5 aspectes clau per fer una bona acollida a les entitats

Aquest és el primer aspecte que cal tenir en compte quan algú s’acosta a l’entitat i explica que en vol formar part. Voler participar significa tenir motivacions per transformar una realitat i, per tant, en el moment en què per la porta de l’organització entra una persona amb ganes de col·laborar en la missió de l’entitat, s’ha de saber extreure quins són els motius que l’han portat fins allí. Cal saber què li interessa per poder afinar adequadament les tasques que se li poden encomanar als interessos personals.

Les entitats han de reflexionar, des del primer instant, quins són els motius que tenen les persones per a associar-se i generar-les l’interès per tal que s’hi incorporin. És evident que no hi ha receptes màgiques per augmentar els interessos i motivacions de la ciutadania o la població a la qual ens volem dirigir, però sí que resulta interessant cercar fórmules per captar l’atenció de la nostra tasca. Per exemple, adaptar el nostre treball a problemes d’actualitat o mostrar compromís amb un col·lectiu concret durant un període llarg.

Les entitats han de facilitar processos d’aprenentatge i generar dinàmiques col·lectives per a la transformació social. La participació en una organització és inherent a l’existència dels canals i dels espais necessaris per tal de facilitar que les persones puguin desenvolupar els seus interessos i assolir els objectius compartits amb d’altres. Per tant, necessari definir els espais de participació, els rols i graus de compromís existents per tal de poder-los explicar en el moment en què una persona s’apropa a l’entitat.

Saber participar implica que les persones que s’acostin a l’entitat han de conèixer les necessitats de la seva realitat més propera i ser conscients que les entitats són espais de mobilització col·lectiva, d’aprenentatge i de relació amb altres persones. Les organitzacions han de treballar per facilitar que les persones vulguin, sàpiguen i puguin participar en el dia a dia de l’entitat. En el procés d’acollida s’han de tenir presents aquest tres aspectes per saber-los:

• Detectar. Amb les actituds, les motivacions,...
• Canalitzar. Configurar els espais en què podrà participar.
• Potenciar. Especialment les seves habilitats, els coneixements,...

La base d’una acollida adequada a una entitat parteix d’una actitud de respecte, empatia i voluntat de cohesionar a la base social amb l’objectiu de generar el bon ambient necessari. No hi ha millor manera de fer l’acollida a les persones que s’acosten per primera vegada a l’entitat que fer-ho amb empatia, amb calidesa i paciència quan es dirigeixen a nosaltres. És important tenir en compte alguns consells com l’escolta activa, mirar als ulls, no escatimar somriures, atendre amb educació i no fer esperar.

Així doncs, per tal de fer una bona acollida i fidelitzar la base social des del moment en què aquesta posa els peus per primera vegada a l’entitat i durant tota la seva trajectòria, cal posar al centre les necessitats de les persones i avançar en una cultura organitzativa basada en els valors de la cura, en què es tenen en compte els sentiments, les emocions i la gestió dels conflictes. La cura ha de ser un objectiu de l’entitat i s’han de realitzar les accions adients per crear un clima adequat.

La comunicació ha de fer-se present i tenir un paper important en cada una de les àrees que componen l’organització i, en l’acollida, no és pas diferent. Comunicar és posar en comú i construir col·lectivament i, per tant, la comunicació ha d’estar al servei i ser part de la missió de l’organització. Cal pensar en una comunicació global, participativa, inclusiva, transversal i estratègica. També en una comunicació lliure d’estereotips i prejudicis i que sigui respectuosa amb els col·lectius més vulnerables.

La capacitat comunicativa que tingui l’entitat, condicionarà els resultats i s’ha de tenir en compte que tot allò que fa l’entitat comunica:

• Llenguatge i imatges. L’ús d’un llenguatge poc complex i inclusiu amb imatges respectuoses i que no reprodueixin tòpics o estereotips.
• Una seu acollidora. La distribució de l’espai està carregat de simbologia i pot condicionar els nostres canals de comunicació. La seu de l’entitat ha de ser un espai el més acollidor possible, accessible i amb un horari d’atenció establert.
• Documentació. Els documents de l’entitat, des de cartells a presentacions, han de ser de qualitat, sense faltes d’ortografia, ben fotocopiats i amb un format de lletra igual, clara i uniforme.
• La comunicació no verbal. El cos i els gestos donen informació del que es pensa i, per tant, s’han de tenir sempre en compte.

L’acollida és responsabilitat de tota l’entitat, ha de formar part de la seva cultura organitzativa i no és una única persona la que s’ha d’encarregar d’aquesta funció. Per tant, les persones que en formen part haurien de tenir la predisposició de rebre a l’entitat noves persones i facilitar un inici adequat de la seva vinculació. D’altra banda, també resulta interessant la creació d’una comissió que vetlli per la cura interna de les persones i que quan alguna s’incorpori a l’entitat tingui un referent que l’acompanyi i que en faci de l’estada una experiència gratificant.