Es pot establir un calendari fix de reunions amb la periodicitat que s’estimi convenient donada l’activitat de l’entitat, sigui setmanal, quinzenal o mensual. És interessant consensuar el dia, així els i les membres sabran que, per exemple, els primers dilluns de mes tenen reunió. Es recomana que la durada no superi l’1 hora i mitja o les 2 hores. Les reunions de més durada acaben no sent productives, ja que es fa difícil mantenir l’atenció i sol haver-hi més dispersió a mesura que s’allarga la trobada.

S’ha de tenir en compte que les reunions s’acostumen a fer després d’una jornada laboral i la participació dels membres és altruista. La puntualitat esdevé un element clau per no haver de repetir temàtiques i allargar la durada de les trobades. Si convé, i més espaiadament, es poden fer reunions de durada més llarga per fer un repàs més exhaustiu de la marxa de l’entitat i tractar o preparar temes de més complexitat, com les assemblees anuals, la memòria i els pressupostos.

Hi ha un conjunt de temes que es poden tractar habitualment a les reunions sense que sigui necessari que figuri en totes les trobades:

• Seguiment dels acords presos en reunions anteriors. Es tracta de verificar en quin estat d’execució estan els acords presos i si han sorgit dificultats en la seva execució i desenvolupament. És un element que dona continuïtat a les reunions i permet contrastar la marxa de l’entitat.
• Gestió interna de l’entitat. Breu informe d’activitats desenvolupades i de les comissions i dels grups de treball, si n’hi hagués. Les activitats no poden ser realitats estancades, sinó que debats i reflexions d’unes comissions i altres es poden enriquir en aquest intercanvi, complementant-se i evitar se solapin activitats.
• Situació econòmica. Si s’escau, la persona tresorera de l’entitat pot facilitar un estat de comptes actualitzat i de si hi ha alguna problemàtica especifica en aquest terreny. Igualment es poden acordar determinades despeses si suposen un import destacable.

En molts casos, aquestes qüestions no requereixen de presa de decisions i es poden lliurar en una breu informació.

La persona amb el rol de secretari/ària ha de prendre nota dels debats produïts, els acords presos i de si hi ha algun/a membre que vol que es faci constar el seu desacord en algun punt. Custodia el llibre d’actes que ha de signar un cop aprovada a la reunió següent figurant també el vistiplau de la presidència. És una documentació fonamental per l’entitat que s’utilitza en molts tràmits oficials. El llibre d’actes suposa l’històric dels debats mantinguts, el perquè d’algunes decisions preses en el seu moment i el context en què es van prendre.