Com demanar el NIF de l'entitat per primer cop

El Número d'Identificació Fiscal (NIF) és el codi que l'Agència Tributària assigna a totes les persones jurídiques que així ho sol·licitin i serveix com a identificació en les seves relacions de naturalesa o amb transcendència tributària.

En cas que una entitat no el sol·liciti, Hisenda podria procedir d'ofici a donar-la d'alta en el Cens d'obligats tributaris i assignar-li el NIF que correspongui. Cal remarcar que el fet de demanar aquest número no implica que s'hagin de començar a presentar declaracions trimestrals.

El NIF té la següent estructura:

• Una lletra, que informa sobre la forma jurídica de l'entitat. En el cas de les organitzacions no lucratives, la lletra identificador que correspon és la G.
• Un número aleatori de set dígits.
• Un caràcter de control, que pot ser un altre número o una lletra.

Les entitats hauran d'incloure el NIF a totes les declaracions, autoliquidacions, comunicacions o escrits que presentin davant l'Administració Tributària, i en els documents amb transcendència tributària que expedeixin a conseqüència de la seva activitat (per exemple, factures). També ho hauran d'incloure en les operacions amb entitats de crèdit (els bancs).

Per tal que l’organització pugui acreditar el seu NIF, l'Agència tributària li proporcionarà en un màxim de 10 dies una targeta amb el número i les seves dades fiscals, i amb uns codis de verificació que permeten acreditar l’autenticitat a la pàgina web de l’Agència Tributària.

El model 036 o declaració censal és el model que cal utilitzar per comunicar a l'Administració tributària qualsevol alta, baixa o modificació en la situació de l'entitat que tingui transcendència en l’àmbit tributari i/o fiscal.

Per exemple, caldria presentar-ho per demanar el NIF, per comunicar altes o baixes en activitats o en l'IVA, quan es comencen a pagar retribucions a terceres persones, si canvien les representants legals de l'entitat o si es canvia de domicili.

Les dades que es comuniquin mitjançant aquest model passaran a formar part de la informació de l'organització que figura en el Cens d'obligats tributaris de l'Agència Tributària.

En la pàgina 1 s'indica la causa o causes que motiven la presentació del model 036. Per demanar per primer cop del NIF, s'haurà d'emplenar:

• Casella 102: s’ha d’indicar el nom de la nova entitat, tal com figura als seus estatuts com a denominació social.
• Casella 110: simplement s’ha de seleccionar.

A l'apartat B (modificacions) no caldrà marcar cap casella.

Finalment, cal emplenar també el lloc, data i nom de la persona que sigui representant legal de l'entitat (normalment, el o la presidenta).

En la pàgina 2B, caldrà indicar les dades de l'entitat a les caselles següents:

• Casella B1: cal marcar-la, ja que indica el fet de ser persones jurídiques i entitats residents a Espanya.
• Casella B3: s’ha de seleccionar 'Espanya'.
• Casella B4: cal deixar-la en blanc.
• Casella B5: s’ha d’indicar la denominació social completa, tal com figura en els estatuts.
• Casella B6: en cas que l’organització tingui anagrama (símbol o emblema constituït per lletres) s’ha d’indicar.
• Casella B8: cal indicar l’acord de voluntats. Si no s'aporta còpia de l'escriptura pública o document fefaent de constitució, cal aportar com a mínim còpia d'un document d'acord de voluntat de la constitució de l'entitat (serà necessari posar la data del document).
• Casella B9: si existeix data de constitució, cal indicar-la i s'ha d’aportar l’escriptura pública o document fefaent de constitució (per exemple, la inscripció de l'entitat en el corresponent registre), també s'indicarà la data del document.
• Casella B10: s’ha de posar la data d'inscripció definitiva de l'entitat en el registre corresponent, si se'n disposa.
• Caselles de la B11 a la  B28: cal indicar el domicili fiscal a Espanya.
• Caselles B30 i B39: cal omplir amb la informació relativa a la referència cadastral de l’immoble a on l’entitat fixi el seu domicili.
• Caselles de la B31 a la B40: per a entitats no residents s’ha de posar el domicili fiscal en l'Estat de residència o de constitució a l'estranger.
• Caselles de la B71 a la B88: s’ha d’emplenar el domicili social de l’organització amb les mateixes dades que el domicili fiscal.
• Casella 65: s’ha de marcar ‘Sí’, ja que indica personalitat jurídica.
• Caselles 68 i 69: cal marcar les dues , per indicar la forma jurídica. Les més habituals en les entitats no lucratives són les següents:

