10 Eines i apps per la gestió d'equips de les entitats
Comparteix
Per molt petites que siguin les entitats, sempre es formen comissions de treball o equips que s'han de gestionar. Mitjançant aquestes eines podreu gestionar els diversos equips que formen part de la vostra entitat.
Una de les particularitats que tenen les entitats, associacions i ONGs, és la gran quantitat de comissions, grups i equips de treball que arriben a crear. Per qualsevol petita feina, constantment creem una comissió perquè s'arribi a realitzar. Això significa que el treball en equip, és una de les nostres principals armes.
Però perquè aquest treball en equip arribi a bon port, és important que la gestió sigui eficient. Deixar constància de qui fa què, de quin és el temps limit per executar una tasca o que aquestes temoralitats quedin reflectides en un calendari, és una de les principals necessitats que qualsevol entitat necessita.
A continuació us descrivim unes quantes eines i aplicacions que us poden ajudar a gestionar els diferents equips que teniu a les vostres entitats.
Coneguda com l'alternativa a Slack, Mattermost facilita la comunicació entre diferents membres de la vostra entitat. Mattermost, és programari lliure i està en català. Les característiques principals de Mattermost, són molt semblants amb Slack, però hi ha tota una sèrie de petits detalls que ajuden a posicionar millor aquesta eina respecte Slack.
A mode resum, Mattermost:
- Funciona amb canals de comunicació on els usuaris i les usuàries poden comunicar-se, com si estiguessin en una sala de xat.
- Permet crear tants canals de comunicació com vulgueu. Els usuaris i les usuàries també es poden comunicar de forma privada.
- També permet crear grups d'usuaris i usuàries per comunicar-se internament.
- Podreu tenir un espai per compartir documents i per treballar-hi plegats. Aquests documents poden ser accessibles des de qualsevol dispositiu.
- El podeu instal·lar en el vostre servidor propi. Així les vostres dades quedaran guardades dins de casa vostre.
- Permet instal·lar extensions que integraran moltes funcionalitats. Consulteu totes aquestes funcionalitats aquí.
- Permet ser modificat per la millora del programa o per adaptar-lo a les vostres necessitats. Mattermost té la llicència de programari lliure.
Com que Mattermost segueix la filosofia de codi lliure, diversos membres han començat a treballar en la traducció al català d'aquesta meravellosa eina. Mattermost té diferents versions. Una versió és totalment gratuïta. La versió «Enterprise E10» té un cost de gairebé 2$ per usuari cada mes. Per contractar la versió «Enterprise E20», millor contactar directament amb Matrerrmost.
Podeu demanar una versió per provar l'eina, a la mateixa pàgina de Mattermost.
El correu electrònic, és una de les formes de comunicar-se i de gestionar més utilitzades en el món associatiu. Però moltes vegades les entitats necessiten quelcom més per organitzar-se. Quan les entitats busquen una eina per aquest fi, obvien que Gmail, en sí, pot arribar a convertir-se en una eina per a la gestió d'una entitat.
Per a fer-ho, però, es necessita Streak. Streak és un complement que s'instal·la al navegador Chrome i què des d'allà, us demanarà accedir al vostre Gmail. Un cop hi accediu, Streak s'afegirà dins les funcionalitats mateixes del Gmail.
Mitjançant Streak podreu fer el següent:
- Programar enviament de correus electrònics: mitjançant aquesta opció, podreu programar l'enviament de correus electrònics, a l'hora que vulgueu.
- Agrupar els correus electrònics mitjançant canonades: mitjançant les canonades podreu agrupar diferents correus segons les vostres necessitats. Així per exemple, podreu agrupar els correus que us envien d'una subvenció, i tenir clar en quin moment us l'han concedit.
- Utilitzar plantilles automatitzades per correus: molts dels correus electrònics que escriviu, són repetits. Per tant utilitzant una plantilla de correu, us estalviareu molt de temps redactant missatges.
- Fer seguiment dels vostres correus: mitjançant aquesta opció podreu saber si el destinatari dels vostres correus, han llegit els missatges o no.
- Etiquetar els correus per tal d'ordenar-los correctament. Mitjançant aquestes etiquetes, podreu agrupar els correus d'un projecte o d'un equip concret.
Streak té una versió gratuïta.
El passat dilluns 10 d'octubre, Facebook va presentar en públic la seva proposta d'eina per a la gestió comunicativa de les organitzacions. Aquesta proposta, anomenada Workplace, ha vist la llum després de dos anys de feina. Durant tota aquest temps, primer es va consultar a moltes empreses quines necessitats comunicatives tenien i després es van posar a produir la solució tecnològica. Fruit d'aquest anàlisis extens, ha nascut Workplace. Però una de les característiques principals d'aquesta eina, és que és totalment gratuïta per les entitats, associacions i ONGs.
A més, el funcionament de Workplace no necessita un aprenentatge gaire complicat, a diferència d'altres eines. L'entorn de Workplace és molt similar a l'entorn de Facebook, un entorn que molts internautes tenen totalment assimilat.
Mitjançant Workplace, les entitats podreu fer:
- Comunicar-vos entre membres, equips i voluntaris de la vostra entitat.
- Fer videotrucades o videoconferències entre membres, equips i voluntaris de la vostra entitat.
