6 elements per planificar el nou any

  • Team working. Font: Mubarak Fahad (flickr)

    Team working. Font: Mubarak Fahad (flickr)

  • Coral. Font: Ajuntament de Sant Boi (flickr)

    Coral. Font: Ajuntament de Sant Boi (flickr)

  • Arxiu. Font: Óscar (flickr)

    Arxiu. Font: Óscar (flickr)

  • Calendari. Font: Sabet_sabet (flickr)

    Calendari. Font: Sabet_sabet (flickr)

  • Gestió entitats. Font: Albums Sinapsis (flickr)

    Gestió entitats. Font: Albums Sinapsis (flickr)

  • Comunicació persuasiva. Font: Frank Taillandier (flickr)

    Comunicació persuasiva. Font: Frank Taillandier (flickr)

  • Tools. Font: Shareski (flickr)

    Tools. Font: Shareski (flickr)

S’acosta final d’any i és un bon moment per començar a preparar les activitats del 2016. Us exposem a continuació alguns elements que hem de tenir en compte per fer una bona planificació. 

  1. Pla d’activitats. Quin és el nostre pla d’actuació pel 2016?
  2. Pressupost
  3. Calendari
  4. Recursos
  5. Comunicació
  6. Aprovació

1. Pla d’activitats. Quin és el nostre pla d’actuació pel 2016?

Pensem desenvolupar els mateixos projectes o realitzar-ne de nous ?  No és la pregunta adequada, els projectes sempre han de ser nous, per a noves persones i amb noves il·lusions, assumint canvis i reptes. Instal·lar-se en el conformisme és una bona fórmula per anar-se dissolent. Això si, sempre hem d’avaluar com han anat els projectes enguany i quines modificacions podem introduir considerant les avaluacions i les opinions de tots els que han intervingut en el projecte, als nostres usuaris, socis, treballadors, públic, etc. Així, any rere any podem adaptar i millorar la nostra intervenció i proposar-nos nous reptes .

▲ Tornar a l'índex

2. Pressupost

A part del programa pel 2016, hem d'elaborar un pressupost, amb l’estimació de les nostres xifres, el més precís possible. Tenint en compte els nostres ingressos i despeses d’una manera realista. Saber el que hem gastat l’any anterior ens pot ajudar a preveure cara al proper any. Hem de ser cauts i deixar marge pels imprevistos i imponderables que poden sorgir al llarg de l’any. 

En els ingressos hem de ser encara més cauts, valorar què és el que més fàcilment podem obtenir i què és el que ens costarà més i a quines portes anirem a trucar. Una cosa són els ingressos propis per associats, actes, quotes per serveis, loteries o sopars que sabem amb aproximació el que ens pot reportar i una altra cosa ben diferent  és l’èxit en les sol·licituds de subvencions que podem demanar amb resultats més incerts i en un moment en que costa més d’obtenir-les, mantenir-les i consolidar els imports. No ens podem enganyar a nosaltres mateixos amb un pressupost incert, ja que en pocs mesos podem observar els resultats nefastos

▲ Tornar a l'índex

3. Calendari

Juntament amb el programa podem elaborar un calendari d’activitats, amb aquelles que realitzem habitualment i les que fem més esporàdicament. Així podem informar els nostres socis que es guardin unes determinades dates per fer alguna activitat. No és incompatible amb poder improvisar al llarg de l’any si tenim l’oportunitat de fer alguna altra activitat no prevista o respondre a algun esdeveniment  que ens exigeix una resposta. Però almenys hi ha tenim unes dates reservades marcades en vermell en el calendari.

Elaborar aquest programa i calendari ens permetrà veure de seguida si tenim alguna punta de treball al llarg dels mesos i si podem assumir o hem de canviar dates o alterar alguna cosa. Sempre és millor mantenir una activitat continuada encara que no sigui gaire resplendent que no concentrar tots els esforços en un dia. És cada setmana, cada mes, que fem entitat, que construïm xarxa .

▲ Tornar a l'índex

4. Recursos

Més enllà dels recursos econòmics hem de preveure altres recursos que podem necessitar. Ja deia un cèlebre entrenador de futbol: “ els diners són importants però no és l’únic important”. I el primer d’aquests recursos és l’equip humà: els nostres socis i sòcies, els nostres usuaris i usuàries, els nostres voluntaris i voluntàries, tot l’equip de treball, la Junta Directiva. Hem de cuidar a fons i sempre les persones que són l’origen i destí dels nostres que fer com entitat. Fem el que fem, ens dediquem al que ens dediquem, sempre ho fem perquè alguna persona en rebi un profit a algun lloc. No construirem cap benestar veritable i durador sobre la base d’uns recursos humans descontents o desmotivats.

Juntament amb els recursos humans hi ha altres recursos. A part dels recursos econòmics a obtenir i que hi ha hem treballat en el pressupost, podem tenir altres recursos importants per desenvolupar les nostres intervencions: pot ser disposar d’un bon local i instal·lacions i equips . I ens podem preguntar els aprofitem del tot? Podem treure més profit? O poden ser útils per algú que els necessiti? Oferim una bona formació als nostres voluntaris que pot ser d’interès per altres entitats? Poden intercanviar uns recursos per uns altres? Pot ser que no tinguem bens, però si en canvi tenim uns espais cedits, que sense ells no podíem fer el que pretenem. Cuidem aquests recursos i siguem agraïts amb aquells que ens el cedeixen: no costa ggens tenir-los en compte en les nostres comunicacions i en els nostres actes.

▲ Tornar a l'índex

5. Comunicació

I ara que parlem de comunicació, no podem oblidar la difusió. Una bona difusió és fonamental tant cara als nostres associats i usuaris com a la població en general . Les xarxes socials i els mitjans electrònics tenen un potencial enorme a un cost reduït. Com dèiem abans en parlar del calendari, és millor una pluja contínua d’informacions ni que siguin curtes a grans comunicats. Les sòcies i socis i el nostre cercle han de percebre un treball constant, que estem permanentment alerta i pensant en ells. Encara que no puguin participar activament, se sentiran bé si formen part d’una entitat que es mou i que no va a la seva, sinó que els té en compte i que incentiva que hi participin.

▲ Tornar a l'índex

6. Aprovació

Precisament per promoure la participació dels associats és important convocar algunes reunions prèvies per a tractar del programa del 2016 i així rebre propostes i suggeriments que permetran enriquir el nostre projecte. Potser pensem que la participació serà reduïda, segurament és cert, però és la manera de promoure la intervenció dels socis, tractant de que sigui en un ambient menys formal que el del format de les assemblees que sempre han de tenir un ordre tancat i unes necessitats formals d’arribar a acords. Reunions obertes a la participació o obrir un període per rebre aportacions. Més val un programa en el que hi han participat 8 ó 9 persones que no si han participat 3 ó 4. Hem d’incorporar totes les sensibilitats i no les de la Junta. Han intervingut dones en l’elaboració d’aquest programa? Joves i gent gran? O s’ha elaborat en un despatx tancat i aïllat? Cada contribució en el programa pot suposar una més gran participació en el transcurs de l’any i una millora en l’activitat. Evidentment suposa una inversió de temps i energia durant un mes, però es pot recuperar amb escreix durant 12 mesos.

Finalment, i com a requisit formal, el pressupost i el programa es porta a l’aprovació de l’Assemblea. Sobre com NO conduir una Assemblea no us perdeu “Decàleg per aconseguir que l’assemblea de l’associació sigui un desastre” de  Roger Buch al blog de Xarxanet.

▲ Tornar a l'índex