Les obligacions legals i responsabilitats que han de complir les entitats aquest 2021
Comparteix
Disposar de les assegurances necessàries, tenir el certificat digital o comptar amb uns estatuts adequats al funcionament real de l’entitat són només alguns dels requisits.
Amb l’entrada d’un nou any, totes les entitats han de seguir complint amb un seguit d’obligacions legals i responsabilitats per tal d’assegurar el seu correcte funcionament i evitar possibles multes o altres incidències, com el bloqueig de tràmits i sol·licituds d’ajudes i subvencions.
Disposar de les assegurances necessàries i/o renovar-les
És recomanable que les entitats disposin de diferents assegurances, com l’assegurança de responsabilitat civil, l’assegurança d’accidents, la de responsabilitat de juntes directives i la de voluntariat, en el cas de comptar-hi amb persones voluntàries. S’ha de tenir en compte que aquestes assegurances es renoven per any natural, però això no vol dir que no es puguin contractar en qualsevol moment. A l’hora de contractar-les, s’ha de veure que no tinguin franquícies elevades i que cobreixi tota l’activitat de l’entitat.
L’assegurança de responsabilitat civil és la més important i ve marcada per la normativa sectorial. Per exemple, en el cas de ser una entitat del lleure, vindrà establerta pel decret del lleure. Si no es compta amb una normativa sectorial, serà l’administració la que la reguli. Tot i que no és una assegurança obligatòria per a tots els àmbits, s’aconsella tenir-la per preveure riscos, ja que cobreix qualsevol reclamació de responsabilitat que faci una tercera persona. D’altra banda, també inclou a l’assegurança les persones sòcies i voluntàries com a terceres persones.
Una altra assegurança habitual és la d’accidents per tenir coberta l’assistència sanitària, tot i que a vegades no és obligatòria. L’assegurança de voluntariat cobreix els riscos derivats de l’activitat que du a terme una persona voluntària i contempla cobertures de responsabilitat civil i d’accidents. Respecte l’assegurança de responsabilitat de juntes directives, cobreix les possibles despeses i indemnitzacions davant de reclamacions provocades per errades en la gestió. La pòlissa cobreix membres de la junta directiva i persones directives.
Tenir el certificat digital o renovar-lo
El certificat o signatura digital és un mitjà d'identificació electrònic que permet que les persones que emeten un missatge i les que ho reben puguin identificar-se mútuament amb la certesa que són elles. D’aquesta manera, es garanteix que cap tercera persona intercepti el contingut del missatge i evita que pugui ser alterat.
Avui en dia, tenir el certificat digital és fonamental per qualsevol entitat que vulgui fer un tràmit amb una administració publica, ja que tots els tràmits es realitzen per via telemàtica. Això inclou gestions amb l’Agència Tributària, l’obtenció de certificats tributaris i de Seguretat Social, sol·licituds i justificacions de subvencions i tràmits al Registre d'Associacions o al Protectorat de Fundacions, entre d’altres.
Aquest certificat s’ha de demanar en concepte de persona física en representació de persona jurídica. Un dels certificats més recomanables és el de la Fàbrica de Moneda i Timbre, ja que avala tots els tràmits i té una validesa de dos anys. A banda de la seva validesa, aquest certificat també s’haurà d’actualitzar en determinats casos, com per exemple, amb una renovació de la junta directiva. Si hi ha hagut algun canvi, s’haurà de tornar a demanar.
Tenir els estatuts adequats al funcionament real de l’entitat
Els estatuts són la norma bàsica de funcionament d’una associació, a més de ser una eina de prevenció i de gestió de conflictes. També són l’expressió màxima de la lliure disposició de les persones associades i el tret identificatiu de l’entitat.
Un dels aspectes més importants pel qual s’han de modificar els estatuts és per a poder realitzar les assemblees de manera virtual mitjançant eines telemàtiques. Tot i que al 2021 es podran fer sense tenir aquesta disposició als estatuts, s’haurà de modificar perquè en un futur es pugui continuar fent d’aquesta manera.
El fet de no tenir regulats els estatuts pot derivar en diversos problemes. Per exemple, si es té previst fer assembles telemàtiques o reunions virtuals i enviar la convocatòria per correu electrònic, o es té regulat en els estatus, o si no, només es podrà enviar per correu postal, en el cas que estigui regulat així. Aquest fet no s’ajusta a la realitat, ja que avui en dia, gairebé ningú envia la convocatòria per aquest mitjà, però si no es realitza com s’esmenta en el estatuts, l’entitat es pot exposar a una possible causa d’impugnació.
Tenir la junta directiva actualitzada
La junta directiva és l’òrgan de representació i de gestió diària de qualsevol fundació o associació. La seva funció principal és vetllar pel compliment dels acords establerts per l’assemblea. Així mateix, les seves facultats s’estendran, amb caràcter general, a totes les accions de l’entitat que responguin a les seves finalitats.
Les entitats han de tenir la junta directiva actualitzada perquè és una obligació. D’altra banda, s’ha de tenir actualitzada perquè les persones inscrites en aquesta junta tenen un seguit de responsabilitats, com la responsabilitat penal en la participació del fet delictiu, la possibilitat d’imputació formal de l’associació o els protocols interns d’actuació.
A més, en molts dels tràmits que realitza una entitat poden demanar una composició de la junta actualitzada i si no es té es poden bloquejar. Això implica que si l’associació s’ha presentat a una subvenció, ha sol·licitat una ajuda o s’està inscrivint en algun registre, el tràmit es paralitzaria fins que no es tingui la junta directiva actualitzada.
