Com obtenir el certificat digital pas a pas

Les entitats no lucratives que han d'efectuar determinats tràmits, principalment amb les administracions públiques, tenen la possibilitat de disposar d'una eina, el certificat digital, que permet facilitar molt aquesta tasca.

Fins a juny de 2016, el certificat a utilitzar havia de ser el de persona jurídica.

Però a partir de l'1 de juliol de 2016, l'entrada en vigor de la totalitat del Reglament de la Unió Europea que regula, entre d'altres, les identificacions electròniques, ha fet que aquest tipus de certificat ja no es pugui obtenir. Per aquest motiu, s'ha substituït per l'anomenat certificat de representant de persona jurídica.

En aquest recurs s'explica pas a pas com obtenir el que emet l'entitat certificadora CERES (Certificación Española), que és un organisme públic vinculat a la Fàbrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) i resulta l'entitat més econòmica entre totes les certificadores autoritzades.

  1. Consideracions prèvies i configurar el navegador
  2. Documentació necessària
  3. Alta de la sol·licitud
  4. Acreditació de la identitat de la persona representant
  5. Descàrrega del certificat
  6. Còpia de seguretat i exportació a altres suports

1. Consideracions prèvies i configurar el navegador

En primer lloc, cal tenir en compte alguns aspectes imprescindibles que poden afectar el procés d'obtenció i instal·lació del certificat:

  • No es pot formatejar l'ordinador entre l'inici del procés de sol·licitud del certificat i la seva descàrrega.
  • El procés complet s'ha de realitzar des del mateix ordinador, usuari i navegador, i no es podran realitzar actualitzacions a l'equip mentre aquest no finalitzi.
  • És possible que, durant el procés, s'hagi de desactivar l'antivirus.
  • Previ a la sol·licitud del certificat, cal llegir i acceptar la Declaració de Pràctiques de Certificació, on s'explica sota quines condicions CERES presta aquest servei.

Els únics navegadors des dels quals es pot fer el procés són l'Internet Explorer i el Mozilla Firefox.

A continuació, caldrà configurar l'ordinador en funció del navegador que triem. 

Per a ordinadors amb sistema operatiu Windows i navegador Internet Explorer, la FNMT proporciona un configurador automàtic. Per poder executar-lo, cal que l'usuari tingui permisos d'administrador del sistema. 

Per a ordinadors amb sistema operatiu Windows i navegador Mozila Firefox, caldrà instal·lar un complement per signar i la instal·lació dels certificats arrel.

Finalment, per a usuaris amb sistema operatiu MAC i Linux i navegador Mozilla, també hi ha unes instruccions específiques de configuració.

▲ Tornar a l'índex

2. Documentació necessària

La documentació que es necessita per poder obtenir el certificat és la següent:

  • Relativa a l'entitat: certificat del registre públic on estigui inscrita l'entitat (d'Associacions, Protectorat de Fundacions, de la Secretaria General d'Esports, del Departament de Treball, del Ministerio del Interior...) a on constin les dades relatives a la seva constitució. És a dir, un certificat de les dades registrals de l'entitat.
     
  • Relativa a la persona representant: certificat del registre públic on estigui inscrita l'entitat on consti el nomenament i vigència del seu càrrec. A més, haurà d'aportar en el moment de l'acreditació presencial, la seva documentació personal:
    • Si té nacionalitat espanyola: el seu DNI, passaport o permís de conduir.
    • Si és una persona ciutadana de la UE/EEE: targeta d'identificació d'estrangers, o certificat de ciutadà o ciutadana de la Unió juntament amb el passaport o DNI del país d'orígen, o NIE junt amb el passaport o DNI del país d'origen.
    • Si és una persona estrangera: Targeta d'identificació d'estrangers o el NIE junt amb el passaport.

De tota aquesta documentació caldrà aportar original, còpia autoritzada o document compulsat.

Els certificats emesos pel registre no podran tenir una data d'expedició superior als 15 dies anteriors a la data de sol·licitud del certificat (el pas següent), sense comptar dissabtes, diumenges ni festius. Per aquest motiu, és convenient no fer la sol·licitud fins que s'hagin rebut els documents.

▲ Tornar a l'índex

3. Alta de la sol·licitud

Un cop es té l'ordinador i la documentació preparats, ja es pot fer la sol·licitud del certificat. Cal entrar a l'apartat "Sol·licitar certificat" del menú , i apareixerà aquesta pantalla:
 

Pantalla sol·licitud de certificat de representant de persona jurídica 


S'ha d'omplir el formulari de sol·licitud amb el NIF de l'entitat i un correu electrònic de contacte, que s'haurà d'escriure dos cops per confirmar que sigui correcte.

En aquesta pantalla apareix el primer avís del cost del certificat, que en la modalitat anterior era gratuït. Actualment, l'obtenció del certificat té un cost de 14 euros que s'hauran d'abonar mitjançant una targeta Visa o Mastercard. No és necessari que aquesta tingui com a titular l'entitat, pot ser de qualsevol persona particular. La factura d'aquest servei serà enviada posteriorment al correu electrònic indicat a la sol·licitud, en un termini de 24/48 hores. El pagament es fa en el moment de la descàrrega del certificat, al final del procés.

Finalment, caldrà clicar l'enllaç a la consulta i a acceptació de condicions d'expedició del certificat, marcar la casella de verificació que hi ha al final de l'escrit, i prémer a "enviar petició".

El sistema generarà un codi de sol·licitud que s'haurà de guardar.

▲ Tornar a l'índex

4. Acreditació de la identitat de la persona representant

El següent pas a fer és que la persona representant acrediti la seva identitat de forma presencial a qualsevol oficina de registre de l'Agència Tributària.

Per fer aquest tràmit, caldrà demanar cita prèvia. Al formulari, s'haurà d'indicar el NIF de l'entitat:

Formulari cita prèvia Agència Tributària

Aquesta acreditació també és possible a les oficines de la Comunitat Foral de Navarra o a les de la Comissió Nacional del Mercat de Valors.

A la compareixença, la persona representant ha de portar tota la documentació necessària, juntament amb el codi de sol·licitud obtingut al pas anterior.

▲ Tornar a l'índex

5. Descàrrega del certificat

Un cop completat el procés d'acreditació de la identitat de la persona representant, el darrer pas serà la descàrrega del certificat.

Caldrà indicar en el formulari el NIF de l'entitat i el codi de sol·licitud, desplegar i acceptar les condicions d'ús del certificat.

Formulari descàrrega certificat Digital

És en aquest pas on caldrà fer efectiu, mitjançant targeta de crèdit Visa o Mastercard, el pagament de la taxa associada al tràmit, que té un cost de 14 euros. 

Finalment, cal prémer a la casella "Descarregar Certificat" i es generarà un fitxer que es podrà descarregar i instal·lar a l'ordinador. Es completarà així el procés.

A partir d'aquest moment, el Certificat ja estarà disponible per al seu ús.

▲ Tornar a l'índex

6. Còpia de seguretat i exportació a altres suports

Quan ja es té descarregat el certificat, és molt convenient fer una còpia en un suport extern (disc dur extraïble, llapis de memòria, targeta criptogràfica...) per assegurar que, si li passa res a l'ordinador, no es deixi de tenir accés al document.

Aquest procés d'exportació es fa des del navegador que es tingui instal·lat a l'ordinador, i és diferent en funció del que s'utilitzi. En algun d'aquests, fins i tot és possible establir una contrasenya que limiti el seu ús.

En aquest enllaç es troben les instruccions sobre com fer l'exportació i/o importació en els navegadors més habituals.

▲ Tornar a l'índex