10 eines per a la gestió eficient del temps
Comparteix
-
La gestió del temps és clau per tirar endavant els projectes de les entitats. Font: Unsplash
Per evitar sobrecàrregues de feina i situacions d’estrès és clau planificar la gestió del temps mitjançant procediments i eines que s'adaptin a la realitat de la nostra entitat.
Les entitats del tercer sector treballen per a millorar la societat. Una gran part de la tasca, a més de l'atenció i el contacte directe amb usuàries, és aplicar aquesta mateixa política de cures a l'àmbit intern, és a dir, amb les seves treballadores, voluntàries i altres tipus de personal. Això suposa que les tasques i les càrregues de feina han d’estar ben equilibrades i ben distribuïdes.
Mitjançant la tecnologia i les diverses eines que s'han desenvolupat per millorar l'eficiència en la gestió del temps i dels recursos, podem intentar que la feina de les persones que formen part de la nostra entitat sigui més fàcil i, d'aquesta manera, evitar situacions d'estrès, tant puntual com sostingut.
En aquest recurs us proposem tot un seguit d’eines que podran ajudar les vostres entitats a tenir una millor de la plantilla i la seva gestió del temps.
Temporitzadors 'Pomodoro'
'Pomodoro' és un mètode de control del temps, dissenyat per Francesco Cirillo als anys 80. Consisteix a treballar en porcions de 25 minuts alternant-les amb 5 minuts de descans per cada bloc de feina realitzat. Un cop arribats als 100 minuts de treball, el mètode preveu que la persona pugui gaudir d'uns 15 minuts de descans.
Algunes eines que incorporen el temporitzador 'pomodoro' són les següents:
- Tomato Timer és un cronòmetre que avisa a l'usuària cada 25 minuts perquè faci el pertinent descans de 5 minuts.
- Pomofocus és una aplicació web molt senzilla i visual que funciona directament al navegador, sense instal·lació i, a més, inclou un petit gestor de tasques perquè puguis planificar el dia.
- Forest és una aplicació per a mòbil i navegador que combina 'pomodoro' amb una mecànica de joc, de manera que, cada vegada que inicies un cicle de concentració, plantes un arbre virtual i, si surts de l’aplicació o et distreus, l’arbre mor.
D'altra banda, també es pot incorporar aquest mètode mitjançant les extensions del navegador que són una opció molt pràctica per a qui treballa moltes hores davant l’ordinador i vol tenir el control del temps sempre a mà. Aquestes eines s’instal·len directament a Chrome o Firefox i permeten iniciar cicles de concentració amb un sol clic, rebre notificacions quan toca descansar i consultar estadístiques bàsiques de productivitat.
Registre de la feina realitzada
Un altre dels punts clau per gestionar millor el temps és saber a què el dediquem. És per això que resulta molt útil fer un registre de tasques. Algunes eines que podeu utilitzar per fer-ho són les següents:
- Toggl Track funciona amb un sistema molt senzill: prems 'start', treballes, i prems 'stop'. Cada registre es pot etiquetar, assignar a projectes o clients i analitzar posteriorment amb informes visuals.
- Clockify permet registrar hores, crear projectes, afegir etiquetes i generar informes. A més, incorpora funcions addicionals com calendaris, quadres de comandament i eines de planificació.
Organització integral amb Odoo
Odoo és una eina molt potent i útil per gestionar projectes i els temps que s'associen a cadascun d'aquests. Mitjançant Odoo podreu crear diversos projectes que incorporin diferents llistes de tasques i assignar-hi diversos estatus, com ara 'en execució' o 'finalitzada'. A més, la plataforma ofereix altres funcions d'organització integral, com ara, facturació, fulls d'hores o pressupost.
A més de la versió instal·lable en servidor propi, ara disposa d’una versió al núvol molt més accessible, que permet a les entitats utilitzar totes les funcionalitats sense necessitat de coneixements tècnics avançats. També s’han ampliat els mòduls disponibles i existeixen descomptes específics per a entitats sense ànim de lucre, cosa que facilita l’adopció d’aquesta eina en el tercer sector.
Estructura flexible amb el mètode 'Scrum'
La metodologia 'Scrum' és un dels enfocaments àgils més utilitzats per organitzar projectes de manera flexible i interactiva. Es basa en dividir el treball en cicles curts anomenats 'sprints', que permeten planificar, executar i revisar les tasques amb una freqüència regular. Aquest sistema utilitza taulers visuals on les tasques es mouen entre columnes com 'per fer', 'en procés' i 'finalitzat', cosa que facilita detectar bloquejos, prioritzar millor i mantenir una comunicació clara entre totes les persones implicades.
En aquest context, algunes eines que poden ajudar a aplicar la metodologia 'Scrum' de manera eficient, són les següents:
- OrangeScrum és una opció senzilla per a entitats que necessiten una gestió bàsica de projectes, però avui dia conviu amb alternatives més actives i robustes que presenten actualitzacions periòdiques.
- Redmine destaca per la seva flexibilitat i la gran quantitat de 'plugins' disponibles.
- ZenTao ofereix una implementació molt completa de la metodologia 'Scrum'.
Gestió de projectes amb OpenProject
OpenProject ha evolucionat molt en els darrers anys i s’ha consolidat com una de les solucions de programari lliure més completes per a la gestió de projectes en entorns col·laboratius.
A més de les funcions bàsiques de planificació i seguiment, incorpora eines avançades com la gestió d’objectius, la planificació d’iteracions, la gestió de riscos i un sistema d’incidències molt robust. La seva interfície ha anat millorant i és cada vegada més intuïtiva, cosa que facilita l’adopció per part d’equips no tècnics.
També destaca la seva capacitat d’integració amb altres serveis, com Nextcloud o Git, i la possibilitat de treballar amb rols i permisos molt detallats, fet que permet adaptar l’eina a la realitat de cada entitat. Per a organitzacions que busquen una alternativa potent a eines comercials com Jira o Asana, OpenProject representa una molt bona opció.
