15 eines col·laboratives digitals per les entitats

L'arribada de la web 2.0 ha significat que les aplicacions que normalment instal·lem en ordinadors, passin a estar disponibles a Internet, facilitant l'ús compartit d'aquestes i el compartiment de la informació a molts més usuaris. Un dels exemples més clars del canvi que significat la web 2.0, és la possibilitat que múltiples usuaris puguin escriure a l'hora, en un document de text penjat a Internet. Abans, els usuaris s'havien d'enviar contínuament el document per correu electrònic o compartir-lo mitjançant llapis digitals.

La col·laboració en el treball i el compartiment de la informació, és la clau de les eines digitals col·laboratives. Avui en dia tota aquesta metodologia ha suposat l'aparició de múltiples aplicacions que faciliten la vida de les entitats i les ONG. A continuació us descrivim unes quantes eines col·laboratives que poden ajudar a la vostra entitat en el seu dia a dia.

Paquets ofimàtics en línia

La característica principal d'aquests paquets ofimàtics en línia, és que podreu accedir a les aplicacions i als documents, des de qualsevol dispositiu, ja que estan guardats al núvol. A més els documents els podreu compartir amb altres usuaris, i aquests podran escriure-hi a la mateixa vegada que vosaltres. Aquestes eines són ideals per quan heu d'escriure projectes o justificacions de subvencions conjuntament amb altres companys d'entitat.

• Documents de Google: o popularment conegut com «Google Docs». És un paquet ofimàtic en línia amb diversos programes com el processador de text, el full de càlcul, dissenyador de presentacions o creació de formularis. Tots els documents creats amb aquests programes, poden ser modificats i compartits a altres usuaris. Una de les particularitats de Google Docs, és que tots els documents creats es guarden a Google Drive, és a dir, a l'espai núvol de Google. Google Docs és gratuïta i accessible des de qualsevol dispositiu.
   
• Office Live: el conegut paquet ofimàtic Office de Microsoft, també està en línia i és accessible per tothom. Disposa dels programes Word, Excel, PowerPoint, Calendari i OneNote. Cal destacar que tot i estar en línia, l'aparença del conjunt d'aplicacions són gairebé similars al paquet ofimàtic que s'instal·la en qualsevol ordinador. Office Live també permet guardar els documents al núvol de Microsoft, anomenat OneDrive. Office Live és gratuït i accessible des de qualsevol dispositiu.

Sistemes Wikis

Una wiki és un document col·laboratiu en el qual molts usuaris podran crear pàgines internes i afegir tots els canvis que vulguin. Això sí, els canvis que s'efectuen es guarden en un historial per tal de poder revisar-los i si cal discutir-los. Els sistemes Wikis poden servir per quan una entitat ha de crear o revisar els seus estatuts. Qualsevol usuari pot aportar els articles que vulgui i podran ser consensuats per la resta d'usuaris. A Xarxanet ja vam fer un recurs sobre els sistemes Wiki. 

• MediaWiki: és el sistema wiki més clàssic que podreu trobar. La Viquipèdia en sí, és una instal·lació MediaWiki. Aquest sistema és gratuït, programari lliure i necessita ser instal·lat en un servidor web. Té totes les característiques que hem comentat abans sobre els sistemes wikis. A part, també, MediaWiki disposa d'una Interfície de Programació d'Aplicacions (API), pensat per si algun desenvolupador, vol afegir alguna novetat a la seva instal·lació.
   
• Wikispaces: a diferència de MediaWiki, Wikispaces no necessita ser instal·lat en un servidor. Disposa d'un compte gratuït per entorns educatius. Wikispaces ofereix la mateixa filosofia Wiki amb la possibilitat de crear vàries wikis per diferents usos. Cada contingut creat per qualsevol usuari, es podrà discutir i fins i tot modificar. Wikispaces té molts usuaris que formen part de la comunitat educativa, per tant pot ser una bona eina per les entitats de lleure educatiu.

Pads

Els Pads són uns sistemes que quan un usuari hi entra, generen una pàgina web amb un aspecte similar a qualsevol editor de text. Alguns pad's no necessiten comptes de registre d'usuari ni res, però n'hi han d'altres que es poden instal·lar en el vostre servidor i necessitaran crear comptes d'usuari. La pàgina web que es genera, conté una adreça bastant complicada de recordar i d'accedir. És d'aquelles adreces web amb tot de lletres i símbols. Aquesta pàgina ha de ser compartida mitjançant correu electrònic o missatgeria instantània. Aleshores tots els usuaris podran editar el document col·laborativament.

Es pot revisar tot l'historial de modificacions que s'ha anat generant. Els sistemes Pad es pot utilitzar per a formalitzar els punts a tractar en una reunió o assemblea de socis, i fins i tot debatre'ls o discutir-los.

• PiratePad és un Pad bastant conegut per la seva facilitat d'ús. És gratuït. S'accedeix des de la seva adreça i ja es pot començar a escriure en el Pad. Com veureu, PiratePad ha generat una adreça bastant difícil de recordar. Aquesta adreça l'haureu de compartir als altres usuaris per correu electrònic o missatgeria instantània. Cada usuari escriu en un color diferent per diferenciar-se els uns amb els altres.
   
• EtherPad també és un sistema Pad però en aquest cas s'instal·la en un servidor propi. L'accés serà via compte d'usuari. Aquesta eina té les mateixes característiques que qualsevol sistema Pad amb la diferència de poder crear grups d'usuaris. EtherPad és programari lliure i gratuït.

