Com domiciliar els rebuts d’una entitat: sistemes i terminis

El càrrec directe SEPA (Zona Única de Pagaments en Euros, per les seves sigles en anglès) permet fer un càrrec/cobrament en el compte de la persona deutora (sigui física o jurídica). La persona deutora és la que ha de pagar. En aquest cas, es tracta de la domiciliació de rebuts als socis/es o participants de l’entitat per cobrar la quota periòdica.

Com que segueix la norma SEPA, aquesta domiciliació es pot realitzar en imports en euros entre els països que formen part d’aquesta zona.

Hi ha dos tipus de càrrecs:

• Bàsic o Core: es poden fer cobraments a un deutor/a ja sigui consumidor/a, empresa o autònom/a. Com a entitat del tercer sector aquesta és la via per a poder girar els rebuts als socis/es o participants. En aquest recurs s’explica el càrrec bàsic.
• B2B: es poden fer cobraments entre no consumidors/es, és a dir, empreses i/ o autònom/es. El període de devolució és reduït.

Gestionar els rebuts a través del càrrec directe SEPA comporta beneficis tant per a l’entitat com per a les persones que han de pagar. Per a l’entitat suposa un estalvi de temps sobretot quan s’han de fer cobraments amb una periodicitat superior a l’anual.

També és un sistema beneficiós per a aquelles entitats que hagin de fer el cobrament a un gran nombre de persones ja que suposa un cost i tramitar-ho a poques persones pot no ser rendible. A més, permet a l’entitat assegurar-se, dins del possible, que el soci/a farà el pagament cada vegada, tot i que ja s’explicarà en quins supòsits la persona pot rebutjar fer el pagament.

Per a la persona que ha de fer el pagament també és un sistema còmode, perquè un cop es comuniquen les dades a l’entitat ja es pot oblidar de fer altres gestions. Aquesta facilitat, a més, pot afavorir la permanència en l’entitat.

Malgrat tot això, s'ha de tenir en compte que no és un sistema de cobrament immediat, per tant, si es necessita liquiditat al moment, caldrà emprar altres vies.

Totes les entitats bancàries ofereixen la possibilitat de fer servir la domiciliació bancària. En tot cas, cal demanar-ho al banc de l’entitat social per tal que generi l’identificador de creditor/a. El creditor/a es refereix a l’entitat (o persona) que ha d’emetre el cobrament per rebre els diners

També és necessari passar una sèrie de gestions amb el propi banc, que es poden agilitzar si ja s’ha treballat prèviament amb aquesta entitat. Des de l’inici cal tenir clares les tarifes i condicions que ofereix el banc per fer aquesta gestió i, fins i tot, es poden negociar. En aquest moment caldrà saber el cost de girar els rebuts i altres despeses.

Un cop s’ha arribat a l’acord amb el banc, l’entitat ha de verificar que té la capacitat material i personal de complir els requisits per poder-se comunicar amb l’entitat bancària. La principal exigència és la creació d’arxius amb el format ISO20022XML, el format que poden executar els bancs. Per tant, l’entitat s’ha d’assegurar que els programes de comptabilitat compleixen els requisits SEPA i que hi ha alguna persona que ho sap gestionar.

Per poder domiciliar els rebuts l’entitat necessita tenir l’IBAN de les persones a qui ha de fer el cobrament. Es tracta d’un codi bancari que permet identificar cada compte i que consta de 24 caràcters.

Anteriorment, les domiciliacions es podien fer amb el número de compte, per tant, s’ha de comprovar que es tingui l’IBAN de les persones a cobrar. Aquest pot ser un bon moment per actualitzar la base de dades de l’entitat. De fet, una manera d’obtenir aquesta informació és trucar directament a les persones necessàries. Quan es contacti es pot aprofitar per actualitzar altres dades que manquin i verificar les que ja es tenen.

D’aquesta manera es podrà fer neteja dels contactes, sobretot si és una entitat amb llarga trajectòria i amb una base de dades poc actualitzada, i s’evitarà tenir un gran volum de rebuts impagats un cop passada la remesa.

Malgrat tot, fer la compilació de dades manualment pot suposar molta feina per a l’entitat, per això s’ha de tenir en compte que l’IBAN també es pot crear amb eines en línia a partir del número de compte. A més, el número BIC no és imprescindible perquè ja hi ha programes que el generen automàticament a partir de l’IBAN o es pot deduir amb alguns programes a través d’internet.

En els formularis d’inscripció o alta de soci/a a l’entitat (siguin digitals o en paper) s’hauria d’incloure un epígraf per l’IBAN i, fins i tot, es pot indicar amb caselles o espais el nombre de caràcters que s’han de posar, per evitar que la gent només posi el número de compte.

En aquesta comunicació per a la recepció de les dades bancàries també s’ha d’incloure el mandat SEPA, per tal de seguir la normativa per poder fer els càrrecs directes SEPA. És convenient guardar la versió en paper com a comprovant.

Cal tenir en compte el període per a la presentació d’un càrrec SEPA, és a dir, enviar la remesa a l’entitat bancària un determinat nombre de dies abans del cobrament. Aquest termini variarà segons diversos factors, per exemple, si es tracta del primer càrrec, amb la qual cosa caldrà tenir-lo clar.

La primera vegada que es gestiona amb el banc el cobrament de rebuts, s’ha d’enviar a l’entitat financera com a mínim amb antelació de cinc dies hàbils interbancaris, és a dir, els dies que els bancs realitzen operacions bancàries, normalment deixant fora els festius nacionals, en qualsevol cas és millor consultar-lo amb el banc. Posteriorment, només calen 2 dies d’antelació.

També cal tenir en compte les hores de tall, això significa que a partir d’una hora concreta l’operació pot comptar que és del dia següent, per tant, per assegurar els terminis es pot enviar l’ordre 6 dies abans en lloc de 5, o 3 en comptes de 2, per a gestions posteriors a la primera.