La comptabilitat “tradueix” els fets econòmics (qualsevol transacció econòmica que es produeixi en la qual tingui participació l’entitat, i que sigui quantificable en diners) en un “llenguatge propi” que permet comparar els estats financers de diverses entitats, ja que estaran elaborats amb els mateixos criteris.

El Pla General de Comptabilitat (PGC) és l’eina que permet registrar els moviments utilitzant tothom el mateix “idioma” i criteris.

Les entitats catalanes es regiran pel PGC de les associacions i fundacions, regulat pel Decret 259/2008, de 23 de desembre.

Les entitats d'àmbit estatal i d’altres comunitats que no tenen legislació pròpia en aquesta matèria, es regiran per les normes d’adaptació del PGC a les entitats no lucratives regulades al Decret 1491/2011, de 24 d'octubre.

Tots dos plans s'estructuren en cinc parts:

• Marc conceptual (obligatori)
• Normes de registre i valoració (obligatori)
• Comptes anuals (obligatori)
• Quadre de comptes (opcional)
• Definicions i relacions comptables (opcional)

En tots aquests apartats es desenvolupen els diversos principis comptables que s'han d'aplicar en el registre i la valoració del moviments, així com els elements que componen els comptes anuals, els criteris del reconeixements dels elements dels comptes anuals, i els de valoració de les operacions.

Els comptes es situen, en el moment del seu registre comptable, a l'Haber o al Deure de la comptabilitat, en funció de la seva tipologia.

Si s'imaginés el moviment d'un compte comptable com si estigués sobre una gran lletra "T", a on a l'esquerra es situaria el Deure i a la dreta l'Haber, s'obtindria aquest esquema:

Si el compte és d'Actiu, es situarà de la següent manera:

Si els comptes són de Passiu o de Patrimoni net, tenen aquest funcionament:

Finalment, els comptes d'ingrés i de despesa tenen aquest funcionament:

Per tal de portar la comptabilitat, es pot utilitzar qualsevol dels programes de gestió comptable que troben en el mercat o de programari lliure, però tenint en compte que caldrà que el programa inclogui o es pugui adaptar al Pla de comptabilitat de les entitats no lucratives, ja sigui l’autonòmic o bé l’estatal, esmentats en apartats anteriors, i en funció de quin sigui l’àmbit territorial de l'entitat.

També caldrà tenir en compte que, per poder complir amb la obligació que marca la nova Llei de l'Impost de Societatsde fer el registre comptable de forma que es separin les rendes exemptes i no exemptes, el programa haurà d'incorporar una funcionalitat de control de costos,