Quins són els tràmits més freqüents a les fundacions?
Comparteix
En el dia a dia de les entitats, n’hi ha determinats tràmits importants que habitualment es donen i s’han d’escriure al Registre de Fundacions.
En el cas de les fundacions, els tràmits més freqüents són la modificació d'estatuts, la renovació del patronat i emetre declaracions responsables davant determinats actes de disposició que pugui acordar el patronat. A més a més, sovint les fundacions han de fer un canvi de domicili social, o bé de nom.
El més important quan ens trobem que és necessari fer alguna d'aquestes modificacions és que, en tot cas, es respecti la voluntat del fundador/a i l'interès fundacional o de la fundació. Per tal de fer el canvi, cal justificar davant del Protectorat el motiu del canvi i que aquest és beneficiós per a l'esperit fundacional.
Canvi de nom
La denominació d’una fundació sempre ha de contenir el tipus de persona jurídica que és i, per tant, sempre hi haurà de figurar en la seva denominació la paraula Fundació. (article 331-9.a del Codi civil de Catalunya).
A més, caldrà que no coincideixi amb una ja existent i que no dugui a error en les finalitats o activitats que la fundació vol dur a terme per tal d’aconseguir els objectius fundacionals.
Per tal de poder modificar el nom d’una fundació ja constituïda, i que ja consti al registre de Fundacions, caldrà en primer lloc un acord del patronat, adoptat per la majoria, que marquin els seus estatuts per a una modificació estatutària. En aquest cas, tot i que només és modifiqui l’article primer relatiu al nom de l’entitat, s'enten que és una modificació d'estatuts pel que fa al tràmits que demana Registre i la necessitaat d'elevar-ho a públic en escriptura notarial.
En l’acord de modificació han de constar el compliment dels quòrums exigits als estatuts i la conveniència del canvi per a l’interès de la fundació. Així com, si s'ha tingut en compte la voluntat dels fundadors i la nova redacció de l’article estatutari relatiu a la denominació.
L’acord del Patronat s’ha d’elevar a escriptura pública, de la qual s’ha de presentar una còpia autèntica en el Registre de Fundacions, juntament amb la sol·licitud d’inscripció normalitzada i el justificant del pagament al qual està subjecte el procediment de modificació d’estatuts (article 335-1 del Codi civil de Catalunya)
Renovació del patronat
El patronat sempre ha d'estar format per un mínim de tres patrons/es. Tot i això, els estatuts de la fundació poden establir un nombre superior de patrons o bé un mínim i un màxim.
A més de la composició, els estatuts han d'establir la durada del seu càrrec.
En el cas dels patrons/es, es pot establir que la seva durada sigui vitalícia o bé que estiguin subjectes a un mandat determinat.
En aquest segon cas, un cop arribat la fi del seu mandat, el patronat s'hauria de renovar per acord de patronat reunit segons els quòrums legalment establerts en estatuts i per la majoria adient per aquests tipus d'acord. Finalment, l'acord de patronat s'haurà de portar a notari per tal de legitimar les signatures i inscriure al Registre per tal que consti degudament inscrita la darrera composició del patronat de la fundació.
A més, en el cas de vacants dins el patronat, bé sigui per baixes voluntàries com disciplinàries, aquestes també s'hauran de cobrir per acord de patronat i finalment comunicar al Registre de Fundacions en les mateixes condicions que en el supòsit anterior.
Quan el nombre de membres en actiu sigui inferior al nombre de patrons que els estatuts fixen per constituir vàlidament el patronat, actuar i adoptar acords, el protectorat els pot requerir que restableixin el nombre mínim de patrons/es. Si no ho fan en un termini de trenta dies, el protectorat pot completar el patronat fent els nomenaments necessaris o, si escau, pot instar la dissolució de la fundació.
