Els aspectes que s’han de tenir en compte a l’hora de fer assemblees
Comparteix
L’obligatorietat de celebrar l’ordinària com a mínim un cop l’any i fer-la dins dels sis mesos següents al tancament comptable són alguns dels punts que tota entitat haurà de controlar.
Totes les entitats, tant estatals com d’àmbit català, estan obligades per llei a convocar una assemblea general ordinària a fi que les persones sòcies de l’entitat aprovin els comptes de l’associació i n’aprovin el pressupost. A l’hora de celebrar aquest tipus de reunions, hi ha un seguit de característiques que s’han de tenir en compte.
Preveure la celebració de l’assemblea ordinària
L’òrgan sobirà de les associacions i fundacions és l’assemblea de persones sòcies i la llei imposa a les entitats l'obligació de convocar-la, com a mínim, un cop l’any a fi de rendir comptes a les associades. Aquesta s’ha de convocar a tots els socis i sòcies de l’entitat, determinant el dia, lloc i hora. A més, la convocatòria s’ha d’enviar amb el termini establert als estatuts i s’ha d’incorporar a l’ordre del dia.
S’ha de tenir en compte que totes les entitats estan obligades a celebrar l’assemblea ordinària dins dels 6 mesos següents al tancament comptable. Els punts tractats a l’ordre del dia vindran determinats per la normativa, com l’aprovació de la junta directiva, l’aprovació dels comptes i del pressupost. A banda d’aquesta assemblea obligatòria, es podran celebrar tantes assemblees extraordinàries com es considerin per la junta directiva, o bé, per un mínim d’un 10% de persones sòcies que la sol·licitin
Llibre d’actes i altres llibres obligatoris
Les entitats hauran de portar de forma actualitzada un seguit de llibres amb diferent tipus d’informació. Els llibres obligatoris són el de persones sòcies, el d’actes, el de comptabilitat i el de voluntariat, si escau.
El document que s’haurà d’actualitzar a les assemblees és el llibre d’actes. En aquest cas, totes les actes han d’estar signades per un secretari o secretària amb el vist i plau de la presidència i han d’estar ordenades cronològicament, segons la data en que va tenir lloc l’assemblea.
Respecte els altres llibres, al de persones sòcies s’han de tenir presents totes les altes i baixes que s’han donat i les dades necessàries d’aquestes persones que en formen part de l’entitat.
En el cas del llibre de comptabilitat, aquest haurà d’estar adequat al funcionament real de la fundació o associació i variarà segons l’activitat que realitzi. Per exemple, una entitat potser amb uns fulls de càlcul Excel ja en tindrà prou, mentre que d’altres hauran de comptar amb un programari de comptabilitat més complex.
Pel que fa al llibre de voluntariat, aquest només serà necessari si l’entitat compta amb un equip de persones voluntàries i el llibre recollirà les dates identificades amb l’activitat que realitzen i les dades de contacte corresponents.
Eines que garanteixen el dret a vot de forma telemàtica
Degut al canvi de paradigma que ha causat la Covid-19, les assemblees en línia estan a l’ordre del dia de qualsevol entitat. Al ser una metodologia relativament nova, alguns aspectes importants es poden quedar en segon pla i a l’hora d’executar l’assemblea es pot caure en l’error de no disposar de totes les condicions necessàries que es requereixen per celebrar-les.
Per aquest motiu, hi ha un seguit d’eines digitals que garanteixen el dret a vot de les persones assistents, amb un seguit de característiques perquè l’acte es dugui a terme de forma adequada. Els aspectes que una entitat haurà de tenir en compte a l’hora d’utilitzar una aplicació o una altre seran si aquest programa és gratuït, segur i es pot utilitzar de forma senzilla i intuïtiva.
També és important que hi hagi l'opció de vot ponderat i vot secret, així com que les votacions siguin verificades i inalterables. És important que el programa deixi exportar les dades d’Excel a PDF i hi hagi l'opció de contractar paquets, perquè el preu s’ajusti a les característiques i necessitats de l’entitat i l’assemblea.
Entre les aplicacions millor valorades es troben ADoodle, Doodle, Evoting, Appsamblea, Civiciti i Demokratian.
Altres aspectes a tenir en compte
Tot i que no sigui estrictament obligatori, també serà important tenir la data fixada en el calendari anual de forma estable, convocar l’assemblea amb temps i aprofitar les xarxes socials per fer recordatoris.
A més, si els estatuts no diuen el contrari, s’haurà de procurar no fer sempre l’assemblea a la seu de l’entitat (en cas que es realitzi de forma presencial) i buscar d’altres espais que afavoreixin i estimulin la participació, així com pensar en una distribució diferent de les persones assistents o obrir i facilitar espais d’acollida per a infants o acompanyants, si és el cas.
A més, es pot comptar amb un eix o lema dinamitzador que, a la vegada, faci de fil conductor en les presentacions dels diferents punts, així com garantir l’assistència i la participació de les persones més involucrades en l’entitat, com membres de la junta directiva, grups de treball o de comissions existents i persones voluntàries, entre d’altres.
Per tal d’assegurar el bon funcionament de l’assemblea, també es pot elaborar un manual de participació que recopili qüestions bàsiques com el lloc de realització, els horaris, els serveis o el funcionament de l’assemblea, amb els punts destacats dels estatuts, la normativa interna de votació i les formes d’intervenció, respecte i comportament.
