Obligacions legals i responsabilitat de les juntes directives

Aquests tràmits estan destinats a fer oficial i pública la informació comptable i documental de l'entitat. D'una banda, mitjançant la legalització s'estableix la integritat i veracitat de la informació comptable, i de l'altra, el dipòsit en permet l'accés a qualsevol persona. Al registre d’associacions s’hauran de notificar tots els canvis referents a estatuts, junta o adreça de l’organització.

S’hauran de notificar altres registres i censos com el registre d’entitats municipals, entitats de voluntariat, el cens de la Secretaria de Política Lingüística i el Cens General de la Secretaria de Joventut. També s’hauran de notificar el registre de les entitats de medi ambient i sostenibilitat i el registre de l’Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament (ACCD) i l’Agència Espanyola de Cooperació Internacional pel Desenvolupament (AECID) per a ONGD.

Respecte la gestió interna de l’organització s’hauran de tenir en compte els llibres de l’entitat, les consideracions respecte les persones sòcies, consideracions en relació a l’assemblea de socis i sòcies i els conflictes d’interessos.

Llibres de l’entitat

Cal recordar que aquests documents són una obligació legal i una eina de gestió per garantir el dret d’informació de les persones sòcies i de terceres. També són una garantia per la junta i una eina per gestionar amb transparència. A més, serveixen com una eina per generar confiança i no cal registrar-los.

• Llibre d’actes: Serveix per agrupar en un llibre les reunions dels òrgans col·legiats de forma autenticada. El seu contingut mínim consta de la data i el lloc, l’ordre del dia, les persones assistents, el resum d’assumptes tractats, els acords adoptats, els resultats de les votacions i majories i les intervencions realitzades.
• Llibre de socis i sòcies: Consta de la relació actualitzada, la data d’alta, la data de baixa i el domicili de les notificacions.
• Llibre de persones voluntàries: Consta de la relació actualitzada, la descripció mínima de la tasca que fan i la capacitat específica, en cas que la tinguin.

Consideracions de les persones sòcies

S’haurà de determinar la capacitat de les persones sòcies, així com la seva categoria i el seu procediment d’admissió. Entre els seus drets i deures consten d’un règim disciplinari, la resolució de conflictes i les causes de baixa.

Consideracions en relació a l’assemblea de persones sòcies

Es compta amb una assemblea ordinària per aprovar la gestió de la junta directiva, el pressupost i els comptes anuals i una assemblea extraordinària per la junta directiva o un mínim del 10% de les persones sòcies.

Les reunions estaran constituïdes pel nombre d’associats/des a la primera i segona convocatòria, comptant amb la presidència i la secretaria de les reunions. A l’ordre del dia consten doncs els temes principals (pressupostos, activitat) i la inclusió de nous temes. Només es pot fer si com a mínim un 10% de les persones sòcies ho demanen.

Respecte les votacions i les adopcions d’acords, cada persona sòcia tindrà un vot, excepte el vot ponderat. Hi haurà suspensió de vot en cas d’un incompliment amb les obligacions econòmiques.

Aquest vot es pot delegar per correu per mitjans telemàtics i, en cas d’empat, es realitzarà el vot diriment de la presidència. Les votacions constaran de majoria simple (els vots a favor superen vots en contra sense comptar-hi abstencions, nuls o en blanc) o qualificada (segons els estatuts) i serà secreta si ho sol·liciten un mínim del 10% dels i les membres.

Conflictes d’interessos

En el supòsit de donar-se un conflicte d’aquestes característiques s’analitzarà l’interès personal i si existeixen lligams d’afectivitat, parents de línia directa o col·lateral fins a tercer grau.

Davant d'aquesta situació s’haurà de comunicar el conflicte, directament o indirecta, s’haurà de proporcionar la informació rellevant, abstenir-se d’intervenir ni en la deliberació ni en la votació i el seu vot no es computarà per establir la majoria necessària per adoptar l’acord.

Donades les circumstàncies i l’actual situació de teletreball per la majoria del personal, es pot realitzar una assemblea telemàtica, inclús no estant regulat als estatus i les votacions poden ser sense sessió.

Respecte la convocatòria de l’assemblea, si hi havia una convocada abans de l’estat d’alarma aleshores es realitzarà un mes després de finalitzar aquest estat, però si no hi havia convocada l’assemblea s’aplica.

Durant la vigència de l'estat d'alarma actual, els terminis previstos legalment per a la reunió dels òrgans col·legiats de les persones jurídiques de dret privat subjectes a les disposicions del dret català, queden suspesos a partir de la data de declaració de l'estat d'alarma, i el seu còmput es reprèn a partir de la data de finalització de l'estat d'alarma o les seves pròrrogues.

D’altra banda, es suspèn el termini de presentació de comptes, amb la possibilitat de presentar-los fins 3 mesos després de finalitzar l’estat d’alarma.

Entitats esportives

Pel que fa a les entitats de caire esportiu, es suspenen les assemblees generals. La convocatòria és sense efecte i es tornarà a convocar un cop finalitzi l’estat d’alarma. També hi haurà una pròrroga automàtica del mandat de la junta, en un mes des de la finalització de l’estat d’alarma amb aprovació del calendari electoral.

•  Impugnació d’acords: Es podran impugnar acords als actes contraris de la llei (6 mesos), així com als actes contraris als estatus o lesius de l’interès de l’entitat (40 dies).
• Pressupostos bàsics: Els pressupostos bàsics de la responsabilitat de les persones membres de la junta directiva s’impugnaran quan hi hagi un dany a l’associació o un incompliment de la llei, dels estatuts, dels actes o omissions negligents.
• Criteri general: Les persones jurídiques responen pels danys que l'òrgan de govern, els membres d'aquest o altres representants causin a terceres persones, per acció o omissió, en el compliment de les funcions que tenen encomanades, sense perjudici de la responsabilitat directa i solidària, per fet propi de la persona o les persones causants del dany. L’entitat serà la responsable dels danys i no es limita la responsabilitat ni responen les persones sòcies.
• Causes d’exoneració: Amb l’oposició a l’acord i sense intervenció en la seva execució. Tampoc intervindran en l’adopció ni en l’execució de l’acord sempre que s’hagi fet tot el possible per evitar el dany o almenys s’hagin oposat formalment en saber-ho.
• Responsabilitats dels i les membres: Tindran una responsabilitat penal en la participació del fet delictiu, la possibilitat d’imputació formal de l’associació i els protocols interns d’actuació. Així mateix, hi ha eines per limitar la responsabilitat amb protocols interns com el 'compliance', transparència a la gestió, la llei de transparència i la normativa de blanqueig de capital i assegurança.