Modificació dels estatuts
Un dels tràmits més freqüentats d'una fundació és la modificació dels estatuts. Sovint una fundació pot necessitar modificar els seus estatuts pels motius que segueixen:
• Per tal d'apartar les activitats que fa a les seves finalitats i així decidir ampliar-les o modificar-les.
• Per modificar el seu àmbit d'actuació
• Per modificar períodes i requisits de convocatòria del patronat si és el cas
• Per modificar l'estructura interna del patronat, per exemple, ampliar o disminuir composició, o bé modificar la durada dels mandats.
• Per modificar la regulació i causes del conflicte d'interessos.
• Modificada la durada de l'exercici econòmic
• Entre d'altres
El més important a l'hora de fer una modificació dels estatuts de la fundació és que l'acord s'aprovi en reunió de patronat amb els quòrums que estableixin els estatuts de l'entitat per aquest tipus de modificació i que en el certificat de l'acord es justifiqui i s'argumenti la necessitat de la modificació i el benefici que suposa per la fundació, així com acreditar que en tot moment es respecta la voluntat fundacional.
Caldrà elevar a públic l'acord i per tant anar a notari i fer escriptura pública amb l'acord de reunió de patronat i els estatuts modificats. Es presentarà l'escriptura pública, la sol·licitud d'inscripció i el justificant del pagament de la taxa a Registre.
Canvi de domicili
Quan parlem del domicili de les fundacions d'àmbit autonòmic català i per tant inscrites al registre de fundacions de la Generalitat de Catalunya i regulades per la Llei 4/2002 de 24 d'abril, cal que el domicili estigui situat a Catalunya i s'ha d'establir al lloc on l'òrgan de govern tingui la seu o al lloc on l'entitat dugui a terme principalment les activitats.
Quan l'entitat fa un canvi de domicili, és necessari que s'acordi a reunió de patronat. En aquest cas, es considera una modificació estatutària i, per tant, cal que l'acord s'adopti amb el quòrum previst en els estatuts per una modificació d'estatuts.
S'hauran de justificar les motivacions del canvi i que es fan en benefici de la fundació i respectant l'interès fundacional.
En aquest sentit també és necessari que l'acord s'elevi a escriptura pública, tal com ja s'explicava en el cas de la modificació d'estatuts, i es presenti a registre de fundacions l'escriptura pública, la sol·licitud d'inscripció del tràmit i el justificat de pagament de la taxa.
Declaracions Responsables
Amb la reforma de la Llei 4/2008, es va preveure una actuació menys intervencionista del Protectorat donant més responsabilitats als patrons/es en les conseqüències de les seves decisions.
Els patrons/es han d’exercir les seves funcions amb la diligència d’un bon administrador/a, d’acord amb la llei i els estatuts, i servir el càrrec amb lleialtat a la fundació, en interès de la qual han d’actuar sempre (332-8 del Codi civil de Catalunya).
En aquest sentit cal acreditar en tot moment que els patrons/es, a més d’actuar amb diligència, ho fan sempre respectant la voluntat dels fundadors/es i defensant l’interès de la fundació per sobre dels seus propis interessos.
Així cal destacar tres tipus d’actuacions on el patronat ha de presentar declaració responsable:
· Declaracions responsables d’actes de disposició patrimonial
· Declaracions responsables de relacions laborals amb patrons/es
· Declaracions responsables d’operacions amb patrons/es i/o persones vinculades
Per tal d’emetre una declaració responsable cal fer-ho amb un formulari normalitzat en el que cal indicar:
· el nombre de patrons presents a la reunió.
· el quòrum, que en tot cas haurà de ser d’un mínim de les 2/3 parts del total de patrons que formen el patronat
· i l’acord respecte el qual el patronat emet la declaració responsable
Aquesta declaració ha d’anar signada per tots els patrons/es que han participat en la votació i s’ha de presentar a Registre juntament amb la sol·licitud d’entrada del tràmit i acreditant el pagament de la taxa corresponent.