- Gestió d'equips mitjançant els grups de Facebook.
- Comunicar-se amb altres organitzacions externes com proveïdors o entitats afines.
A diferència d'altres solucions com Mattermost, Workplace no és pot instal·lar en un servidor i el seu codi no és programari lliure. A part, Workplace asseguren que tota la informació que guarden, no es relaciona amb cap dels comptes personals de Facebook.
Workplace té versió pàgina web i aplicació per dispositiu mòbil Android i iOS. Podeu provar Workplace aquí.
Wunderlist és una eina genial per gestionar les tasques de la vostra entitat. Mitjançant Wunderlist, podreu afegir les tasques que teniu pendents, agrupar-les per categories, afegir recordatoris i alarmes de les tasques, afegir notes i fins i tot afegir fitxers. A part de la gestió clàssica de tasques, també podreu compartir les tasques pendents amb altres usuaris de Wunderlist. També podreu imprimir les llistes de tasques que teniu.
Wunderlist té versió per navegador web i app per dispositiu mòbil. També té versió aplicació per instal·lar-la en diferents dispositius com Chromebook, Mac o Windows. La versió gratuïta de Wunderlist és molt completa i permet a les entitats poder gestionar perfectament les tasques.
Nozbe és un projecte que està molt orientat a la gestió de tasques. Mitjançant Nozbe, podreu anar afegint tasques, definint el seu temps d'execució, la data de finalització, el nombre de repeticions i la categoria de la tasca. Totes aquestes tasques, poden formar part d'un o varis projectes. Amb Nozbe, podreu visualitzar totes les tasques en un calendari. A part, l'eina es pot integrar amb Google Calendar, Evernote, Dropbox, Box i Google Drive.
Nozbe, és gratuït però només per un compte. Aquesta limitació, us impedeix afegir més d'un usuari. Però si compartiu el compte, i aneu afegint els noms dels vostres companys i companyes a les categories de les tasques, podreu compartir l'eina amb la resta de l'entitat.
Nozbe està disponible per Mac, iPhone i iPad, Windows, Android i GNU/Linux.
Kune és una eina gratuïta que serveix per comunicar-se entre socis i sòcies, com a xarxa social, per treballar col·laborativament i que té un calendari on podreu afegir tasques, a diferents persones. Kune actualment no disposa d'aplicació per dispositiu mòbil. Però la totalitat d'aquest projecte, és programari lliure. En els següent rebost de programari, podreu trobar tot el codi de Kune, del qual podreu copiar-lo, modificar-lo i distribuir-lo lliurement. També podeu provar-lo aquí.
Val. Ara heu de ser sincers. Segur que moltes vegades us heu instal·lat un gestor de tasques, l'heu començat a utilitzar i al cap de dos setmanes, l'heu arraconat com si fos una joguina. Oi que si? Perquè això no passi, un grup de desenvolupadors han creat un gestor de tasques, però amb un sistema gamificació. Així, fareu les tasques més alegrement!
Aquesta aplicació, anomenada Habitica, classifica tres tipus de tasques: hàbits, feines diàries i tasques a fer. Cada vegada que completeu una tasca, els vostres punts augmenten i també guanyeu monedes d'or i de plata. En el cas que no compliu una tasca, el nivell de vida, va baixant. Un cop heu completat una sèrie de punts, pugueu de nivell. Amb les monedes d'or, podreu comprar accessoris pel vostre personatge. Els comptes d'usuaris de Habitica, estan representats per una imatge pixelitzada. Aquesta imatge, la podeu seleccionar d'una llista d'imatges o la podeu pujar vosaltres mateixos. Un cop teniu diversos complements, podeu fer una batalla entre diferents amics.
Aquesta eina pot servir per les entitats juvenils o del lleure educatiu.
Trello és un gestor d'organització de tasques que es basa mitjançant taulers. A Trello, podreu crear diversos taulers que serveixen per diferenciar les categories de les tasques. Dins de cada tauler, podreu afegir tasques. Aquestes tasques es poden assignar a persones i poden tenir recordatoris per tal que es compleixin.
Trello és una de les aplicacions més famoses que hi ha per la gestió de tasques. Per això pot ser prou interessant per la gestió d'equips. Trello està disponible per navegador web i aplicació per dispositiu mòbil. Té un compte gratuït que està força bé i una versió més extensa de pagament.
Amb Slack podreu comunicar-vos amb els membres de la vostra entitat com si estiguéssiu en un xat, passar-vos documents, obrir-los allà mateix i rebre recordatoris del vostre calendari. Tot això des del vostre ordinador, tauleta electrònica o telefònic intel·ligent. Mitjançant aquesta eina us estalviareu molts processos i sobretot molts correus electrònics!
Slack es caracteritza per una organització basada en canals de comunicació i missatges privats. Els canals de comunicació són similars a les típiques sales de xat, els famosos IRC que alguns usuaris d'Internet encara utilitzen. Els canals són sales de xat, on els membres del vostre equip es comuniquen obertament i visiblement entre ells.
A part d'organitzar-vos la comunicació, Slack permet integrar moltes eines per una millor gestió. Per exemple, podreu escriure un projecte dins de Slack, organitzar tasques, assignar tasques, compartir documents, calendaritzar projectes...
Afegeix un nou comentari