Com poden gestionar el temps les persones que lideren equips?

Suport Tercer Sector - Econòmic
Autor/a: 
Eduardo Izquierdo
La urgència o importància poden venir donades per diversos motius, com per exemple l’existència de dates límits.. Font: Pexels
La urgència o importància poden venir donades per diversos motius, com per exemple l’existència de dates límits. Font: Pexels.
Jugar amb la matriu d’Eisenhower pot ser la clau per a la feina de la persona que lidera. Font: Pexels
Jugar amb la matriu d’Eisenhower pot ser la clau per a la feina de la persona que lidera. Font: Pexels.

Com poden gestionar el temps les persones que lideren equips?

Suport Tercer Sector - Econòmic
Resum: 

Els llançaments d’algun producte nou o les revelacions d’alguna informació important acaben requerint un compte enrere.

El temps, i com utilitzar-ho de manera correcta, és un dels grans maldecaps de la nostra societat i, per tant, de les persones que lideren. Aquestes no són alienes al problema, sinó tot el contrari. A vegades, fins i tot, formen part d’ell.

La solució pot semblar fàcil: prioritzar. La seva execució, però, no ho és tant. De teories sobre la gestió del temps n'hi ha moltes, però la matriu d’Eisenhower s’ha mostrat no només com una de les més reconegudes, sinó també com una de les més útils.

Evidentment aquesta matriu o tècnica rep el seu nom per Dwight Eisenhower, trenta-quatrè president dels Estats Units i un home reconegut per la seva alta capacitat de treball. Les seves teories van ser recollides per Stephen Covey, expert en administració empresarial que va acabar desenvolupant la seva coneguda matriu.

Els objectius de la mateixa són descobrir i classificar les necessitats en urgents i/o importants, i en funció d’això, definir-ne les accions. És una matriu molt útil pel lideratge a les entitats, però també ho pot ser pels equips.

Primer i segon quadrant: les tasques més prioriàries

Al primer quadrant es troben les tasques 'urgents' i 'importants'. Aquest quadrant és vital, perquè si una tasca es defineix com a urgent i a la vegada important, aquesta és la que s’ha de prioritzar i dur a terme de seguida.

La urgència o importància poden venir donades per diversos motius, com ara l’existència de dates límits, una crisis, la possibilitat d’ocasionar un problema o alguna imposició externa d’un/a superior, entre altres. Com en tots els casos, requereix de parar-se cinc minuts a analitzar la situació per tal de definir-la de manera correcta.

El segon quadrant, on es trobarien les tasques 'no urgents' però 'importants', és el de solució més clara. Si una tasca és important però no urgent, pot ser clau que sigui realitzada —o al menys coordinada— pel o la líder. Tot i així, no cal fer-la de forma immediata, per la qual cosa la solució serà planificar o posposar.

Són tasques que no repercutiran en el dia a dia ni en l’estratègia de l’organització si no es fan de seguida i les fem en un altre moment, tot i que la seva importància fa que no es puguin oblidar i es tinguin presents. Agendar-les és una bona solució.

Tercer i quart quadrant: les tasques menys urgents

El tercer quadrant, el de les tasques 'urgents' però 'no importants', és el més sorprenent. Com una cosa que necessita urgència pot no ser important? La resposta està en el seu impacte. Analitzar quines seran les conseqüències de les accions a realitzar és la clau per una bona definició.

Aquestes tasques tenen impacte en la gestió, però limitat. Per tant, poden realitzar-les altres persones (és a dir, la solució pel o la líder serà delegar). Hi ha evolucions de la teoria de Covey que fins i tot proposen oblidar-les, pel seu baix impacte a l’organització. Però aquesta opció és bastant radical.

El quart quadrant, el de les tasques 'no urgents' i 'no importants', és el de la discussió. Part de les teories del temps aposten per oblidar les tasques que anirien a aquest quadrant, mentre que altres més relativistes parlen de postergar. En tot cas, són tasques que no s’han de fer en el moment i ni tan sols s’han d’agendar,. Acostumen a ser activitats que fan perdre el temps i que no aporten valor a la nostra feina.

El canvi de quadrants

La matriu d’Eisenhower no és inamovible. Si per exemple es rep una sol·licitud de l'equip de projectes per preparar-ne un de manera urgent que suposarà un ingrés important per a l'entitat, no sempre s'haurà de considerar 'urgent' i 'important'. Es pot fer una trucada a la persona sol·licitant per saber si la data de presentació és ara o en un mes, amb la qual cosa deixaria de ser urgent. O, si l'ingrés de l'entitat no serà tan gran, o el temps invertit serà massa, podria deixar de ser important.

Altre exemple seria la recepció d'un e-mail que demana informació urgent, requerint d'un estudi. Evidentment, es pot tornar a demanar informació, però si es dona resposta a aquesta sol·licitud i fins i tot data de quan es tindrà la informació, probablement la tasca estaria perdent urgència i caldria canviar-la de quadrant.

Jugar amb la matriu d’Eisenhower pot ser una forma essencial per a la feina del o la líder. I utilitzar bé el temps, per a una persona que lidera, sempre és quelcom urgent i important.