Claus per promoure reunions eficaces i útils

Hem de tenir clars quins són els objectius i el propòsit de la reunió, concretar l'ordre del dia el temps que calculem que dedicarem a cadascun dels temes a treballar. Si hem de tractar moltes qüestions i ja preveiem que no disposarem de temps suficient, val la pena seleccionar prèviament els punts prioritaris i deixar la resta per a una propera trobada.

En funció del contingut, identificarem les i els assistents adequats i els convidarem a participar. Cal que siguin persones que coneguin o estiguin relacionades amb el tema/temes a tractar perquè les intervencions i aportacions siguin útils i es puguin assolir els objectius previstos.

Un principi a tenir en compte és que no totes les persones cal que participin a totes les reunions. D'aquesta manera, evitarem la saturació de reunions que pot portar a la desmotivació.

A l'hora de planificar la reunió, cal seleccionar la data i hora més adients perquè tothom hi pugui estar present. Una eina interessant per simplificar aquesta tasca és mitjançant un Doodle, un servei gratuït que permetrà que les persones assistents puguin triar i votar quines són les opcions més adequades en funció de la seva disponibilitat.

Un cop establerta la data, farem arribar la convocatòria amb un mínim d'antelació (10 o 15 dies), informant sobre dia i hora decidits, lloc de la reunió i durada prevista.

Sobre aquest darrer aspecte, hem de tenir clarament establertes una hora d'inici i una d'acabament. També cal tenir en compte que una reunió massa llarga -més de tres hores- anirà en detriment de l'atenció i participació de les persones que hi assisteixin.

És important preparar la documentació i els materials que necessitarem i fer-los arribar amb temps per ser consultats abans de la trobada. D'aquesta manera, les persones assistents podran preparar les seves aportacions i plantejar els seus dubtes i preguntes.

Podem enviar aquests documents per correu electrònic però comptem també amb diverses eines virtuals que poden facilitar-nos aquesta tasca com Dropbox, Google Docs, etc...

• Establim un moderador o moderadora que:
  • -dirigeixi la reunió, reguli les intervencions i convidi a la participació
  • garanteixi el compliment de l'agenda
  • administri el temps i vetlli perquè es compleixin l'horari establert
     
• Si és necessari i no es coneixen d'ocasions anteriors, invitarem a totes les persones assistents a presentar-s'hi i recordarem els motius pels quals hi són presents.
   
• Cada punt de l'agenda començarà amb presentació per part de la persona moderadora sobre el tema a tractar. Per facilitar la comprensió podem utilitzar gràfics, quadres, powerpoints... o comptar amb la intervenció d'un/a ponent expert. Posteriorment, podrà iniciar-se el debat i plantejar-se opinions, dubtes, posicionaments... Si és l'objectiu, caldrà després prendre decisions o acords.
   
• Cuidem que les intervencions siguin breus, clares i ordenades i que no es desviïn del tema a tractar.
   
• Abans de passar d'un tema a un altre, resumirem i exposarem les principals conclusions adoptades.

És important elaborar l'acta on recullin els temes tractats, les principals opinions que s’han exposat i les conclusions i acords que s’han pres. També hauran de constar el nom de les persones que hi han participat i la data de celebració.

Farem arribar l'acta a totes les persones assistents perquè revisin si tot ha quedat clar (o si falta alguna de les qüestions tractades) i puguin recordar les conclusions i tasques assumides per cadascuna.

D'aquesta manera, a més de permetre'ns fer seguiment dels acords establerts, aquest document ens servirà com a punt de partida de cara a la propera reunió que convoquem.