7 errors que cal evitar quan s’organitza un webinar
Comparteix
Si es fa correctament, pot provocar interès entre el públic i és una eina eficaç de generació de contactes, foment del coneixement i transmissió d’experiències.
La pandèmia de la Covid-19 ha accelerat la moda dels webinars. Moltes organitzacions han vist en aquest format una bona manera d’oferir una trobada o xerrada, i així poder mantenir tant algunes activitats com la relació amb persones usuàries, voluntariat i equip tècnic. Fins ara, aquest era un format comunicatiu força usat en el món comercial i empresarial, però ho era menys en l’educatiu i del tercer sector. Això ha provocat certa improvisació a l’hora de planificar aquests esdeveniments, que s’han anat succeint a base de proves d’assaig error.
És evident que no tots els webinars acaben responent a les expectatives de l’organització i sovint poden portar a certa decepció una vegada acabats. No obstant això, mai no s’ha de perdre de vista que aquests seminaris web, si es fan correctament, poden generar interès entre el públic i són una eina eficaç de generació de contactes, foment del coneixement i transmissió d’experiències. Encara que no hi hagi una fórmula màgica i el seu èxit depengui de múltiples factors, en aquest recurs s’aporten alguns errors a evitar en el moment d’organitzar un webinar.
Poc valor afegit
Les persones assistents podran un mal disseny de coberta de les diapositives, la inadequada tria de la data o l’horari i, fins i tot, que a posteriori no s’enviï l’enllaç de la gravació. Però allò que no entendran és que el webinar no aporti valor afegit ni continguts que despertin el seu interès per seguir la conferència fins al final. En aquesta línia, la millor manera de determinar si els webinar són valuosos és mitjançant comentaris qualitatius i proves quantitatives.
Pel que fa a la quantitat, cal veure si el nombre de seminaris augmenta en el temps, això donarà una mostra de la motivació de l’entitat per organitzar-los, fruit d’una bona resposta per part del públic. L’ideal seria no només aconseguir nous i noves assistents nous, sinó també que repeteixin. Qualitativament, si no es rep cap missatge que agraeixi el contingut, és motiu de preocupació. Si no s’assoleix resposta, és hora de tornar a la casella d’inici i assegurar-se que realment es té alguna cosa que val la pena dir.
Dirigir-se a un públic inadequat
És important la forma de posar en marxa un webinar, però no ho és menys tenir clar a quin públic es dirigeix. No sempre ha de ser el mateix i, la seva segmentació dependrà dels objectius de l’organització i dels mateixos seminaris. Arribar al públic a qui realment pot interessar la conferència és clau per aconseguir una participació adient i amb aportacions rellevants. Per la seva banda, els públics que no estan interessats en el webinar poden resultar un perjudici a l’hora de fer difusió de l’esdeveniment.
Quan s’organitzen els primers webinars, és interessant fer ús de tots els canals per arribar al major nombre de persones possibles. Tanmateix, quan es converteixen en habituals, es tracta de generar confiança i repetir assistents amb el pas del temps. Una forma de saber si és el públic és adequat i s’està fidelitzant amb la iniciativa, és quantitativament. Si es tenen inscripcions però no assistents, hi ha alguna cosa que falla. De la mateixa manera, si s’obté assistència, però aquestes persones no repeteixen, potser cal canviar l’enfocament.
Falta de contingut atractiu i interactiu
La majoria de webinars són unidireccionals. Gran part de les persones assistents s’inscriuen i, si es presenten al dia i hora indicats, escolten passivament la presentació o comproven els seus correus electrònics mentre fan algun desplaçament a qualsevol xarxa social. Si el webinar és capaç d’interrompre això amb l’interès que desperta en el seu públic, s’aconseguirà un major compromís, aprenentatge i retenció. Tot això ajuda a generar confiança envers l’entitat, que se sentirà en força per seguir insistint en aquests formats.
La manera més senzilla d’activar la participació és demanar a les persones que es presentin i expliquin alguna cosa de la seva vida, professional idealment, al principi del seminari web. També pot resultar interessant demanar deures abans del webinar i enviar un qüestionari de resum un cop acabat. D’aquesta manera, les persones assistents vindran preparades i conservaran el coneixement a posteriori. Algunes qüestions que es poden plantejar a l’inici són:
- Què espereu d’aquesta sessió?
- Per què hi participeu?
- Teniu coneixements sobre el tema que s’hi tracta?
No limitar-ne l’abast
Un webinar no es pot organitzar pensant que donarà resposta a un nombre considerable d’objectius. S’ha d’entendre com una eina més en la cerca d’assolir els objectius generals de l’entitat. És evident que no poden sorgir com un bolet iniciatives d’aquest tipus, però tampoc es pot pretendre que la posada en marxa d’un cicle de webinars, per exemple, serveixi per erradicar totes les mancances comunicatives que hagi pogut experimentar l’entitat. L’important és triar un objectiu i crear el seminari amb aquest propòsit, limitant-ne l’abast.
Desconeixença de les limitacions del format
Malgrat les millors intencions que es tinguin a l’hora de posar-lo en marxa, un webinar no és un taller en directe i les persones assistents estan disperses en l’espai, la qual cosa requereix la necessitat d’esprémer totes les opcions que ofereix el format en línia. No és una reunió presencial i tampoc un vídeo autònom. És probable que el públic tingui diverses pestanyes obertes en el mateix moment i només pot prestar atenció en els instants clau en què el contingut les atrau.
Com a bones idees per evitar aquesta situació, resulta interessant resumir la presentació abans de començar i després d’acabar amb els punts clau. També es pot interpel·lar periòdicament les persones participants amb preguntes atractives i moments interactius de taller. No es pot oblidar d’incloure fitxers multimèdia i comparticions de pantalla, per combinar amb les diapositives. Per acabar, és gairebé obligatori enviar un correu electrònic recopilant els punts principals i enllaçant a altres recursos.
No disposar de l'equip adequat
La qualitat d’una presentació es manifesta, principalment, es presenta en tres formes:
- Qualitat de la presentació. És la manera més fàcil de millora amb poca inversió addicional. Es pot treballar amb una persona experta en disseny o bé utilitzar una plataforma per crear-la
- Qualitat del vídeo. És la més difícil de millorar. Per començar, cal assegurar-se que el programari del webinar sigui sòlid. A partir d’aquí, hi ha multitud d’opcions, tant de programari de pagament com lliure, per fer-ne ús.
- Qualitat d’àudio. Per aquí vindran la majoria de queixes. Com a consell, qualsevol micròfon USB bo serà millor que l’opció predeterminada del portàtil.
Manca de seguiment de les persones assistents
Finalment, un error comú que es fa és a posar tot l’esforç del webinar en crear-lo, trobar persones per dur-lo a terme, adequar les inscripcions, triar la plataforma on es visualitzarà, difondre i promocionar-lo... Però després s’escatima en el seguiment. Cal tenir en compte que un percentatge significatiu de persones que s’inscriuen a un esdeveniment com aquest, no hi assistiran. Però fins i tot els que hi assisteixen, voldran tenir una gravació de la presentació. Això s’ha de tenir en compte i fer-lo arribar com més aviat millor a les persones interessades.
