. Cal fer-se algunes preguntes: Haurem d’executar la totalitat del pressupost encara que la subvenció concedida sigui inferior a la sol·licitada?

Tindrem  l’oportunitat de reformular el pressupost en el moment de la concessió? La subvenció serà un import fix o serà un percentatge del pressupost global? Haurem de justificar la totalitat del pressupost o només la subvenció concedida?