Com millorar el desenvolupament de les reunions (II)

Lluís Vaño (Direcció i conducció de reunions [2006]) classifica les reunions en dos tipus. La tria d’una opció o altra dependrà del tema a tractar, de l’objectiu a assolir amb aquesta i de l’estil i cultura de l’organització.

• Reunions informatives: Aquelles on es vol donar a conèixer diferents aspectes i/o elements, sense que hi hagi l’aportació dels assistents. En aquestes trobades, la persona encarregada de l’exposició ha de ser clara, precisa, il·lustradora i eficaç.

• Reunions participatives: Aquestes trobades tenen com a objectiu la resolució de problemes i/o la millora de situacions amb la implicació dels equips. La persona encarregada de dinamitzar la reunió ha d’establir un mètode per recollir les propostes i sintetitzar-les. Aquest fet comporta una major dedicació en la preparació i el desenvolupament de la mateixa, però, a la vegada, possibilita una major implicació dels participants i conèixer el grau de comprensió d’aquests.

Pel que fa a l’estil de la persona encarregada de la dinamització, Vaño parla de tres estils de lideratge que es poden fer extensible a l’hora de parlar d’estil i cultura de l’organització.

• Jeràrquic: La persona dinamitzadora és l’encarregada de prendre de la decisió.  Tot està preparat i la decisió no variarà amb la celebració de la reunió.
• Participatiu: La decisió es pren en funció de les aportacions i el debat generat a la reunió, tot i que la presa de decisió depèn de la persona dinamitzadora.
• Mobilitzador: La decisió es pren de forma consensuada a partir de les aportacions i el debat generat a la reunió. La responsabilitat, però, de la presa de decisió depèn de la persona dinamitzadora. 

Tot i que la dinamització d’una reunió comença en el mateix moment que es prepara aquesta i es convoca a les persones participants, en aquest apartat ens centrarem en el desenvolupament de la reunió. En aquest sentit, Vaño (Direcció i conducció de reunions [2006]) estableix quatre trets bàsics que ha de tenir la persona encarregada d’aquesta dinamització:

• Mentalitat oberta
• No jutjar de forma precipitada
• Acceptació del dubte
• No donar res per descomptar

A més a més, defineix una sèrie d’elements que la persona dinamitzadora ha de saber realitzar, així com evitar.

• Elements a saber: motivar, actuar amb seguretat, mirar al grup, controlar els temps, concretar, facilitar els intercanvis, tenir en compte les opinions i acceptar la modificació d’algun punt de vista.
• Elements a evitar: la imposició del seu punt de vista, mostrar-se superior, justificar-se, donar mostres d’impaciència, donar mostres d’imprecisió i establir diàlegs privilegiats amb algun participant.

Un cop comença la reunió, el primer que ha de fer aquesta persona és donar la benvinguda als participants, realitzar les presentacions pertinents i repassar l’ordre del dia especificant els tempos previstos per als diferents punt a tractar. L’objectiu d’aquesta presentació és que totes les persones coneguin la finalitat de la trobada.

Durant el desenvolupament de la sessió és important que aquesta persona sàpiga:

• Precisar les regles del joc, oferint l’oportunitat que les persones assistents formulin totes les qüestions i/o preguntes que els hi passin pel cap.
• Assegurar-se que tot allò que es diu es té en compte, donant la seva opinió després d’escoltar al grup.
• Reformular cada vegada allò que calgui especificar, reconsiderar o complementar per tal d’evitar errors d’interpretacions.
• Assegurar-se que tothom ha comprés el que s’ha dit mitjançant la formulació de preguntes de control.
• Sintetitzar i escriure les aportacions de les persones participants en una pissarra o girafolis per tal que no hi hagi confusió. A més a més, el fet de comptar amb suport gràfic ajuda a què els assistents centrin l’atenció.
• Fer tancaments al més sovint possible, especialment en cas que s’hagi aconseguit consens.
• En cas que la reunió tingui com a finalitat prendre una decisió, cal avaluar les conseqüències i acordar el pla d’acció.

Com es destaca al recurs “Com millorar el desenvolupament de les reunions (I)”, el tancament de la reunió també esdevé fonamental per a una millora de les reunions, ja que permet fer balanç del desenvolupament d’aquestes, posar de manifest les decisions preses i els passos a seguir després d’aquesta. És per aquest motiu que es recomana que abans de donar per finalitzada una reunió es dediquin 15 ó 20 minuts per realitzar un bon tancament i es treballi els següents elements:

• Síntesi de la reunió
• Anàlisi dels aspectes i problemes sorgits durant el desenvolupament
• Acord assolits i temes pendents
• Tasques a realitzar, persona responsable i terminis

En aquest mateix recurs també s’assenyala que la persona dinamitzadora ha de fer arribar als participants un acta de la sessió. Amb la idea de facilitar aquesta tasca, tot seguit s’adjunta un model d’acta estret de la publicació d’en Vaño.