Requisits i aspectes a tenir en compte a l'hora de domiciliar els rebuts d’una entitat
Comparteix
Per executar el càrrec directe SEPA s’ha d’obtenir prèviament el consentiment de la persona a qui se li cobrarà.
Com ja es va explicar en el primer recurs, el càrrec directe SEPA té una sèrie de requisits per complir amb la normativa vigent per a domiciliar els rebuts. Un d’aquests requisits és tenir el consentiment de la persona a qui se li tramitarà el cobrament a través del compte proporcionat.
Què és el mandat SEPA?
El mandat o ordre de domiciliació és un document entre el creditor/a (l’entitat social) i el deutor/a o pagador/a, a través del qual la persona que ha de pagar autoritza i dona el seu consentiment al creditor/a per fer els cobraments i a la seva entitat financera a carregar-los.
El mandat ha d’estar subscrit per la persona que ha de pagar com a titular del compte on es farà la càrrega o persona en disposició de poder atorgar aquesta autorització.
Per exemple: una associació pot tenir un soci/sòcia, amb les seves dades, però la domiciliació es pot carregar en el compte d’una altra persona, com ara, del pare o mare. En aquest cas, també seran necessàries les dades i l’ordre de domiciliació de la persona a la qual se li farà el cobrament, que és diferent de la que consta com a sòcia.
Cal tenir en compte que l’entitat ha de guardar aquest document, signat, mentre estigui en vigor, durant el reemborsament i durant el temps que estableixi la llei de conservació de documents un cop cancel·lat.
Aquest document pot ser en paper o digital. Encara que es tingui en paper caldrà posteriorment digitalitzar les dades, però es recomana mantenir el paper com a prova d’autorització.
Quin format ha de tenir el mandat
Aquest document d’autorització ha de seguir la normativa SEPA i, per tant, obligatòriament ha d’incloure les dades següents:
- Encapçalament indicant que es tracta d’un mandat de càrrec directe SEPA.
- Indicar si és bàsic (Core) o B2B.
- Referència única del mandat: número que identifica el document de l’ordre de domiciliació.
- Nom i domicili de la persona que ha de pagar.
- IBAN de la persona que ha de pagar.
- BIC de la persona que ha de pagar: el número d’identificació del banc.
- Nom i identificador de l’entitat creditora.
- Direcció de l’entitat (associació o fundació).
- Tipus de pagament: recurrent o únic.
- Data i lloc de la firma.
- Firma de la persona que dona el consentiment.
Aquí es presenta un model de text per a incloure en l’ordre SEPA: "Mitjançant la signatura d'aquest formulari d'ordre de domiciliació, vostè (el deutor/a) autoritza a (A) (nom de l’entitat) a enviar ordres a la seva entitat financera per carregar al seu compte i (B) a l’entitat financera per carregar els imports corresponents al seu compte d'acord amb les instruccions del (nom del creditor/a).
Vostè té dret al reemborsament per la seva entitat financera d'acord amb els termes i condicions del contracte subscrit amb aquesta. La sol·licitud de reemborsament haurà de ser instada per part seva en el termini màxim de 8 setmanes a partir de la data en què es va fer el cobrament en el seu compte".
Impossibilitat per rebre un cobrament
Un cop l’entitat emet la remesa de quotes a cobrar, els dies posteriors ha de vigilar com es desenvolupa aquest procés perquè hi poden haver rebuts impagats i això pot variar els càlculs de l’entitat.
Durant els cinc dies hàbils posteriors, el banc que ha emès els rebuts pot comunicar la impossibilitat de fer el cobrament, per exemple, si es tracta d’una sol·licitud errònia, si manca informació o no és correcta o si el compte de cobrament està cancel·lat. El banc de la persona que ha de pagar podrà fer la devolució, per exemple, per manca de fons suficients.
La persona a qui se li fa el cobrament pot retornar el rebut en un període de vuit setmanes pel motiu que sigui. Per últim, en cas que el soci/sòcia o persona a qui se li fa el cobrament detecti que no està autoritzat, perquè no hi ha l’ordre de domiciliació, ho haurà de comunicar a la seva entitat bancària en un termini màxim de 13 mesos. En aquest temps també es poden retornar els rebuts incorrectes.
En cas que la devolució sigui correcta, el banc serà l’encarregat de fer la devolució o indicar la manera per rebre els diners que s’hagin cobrat erròniament.
Pot succeir que una persona retorni el rebut, però que posteriorment comuniqui a l’entitat social la seva intenció de pagar la quota. En aquest cas, és recomanable proporcionar una via alternativa per pagar, per exemple, a través de transferència, perquè fer nous girs pot suposar un cost.
A més, és adient analitzar el nombre de rebuts retornats per tal d’extreure’n conclusions que ajudin a l’entitat a millorar aquest punt, per exemple, emetent la remesa en una altra data o permetent el pagament fraccionat.
En tot cas, és important complir amb la normativa per tal d’evitar problemes amb els cobraments, ja que això pot suposar un daltabaix per a l’entitat i pot minvar la credibilitat sobretot entre els associats/associades.
