Organització i gestió interna d’equips i projectes

Les persones són el motor de tota organització. Per a les entitats sense ànim de lucre que treballen amb projectes, ser capaç de fer una gestió adequada dels equips que duran a terme aquests projectes és primordial per a que aquests es desenvolupin de manera exitosa. Fabricio Busi, director de l’àrea de Consultoria i Estudis de la Fundació Pere Tarrés, exposa en aquest nou webinar de Xarxanet alguns consells i eines per a una bona organització i gestió interna d’equips i projectes a les entitats.

 “La gestió de projectes té a veure amb com gestionar els recursos que tenim per a desenvolupar la nostra tasca de la millor manera possible”, comença Fabricio Busi. Així, una gestió eficaç dels equips i els projectes de l’entitat es traduirà en un gran nombre de beneficis: maximitzar l’impacte social, assegurar la transparència i la responsabilitat, millorar la capacitat d’adaptació, caminar cap al desenvolupament personal de l’equip, avançar cap a la sostenibilitat i la diversificació d’ingressos, optimitzar recursos...

Amb tot, la gestió interna a les entitats és una qüestió complexa, amb moltes dimensions, que és important tenir en compte. El webinar posa el focus en algunes qüestions que considera primordials per a que les entitats puguin començar a tendir cap als beneficis esmentats.

Estructures organitzatives

Per tal de posar una base sobre la que estructurar la sessió, Fabricio Busi exposa les diferents formes que pot tenir una organització, perquè, depenent del tipus d’estructura organitzativa, la gestió tindrà especificitats.

Per començar, l’estructura més tradicional, la jeràrquica, es caracteritza per una cadena de comandament totalment vertical. Té alguns beneficis, com una millor supervisió i claredat, així com la possibilitat de promoció. Tanmateix, aquestes organitzacions no són massa democràtiques, i manquen flexibilitat, innovació i comunicació.

A l’altre extrem hi ha les estructures planes, on hi ha pocs o cap nivell intermedi entre la direcció i l’equip. Les entitats amb aquesta estructura ofereixen una major agilitat i comunicació, i també promouen l’apoderament de les persones que hi treballen. Alhora, faltarà claredat en els rols de treball i ofereix unes oportunitats d’ascens més minses i molta menys estabilitat al llarg del temps si l’organització creix.

Entre mitges se situen les estructures matricials, que combinen aspectes de les dues estructures anteriors. Les avantatges d’aquestes estructures són la flexibilitat, la compartició de recursos i la promoció de la col·laboració. Per contra, aquest tipus d’estructures tenen la problemàtica que l’autoritat pot arribar a confondre’s i poden aparèixer conflictes per la dificultat a l’hora d’administrar-les.

Finalment, Fabricio Busi presenta l’organització TEAL, “un esquema molt trencador ara encara”. Es tracta d’una estructura organitzativa basada en l’autoorganització, on els diferents equips tenen plena autonomia en la seva gestió, cosa que genera un sentiment de plenitud en les persones i permet generar relacions de confiança. Una de les característiques de les organitzacions TEAL és que van més enllà de les metes financeres o de mercat, en tant que tenen un propòsit evolutiu, sempre cap a una millora de la societat.  

Enquesta participativa: estructura i lideratge efectiu

A la meitat del webinar, Fabricio Busi proposa a les entitats que responguin una enquesta assenyalant quina és l’estructura de la seva organització i quina funcionaria millor. La majoria de les persones participants en el webinar indiquen que la seva organització és jeràrquica, però que l’estructura que millor funcionaria seria la TEAL, seguida molt de prop per la matricial.

L’enquesta també pregunta als i les assistents quines són les quatre qualitats que ha de tenir el lideratge d’una organització exitosa. La majoria de vots van a parar a desenvolupar i compartir la missió comuna, liderar el canvi desitjat, comunicar de manera efectiva i amb entusiasme, i motivar i obtenir el màxim de la resta de persones.

Fabricio Busi afirma que els resultats de l’enquesta realitzada en directe no emmirallen la realitat recollida per una sèrie d’enquestes a més de 189 mil persones d’organitzacions de tot el món, que indica els quatre trets que expliquen el 89% de la variància entre els resultats de les organitzacions. Segons aquest estudi, les quatre qualitats que ha de tenir el lideratge d’una organització exitosa són: resoldre problemes de manera efectiva, operar amb una forta orientació a resultats, treballar buscant perspectives diferents i donar suport als altres.

Projecte: definició i rols

Fabricio Busi continua definint el concepte de ‘projecte’, com un “esforç temporal que es duu a terme per a crear un producte, servei o resultat únic”, amb unes característiques concretes: una temporalitat determinada, la producció d’un resultat únic, amb uns mitjans definits i uns objectius clars i mesurables, i uns recursos limitats.

Un altre aspecte fonamental per a la gestió eficaç de projectes és la definició dels rols i responsabilitats de les persones participants segons les seves competències. Per fer això, explica el ponent, cal fer una anàlisi detallada i una descripció clara de cadascun dels llocs existents a l’organització, i garantir la comunicació constant i la transparència entre departaments i rols.

Una de les eines que Fabricio Busi recomana al webinar per a la definició d’aquests rols és la Matriu RACI, acrònim dels quatre rols bàsics d’un projecte, que poden ser ocupats per una o més persones: responsable, aprovador, consultat i informat.

Seguiment i avaluació

Fer un seguiment estricte del desenvolupament dels projectes és essencial per al seu èxit. L’avaluació en el transcurs del projecte permet mesurar el seu progrés, identificar les possibles àrees de millora i, finalment, garantir el compliment dels objectius. Fabricio Busi esmenta quatre indicadors clau del rendiment d’un projecte: impacte social en el grup o la comunitat objecte (nombre de persones beneficiàries, augment del seu accés a serveis...), eficiència operativa (pressupost gastat, compliment de terminis...), qualitat i satisfacció de les persones beneficiàries (satisfacció vers als serveis, compliment d’expectatives...) i participació i col·laboració entre socis i de la comunitat.

Per tant, es tractarà de fer un seguiment constant del projecte segons aquests indicadors, cosa que permetrà anar adaptant el projecte i l’equip. En aquest sentit, segons el ponent, l’avaluació contínua basada en un monitoratge regular, l’anàlisi de resultats i la retroalimentació constant, permetrà incorporar ajustos i millores en el sistema de treball de manera adaptativa i flexible.

Metodologies per a una gestió eficaç

Seguidament, Fabricio Busi posa sobre la taula les metodologies Agile, que defineixen una manera de gestionar els projectes molt diferents a les utilitzades fins ara, especialment perquè es basa molt en una programació de treball que posa les necessitats dels equips per davant dels beneficis perseguits.

Concretament, el ponent assenyala dos d’aquestes metodologies: el mètode KanBan, una metodologia visual per a fer un seguiment dels fluxos de treball encarada a limitar el treball en curs implementar polítiques de processos i evolucionar experimentant i redefinint; i el mètode Scrum, originat en l’àmbit del desenvolupament de programari i basat en iteracions curtes i lliuraments incrementals, ràpids i continus, amb el característic “cicle de l’sprint”, de 2 a 4 setmanes.

6 claus per a l’èxit

Fabricio Busi tanca la sessió amb l’esment de sis claus que poden garantir l’èxit en la gestió de projectes: complir els terminis d’entrega o finalització de tasques, organitzar i donar seguiment als lliurables, assegurar una metodologia de seguiment de despeses, comunicar les actualitzacions a l’equip, documentar degudament la informació del projecte i planificar i programar reunions periòdiques.