Imagineu-vos la situació. Sou una colla d’amics i amigues que creieu en un objectiu comú i voleu treballar, sense lucrar-vos, perquè aquest objectiu arribi a ser consolidat. Per aconseguir aquest repte, el millor és tenir una infraestructura jurídica muntada. Perquè així podreu agrupar-vos i treballar conjuntament. I aquesta infraestructura té un nom: associació, entitat o ONG. Si és el vostre cas, és recomanable crear una associació sense ànim de lucre.

Però tal com indica la web del Departament de Justícia, s’han de realitzar un conjunt de passos i tràmits per tal de constituir l’associació. I aquests passos els heu de fer plegats i plegades, ja que és un treball col·laboratiu molt important, per tal que els fonaments de la vostra entitat siguin ben forts. Com és lògic, caldrà una organització i un mètode de treball eficient. I aquí és on entra en joc l’ecosistema digital comú.

A continuació us detallarem algunes eines digitals que poden ajudar-vos a crear la vostra associació sense ànim de lucre.

• IDCat.

Un tema molt interessant que hauríeu de fer les persones que constituïu l’associació, és que cadascú tingui el seu propi IDCat. Avui en dia hi ha molta gent que no el té, i és molt important tenir-lo. L’IDCat serveix per identificar-vos digitalment davant l’administració pública. Mitjançant l’IDCat podreu realitzar tràmits en línia, estalviant-vos el temps i el desplaçament físic a les administracions.

Mitjançant això, també podreu firmar digitalment documents perquè siguin vàlids. És recomanable que els socis o sòcies fundadores de l’entitat disposin de l’IDCat per tal de poder firmar i presentar documentació digitalment. Per tramitar l’IDCat podeu consultar aquest recurs o visitar la pàgina. Un cop estigui reconeguda l’entitat, haureu de crear l’IDCat de la mateixa associació. Haureu de fer els mateixos passos que abans.

• Google Keep, Evernote, Standard Notes i Etherpad.

El procés de constitució d’una entitat, també és un procés creatiu. I qualsevol procés creatiu es basa en idees que s’han d’anotar, discutir i valorar. Per a ajudar-vos en aquest procés, existeixen moltes eines que us poden ajudar.

Keep és l’aplicació de Google per anotar notes, idees o apunts. Aquesta aplicació, disponible per dispositius mòbils i ordinador, permet crear notes que es guarden en un únic taulell. Dins de cada nota hi podeu afegir text i imatges. També hi podeu dibuixar o escriure des d’una tauleta. Les notes es poden categoritzar mitjançant etiquetes i es poden arxivar. Una particularitat és que podeu traslladar notes en recordatoris al vostre calendari de Google.

Evernote és una aplicació amb la mateixa finalitat que Keep, anotar notes. Però les diferències d’Evernote és que permet crear llibretes i agrupar notes dins d’aquestes llibretes. També permet compartir aquestes notes i llibretes amb altres usuaris i usuàries d’Evernote. Evernote té aplicació per dispositius mòbils i també té accés des de qualsevol navegador web.

Una alternativa a Evernote i Google Keep, que a més és de programari lliure, és Standard Notes. Standard Notes és gratuïta i també té una opció de pagament on podreu instal·lar diverses extensions. Mitjançant Standard Notes podeu crear notes, guardar-les i classificar-les mitjançant etiquetes. Té un funcionament similar a Evernotes, però sense disposar de llibretes.

Un altre tipus d’eina per apuntar notes, o fins i tot, per desenvolupar idees, són els pads. Els pads són pàgines webs on trobareu un editor de text molt bàsic i on podreu anotar les vostres idees o anotacions. Cada vegada que entreu a un pad, genereu una adreça web única i exclusiva per vosaltres. Ningú més, a part de vosaltres, coneix aquesta adreça.

Aquesta adreça la podeu compartir amb els vostres companys i companyes d’entitat, perquè també vagin fent les seves aportacions o puguin desenvolupar els temes que vulguin. Cada usuari disposa d’un color exclusiu i tots els canvis queden registrats. De Pads n’hi ha varis, però recomanem Etherpad, que és programari lliure. Etherpad el podreu instal·lar al vostre servidor o el podreu fer servir a través de la seva pàgina web.

• Whatsapp, Telegram i Signal.

Amb aquestes eines que us hem comentat podreu anotar idees sobre els fins i les activitats de l’associació. Les idees, però, no es poden quedar guardades plenes de pols dins d’una aplicació. S’han de discutir, s’han de tractar, s’han de desenvolupar i, el més important, s’han de consensuar o votar. Per aquest últim pas us recomanem les següents eines.

Les eines de missatgeria instantània són molt pràctiques per discutir virtualment. Les utilitzem a diari. Mitjançant aquestes eines els usuaris i usuàries poden exposar els seus punts de vista sobre diferents temes i es pot arribar a un consens. D’eines de missatgeria instantània n’hi han moltes, però les més utilitzades són Whatsapp, Telegram i Signal.

• Doodle i Framadate.

Però en el cas que no arribeu a un consens haureu d’organitzar una votació. Mitjançant aquesta votació podreu avançar. Per organitzar una votació en línia podeu fer-ho mitjançant Doodle. És molt simple, només heu d’entrar a Doodle, crear l’enquesta i compartir-la via missatgeria instantània. La persona que hagi creat l’enquesta rebrà les votacions i els resultats per correu electrònic.

Però l’alternativa lliure a Doodle és Framadate. Aquesta aplicació, desenvolupada per l’Associació Framasoft d’Estrasburg, França, permet crear enquestes i prospecció de dies per celebrar activitats. El codi de Framadate està guardat al rebost GitHub, d’on us el podreu descarregar lliurement i instal·lar-lo en el vostre servidor. També el podreu utilitzar des de la mateixa pàgina de Framadate, sense necessitat d’instal·lar-lo en un servidor.

• Google Docs i Mediawiki.

Un cop ja heu superat les vostres diferències i us heu posat d’acord, ja podeu redactar els estatuts. Per a redactar-los, amb els acords presos, teniu diferents opcions. Com a recomanació podeu redactar-lo mitjançant Google Docs. Amb aquesta eina podreu redactar de forma col·laborativa i podreu guardar el document al núvol de Google.

També podeu redactar els estatuts i modificar-los mitjançant Mediawiki. Mediawiki és el sistema wiki que hi ha darrera la Viquipèdia. És un sistema col·laboratiu i molt eficient. Mitjançant aquest sistema, podreu guardar els estatuts redactats en pàgines wiki i anar-hi afegint millores en un futur.

• Google Drive, OneDrive, Dropbox, NextCloud i OwnCloud.

Amb tota la documentació presentada al Registre d’Entitats Jurídiques i amb el beneplàcit de l’administració, ja teniu l’entitat creada. Ara és el moment de guardar tota aquesta documentació. Per guardar-ho digitalment, és interessant que estigui en un núvol digital, ja que així tothom hi tindrà accés.

D’eines per guardar la documentació de la vostra entitat a un núvol, hi han moltes. Des de Google Drive, One Drive o Dropbox. Però si disposeu d’un servidor propi, és molt interessant configurar un servei cloud propi, com NextCloud o OwnCloud, ja que així les dades les tindreu vosaltres. I ben guardades.