La facturació electrònica

Les factures són els documents legals que justifiquen el lliurament de béns o la prestació de serveis.

La factura electrònica és, primordialment, una factura. Com a tal, té els mateixos efectes legals que una factura convencional en paper. La diferència és que s'expedeix i es rep en format electrònic, però ha de complir amb els mateixos requisits que les factures físiques.

La seva expedició està condicionada a que el destinatari de la factura ho consenteixi, és a dir, ha d'estar d'acord en rebre-les en aquest format.

Les factures, tant les convencionals com les electròniques, estan regulades al RD 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s'aprova el Reglament que regula les obligacions de facturació, en tots els seus aspectes com serien, entre d'altres:

• L'obligació d'expedir factures.
• Tipus de factures: completa i simplificada.
• Contingut mínim.
• Requisits de llegibilitat, autenticitat i integritat.
• Terminis d'emissió.
• Especificitats de les factures electròniques.

Segons determina el reglament que les regula, totes les factures tant si són en paper com si són en format electrònic, han de garantir tres requisits:

• La llegibilitat de la factura.
• L'autenticitat del seu origen, és a dir, garantir la identitat de l'emissor de la factura.
• I la integritat del seu contingut, és a dir, garantir que el seu contingut no ha estat modificat.

En les factures electròniques, la llegibilitat la donarà el programa informàtic que la crea o que la rep.

La seva autenticitat i la integritat caldrà garantir-les també. La forma més habitual de fer-ho serà mitjançant signatura electrònica, basada en un certificat digital reconegut.

Per tant, per poder emetre factures electròniques caldrà disposar d'una signatura electrònica de la qual sigui titular l'entitat.

Hi ha dos tipus de factures electròniques:

• En format estructurat.
• En format no estructurat.

Ambdós formats són documents electrònics que poden ser tramesos mitjançant xarxes de comunicació, com Internet. Es diferencien, però, en què les primeres (format estructurat) permeten el seu tractament automatitzat, mentre que les segones, no.

Les factures en format estructurat contenen dades i poden ser generades automàticament pels sistemes informàtics de facturació de qui les emet i ser tramitades de la mateixa manera automàtica pels sistemes de comptabilitat i pagament del destinatari de la factura. Alguns exemples de formats de fitxers estructurats són els generats en llenguatge XML, o els que ho estan en format EDIFACT.

Les factures en format no estructurat són bàsicament imatges. Entre elles estarien les factures en paper escanejades, o en format PDF. En conseqüència, no poden ser introduïdes en els sistemes informàtics del receptor de forma automàtica.

Si bé la Llei 25/2013 obliga als proveïdors de les Administracions públiques a presentar les factures en format electrònic estructurat a partir del 15 de gener de 2015, aquesta obligació no és de caràcter universal, sinó per a determinats tipus de proveïdors, que són:

• Societats anònimes.
• Societats de responsabilitat limitada.
• Persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que no tinguin nacionalitat espanyola.
• Establiments permanents i sucursals d'entitats no residents a territori espanyol, segons les regles establertes a la normativa tributària.
• Unions temporals d'empreses.
• Agrupacions d'interès econòmic, i altres societats de Fons d'inversions.

A més, les Administracions públiques tindran la potestat d'excloure també d'aquesta obligació les factures que tinguin un import de fins a 5.000 euros.

Per tant, les associacions i fundacions que siguin proveïdores de contractes públics no estaran obligades legalment a presentar les seves factures en aquest format.

Ara bé, alguns d'aquests ens públics han enviat comunicacions en el sentit que a partir d'aquella data no admetran factures en format físic, sinó que ho faran exclusivament en format electrònic estructurat, i signades digitalment per l'emissor d'aquestes.

En aquests casos, caldrà comprovar si les condicions específiques del contracte fan que, tot i no estar dins dels supòsits legals, l'entitat sí que tingui aquesta obligació. En cas que no sigui així, caldrà intentar arribar a un acord amb els tècnics de l'organisme públic contractant per poder continuar presentant les factures físicament, o bé fer l'esforç per adaptar-se a facturar en aquesta modalitat electrònica, cosa que també comportaria certs avantatges.

Els avantatges específics que té facturar electrònicament en format estructurat són els següents:

• Fer més curts els cicles de tramitació, inclòs el temps de cobrament.
• Reduir els errors humans pel que fa al registre de la factura.
• Eliminar els costos d'impressió i de tramesa postal o presencial.
• Facilitar un accés més ràpid i senzill a les factures que es tinguin guardades.
• Estalvi en l'espai necessari per a l'arxiu de les factures. 
• Facilitar la lluita contra el frau (menor probabilitat de falsificació).
• Obtenir més seguretat en els processos: l'entitat s'assegura que l'administració pública registra la factura en el mateix moment en què la rep.
• Contribuir a la modernització del sistema.

Si l'entitat decideix utilitzar aquest sistema, el procediment de facturació a la seva Administració pública client seria el següent:

• Presentar la factura electrònica pels serveis prestats al Registre públic de l'Administració contractant (o a aquell punt general de presentació de factures al qual n'estigui adherida), en el termini de 30 dies des de la data efectiva de prestació del servei.
• L'Administració durà a terme el seu registre comptable, i li assignarà un codi d'identificació.
• L'Administració reconeixerà l'obligació de pagament de la factura per part de l'òrgan competent, i farà la seva tramitació comptable.

Durant tot el procés, el proveïdor podrà consultar l'estat de la tramitació.