Les 6 claus de la comunicació interna dins de la nostra entitat

Els principals destinataris de la comunicació interna d’una associació són la seva base social, el voluntariat i l’equip de professionals que treballen a l’entitat. Per tant, aquests col·lectius són els principals subjectes, actius i passius, de la comunicació de l’organització.

Una entitat ha de tenir en compte que una base social compromesa o un voluntariat arrelat, sempre seran els millors ambaixadors i els que poden fer arribar la missió i activitat de l’associació arreu.

Quant a l’equip tècnic, és fonamental disposar d’un grup de professionals motivats que, a banda de fer bé la feina, s’estimin l’entitat i es sentin identificats amb el seu projecte.

Per aquest motiu és molt important fer-los partícips de les decisions de l’entitat i involucrar-los en la missió de l’associació.

Tradicionalment, la comunicació interna s’ha vinculat al departament de Recursos Humans o de comunicació, tot i que, a vegades, també depèn de les àrees de socis i sòcies, de voluntariat o de participació.

En tot cas, sempre s’hauria de tenir en compte que, per comunicar bé, existeix la necessitat de tenir una visió global i integral de l’entitat i de la seva comunicació.

Per aquest motiu, els primers que haurien de realitzar una bona comunicació són les persones responsables, és a dir, equips de coordinació o direcció.

Dins de l’entitat podem identificar les següents figures clau per a la comunicació dins de l’entitat:

• Equips directius i de coordinació: han de disposar de les habilitats comunicatives necessàries perquè la comunicació interna funcioni correctament.
   
• Persones que centralitzen o distribueixen informació: tant les persones que es dediquen a l’atenció telefònica i administrativa, com les que gestionen les xarxes socials de l’entitat, han de disposar de la informació necessària de l’entitat i l’han de saber comunicar de forma clara.
   
• Persones que es dediquen a la coordinació d’equips de treballadors, de voluntariat, d’usuaris o de socis: és bàsic que les persones que es dediquen a coordinar equips donin la informació i directrius oportunes als col·lectius que en depenen.
   
• Persones influents dins l’organització: és important tenir en compte  les persones que són influents dins de l’entitat i que poden ser líders d’opinió.

Dos temes primordials a determinar són: quina informació ha de rebre cada persona i per quina via s’ha de fer arribar.

Molt sovint, a les entitats hi ha persones que se senten desmotivades i, per això, no hi participen d’una manera més activa. Alguns dels motius pels quals els diferents col·lectius experimenten aquesta desafecció amb l’entitat són els següents:

• Les persones creuen que no estan rebent la informació que necessiten o els interessa.
   
• Les persones desconeixen les vies de comunicació interna de l’entitat i, per tant, no poden accedir a la informació necessària.

Per aquest motiu, s’ha de determinar qui rep la informació, què li arriba i per quin canal, ja que l’objectiu fonamental de la comunicació interna és motivar la gent que forma part de l’entitat, despertant el seu interès i generant la seva participació activa.

Algunes de les eines i recursos que podem fer servir per disposar d’una bona comunicació interna són les següents:

• Elaborar missatges i continguts en clau positiva: és important valorar la feina i participació de totes les persones integrants de l’entitat per dur a terme les finalitats de l’entitat i complir amb la seva missió.
   
• Proposar formacions i espais de participació per a les persones que formen part de l’associació: d’aquesta manera, a l’hora que augmenta el nivell de coneixements, tant del personal tècnic com de la resta de persones que col·laboren amb l’organització, també s’afavoreix un bon clima perquè es genera un sentiment de confiança, reconeixement i d’obtenció d’un benefici social.
   
• Informar de tots els processos de l’entitat: una qüestió valorable per part dels diferents col·lectius és rebre informació del que s’està fent dins l’entitat en cada moment: projectes, plans de treball, presa de decisions, etc., i alhora fomentar el treball col·laboratiu.
   
• Utilització eficient de les xarxes socials: l’entitat ha de establir un sistema d’aprofitament intern de les xarxes socials a l’hora de comunicar. A vegades, no es necessari dissenyar una intranet o portal del treballador, el qual estigui infrautilitzat o que no serveixi per donar compliment a la finalitat amb la qual es va crear.

Una qüestió que es pot potenciar és que les persones que formen part de l’entitat s’engresquin en accions de difusió de l’activitat pròpia a les xarxes, utilitzant els canals de difusió de l’entitat o inclús els seus propis.

• Involucrar tots els col·lectius a les diferents activitats de l’entitat: més enllà del lloc concret que ocupen les persones dins l’organigrama de l’entitat, és molt recomanable que l’entitat faciliti la informació de tota la seva activitat i ajudi les persones a sentir-la seva i així fomentar la participació per part de tothom.
   
• Crear espais atractius: s’ha de canviar el paradigma que determinats espais són molt complicats o no interessen. Per exemple, en el cas de la base social, en lloc de fer assemblees rígides, on la informació és poc entenedora, en ocasions molt tècnica, o que sembla que les decisions ja estan preses, es pot optar per assemblees més dinàmiques, motivadores i que convidin a la participació. Amb aquest nou plantejament es pot aconseguir eradicar aquesta percepció de que a l’assemblea mai hi ha gaire quòrum.

Finalment, un tema cabdal que l’entitat ha de valorar és que si vol millorar els sistemes de comunicació interna i fomentar la participació, s’ha d’estar en condicions per tenir-la en compte, canalitzar-la i incorporar-la a l’entitat, ja que si s’estableixen mecanismes perquè la gent participi i després no es reconeix adequadament aquesta participació ni s’incorpora correctament a l’entitat, es pot provocar un sentiment de frustració en els diferents col·lectius que col·laboren amb nosaltres.