A la pàgina 3 cal indicar les dades de les persones representants de l'organització. Caldrà emplenar les caselles següents:

• Casella 300: cal marcar-la, ja que indica l’alta de la persona representant.
• Casella 303: s'ha d'indicar la data d'alta de la de constitució de l'entitat.
• Caselles 304 a 328: s'han d'omplir amb les dades personals de la presidenta de l’organització.
• Casella 330: s’ha d’indicar que la causa de la representació és legal.
• Casella 331: cal seleccionar la clau que indica la causa de la representació, en aquest cas 02 (persones jurídiques residents o constituïdes a Espanya).
• Casella 333: cal marcar si la representació és individual (08), mancomunada (09) o solidària (10), en funció de com s’hagi determinat en els estatuts de l'organització.
• Casella 334: cal indicar la clau corresponent al títol o document on consta la representació, que normalment serà la de document públic (quan existeixi una escriptura), la inscripció en el registre corresponent o el document privat (amb o sense signatura legitimada notarialment).

Si hi hagués més d'una persona representant, es repetiria el procediment a les caselles de la 350 a la 384.

Finalment, a la pàgina 8 caldrà omplir les dades de les persones sòcies fundadores:

• Casella 802: s’ha de marcar per donar d’alta.
• Casella 805: cal establir la data de l'alta.
• Caselles de la 800 a la 858: s’ha d’emplenar les dades personals de les primeres persones sòcies.
• Casella 818: cal especificar el percentatge de participació en l'entitat. Com que en una entitat no lucrativa no té massa sentit la participació, s'acostuma a dividir el 100% entre les diferents persones sòcies fundadores, per deixar-les a totes amb la mateixa quota de participació.

Caldrà repetir aquesta operació tantes vegades com persones sòcies fundadores hi hagi.

Quan ja es tinguin totes les dades emplenades, cal validar el model, clicant la casella ‘Validar’.

Si hi ha cap dada que falti o que l'Agència Tributària consideri incongruent, sortirà un missatge indicant quines caselles causen conflicte i caldrà corregir-les.

Quan ja no surti cap missatge d'error, en validar de nou la pàgina es connectarà amb el servidor d’Hisenda. Caldrà clicar la tecla ‘Enviar’, i es generarà un document PDF amb totes les dades, que caldrà signar i portar a l'oficina de l'Agència Tributària que correspongui a l'entitat per domicili. Aquest document té un termini màxim de validesa d'un mes.

Caldrà acompanyar la presentació dels documents següents:

• Original i fotocòpia de l'acta fundacional, en document públic o privat, que inclourà l'acord de constitució i els estatuts de l'entitat.
• Certificat de la presentació o de la inscripció d'aquests documents en el registre corresponent.
• Fotocòpia del NIF de la persona que signi la declaració censal, que ha de ser representant de l'associació (normalment, el o la presidenta).
• Original i fotocòpia del document que acrediti la capacitat de representació de qui signa la declaració censal (no serà necessari si figura com a tal a l'escriptura de constitució o en els estatuts).

Si l'entitat encara no té la inscripció definitiva, se li atorgarà un NIF provisional, que caldrà canviar pel definitiu (amb el mateix número) quan sigui ferma la inscripció en el registre corresponent.

Per tal de resoldre dubtes en referència a aquesta qüestió o altres relatives a la gestió econòmica de les entitats no lucratives es pot accedir als serveis d’assessorament i d’acompanyament.