Repositoris

Tot i què els repositoris tradicionalment s'han utilitzat en empreses de desenvolupament de programari, també tenen utilitat dins el món associatiu. Un repositori és una pàgina web on hi pots deixar varis documents i aquests són accessibles per a diferents usuaris. Qualsevol altre usuari pot afegir-hi una millora o solucionar-hi problemes en els documents que ja hi havien. Aquesta millora queda registrada en un historial, per si més endavant s'ha de recuperar la versió anterior. Hi han repositoris públics accessibles per tercers i n'hi han que es poden instal·lar en qualsevol servidor web.

Els repositoris es poden utilitzar a l'hora de guardar els diferents canvis que uns estatuts pot haver tingut al llarg de la història de l'entitat. També es pot fer servir per desenvolupar manuals de procediments interns, amb tot el seu historial de versions.

• GitHub és un sistema de repositori amb possibilitat de tenir un compte gratuït. Mitjançant aquest compte, podrem crear diferents repositoris. Als repositoris podrem deixar tots els documents i aquests estaran visibles per a ser modificats. Els usuaris podran notificar de problemes detectats en els documents, crear enquestes per consensuar decisions i crear wikis internes.

Mapes col·laboratius

Diuen que els mapes de les zones rurals els feien els pagesos de la zona, els que sabien on hi havien pous perillosos o corriols amagats. Dit d'una altra forma, aquests pagesos col·laboraven en la creació d'un mapa. Ara també poden col·laborar en la creació de mapes, però digitalment. I no cal ser pagès per fer-ho, també ho pot fer un «urbanita». Un mapa col·laboratiu, és tot aquell mapa digital que pot ser editat o modificat per un usuari.

Els mapes col·laboratius són ideals per les entitats que realitzen activitats a l'aire lliure com centres excursionistes o clubs esportius. De mapes col·laboratius n'hi han uns quants:
 

• OpenStreetMap: OpenStreetMap és un projecte que va començar el 2004 i actualment té més de 1 milió d'usuaris. És gratuït. Tots aquests usuaris poden editar els mapes que hi ha a la pàgina, aportant informació molt detallada. Després d'editar el mapa, es pot exportar una zona determinada i compartir-la amb altres usuaris perquè acabin de detallar més a fons aquella zona. OpenStreetMap combina molt bé amb altres aplicacions mòbils com el navegador GPS OSM AND, l'eina de traçabilitat GPS OSM Tracker o l'eina Mapillary per capturar imatges i vídeos sobre una ruta determinada.
   
• Google Maps: la principal diferència amb OpenStreetMapa és que els mapes ja estan fets i les llicències d'ús i de continguts dels mapes que es creen és privativa. A Google Maps també podreu compartir amb altres usuaris àrees de mapes per crear rutes o zones determinades. Google Maps és gratuït i disposa d'aplicació per a dispositiu mòbil.
   
• Wunderground Maps: és un mapa d'estacions meteorològiques d'aficionats d'arreu del món. Mitjançant aquestes petites estacions meteorològiques, podreu saber el temps que està fent actualment, la pluja que hi cau, l'hora que ha començat a ploure, la velocitat del vent... També permet veure el temps que està fent, en el cas d'haver de fer un desplaçament.

Gestió Col·laborativa

La gestió del dia a dia d'una entitat necessita l'accés continu per part de totes les persones que hi estan implicades. Totes aquestes hi podran dir la seva, des de crear tasques que s'han de fer fins a comunicar-se amb tot l'equip. D'eines d'aquest tipus n'hi han moltes. A continuació en destaquem 5 que poden ser interessants:

• Trello: Trello és un gestor col·laboratiu que permet organitzar una petita entitat. La característica principal de Trello es la visualització en taulells. Mitjançant els taulells podreu organitzar un projecte amb les seves tasques corresponents, afegir tasques al calendari etc. També es poden crear equips que poden crear i organitzar els seus propis taulells. Trello té un compte gratuït per entitats petites i altres comptes de pagament amb més opcions. Trello també té diferents versions per diferents dispositius mòbils.
   
• Slack: també és un gestor col·laboratiu. En aquest cas, Slack s'organitza per canals de comunicació que poden ser privats com públics. Slack està pensat sobretot a l'hora de reduir la gran quantitat de correus electrònics que es poden enviar els membres d'una entitat. Una de les característiques principals de Slack, es que connecta amb moltíssimes aplicacions exteriors com Google Docs, Twitter, Dropbox... per exemple, guardar documents al mateix canal de comunicació o veure conjuntament les tasques que falten per fer. Slack és gratuït per entitats petites i disposa de diferents plans de pagament. Slack també disposa de versió per dispositius mòbils i per escriptori.
   
• Hum Hub: Hum Hub és una xarxa social que permet treballar col·laborativament i comunicar-se amb la resta de membres de al vostra entitat. S'organitza per espais de treball i a cada espai de treball s'hi pot afegir diferents eines com per exemple enviament de missatges SMS, calendaris, enquestes, tasques, Dropbox etc... Hum Hub és programari lliure i disposa de versió gratuïta amb certes limitacions i una versió de pagament mensual amb tot el suport de desenvolupament.
   
• Sand Storm: és un sistema operatiu personal que està allotjat en un servidor propi. És a dir, al núvol. És programari lliure i disposa de compte gratuït (amb algunes limitacions) i compte de pagament amb tot el suport dels desenvolupadors. Mitjançant aquest espai, podreu organitzar-vos les carpetes i afegir-hi moltes aplicacions com l'editor de text, el full de càlcul, el gestor de tasques a fer.
   
• Wekan: és un gestor de tasques que es pot instal·lar en un servidor propi. Wekan és programari lliure i totalment gratuït. Mitjançant Wekan es poden crear diferents taulells amb diferents tasques. Per exemple, un taulell per les tasques que s'han de completar, un taulell per les tasques completades, un altre taulell per les tasques a revisar... A cada taulell hi pots crear tasques i afegir-hi responsables, etiquetes de colors i comentaris.