Eines que us ajudaran a resoldre una gestió de crisi
Comparteix
Les gestions de crisi s’han de preveure amb molta antelació. Mitjançant aquestes eines podreu resoldre amb facilitat les gestions de crisi.
Les crisis en el món de les entitats, les associacions, ong i fundacions, també existeixen. En algun moment o altre de la vida d’una entitat, pot patir, i segurament patirà, una crisi que li pot afectar la reputació. Tant sigui per un error de la mateixa entitat, tant per informacions que poden haver sigut esbiaxades.
Gestionar les crisis de reputació, és complex. Cal actuar amb rapidesa i cal engegar tota la maquinària, que sempre ha d’estar ben engreixada. La gestió de crisi s’ha de treballar molt abans que comenci. Normalment, és començar per l’elaboració d’un pla de comunicació on inclogui un apartat de gestió de crisi de reputació. Però també cal fer assaigs per si realment funciona el vostre pla o no.
Seguint en línia el recurs Pautes per abordar dilemes comunicatius en situacions de crisi, volem complementar-vos aquest recurs, oferint-vos diferents eines que us ajudaran a resoldre aquestes situacions indesitjades que moltes vegades es produeixen.
Controlar la vostra reputació
Les crisis de reputació de la vostra entitat poden sorgir en qualsevol moment i en el moment menys esperat. És imprevisible saber quan sorgirà un problema. Però mitjançant algunes eines podreu saber quan ha començat aquesta crisi.
Una d’aquestes eines per controlar quan comencen les crisis, és Google Alerts. Google Alerts és una eina que us permetrà saber que diu la gent de vosaltres. Mitjançant aquesta eina, establireu uns missatges d’alerta que s’activaran quan algú publica algun missatge, amb les paraules claus que heu indicat. Lògicament, si el que voleu controlar és la vostra entitat, aquestes paraules claus hauran de ser el nom de l’entitat.
Una altra eina que us permetrà establir un control de què està passant és TweetDeck. Twitter és una xarxa social, on els missatges que es publiquen, estan molt relacionats amb els que està passant en l’actualitat. Mitjançant TweetDeck podreu crear unes columnes on podreu seguir paraules claus relacionades amb la vostra entitat o l’etiqueta de la vostra entitat.
El mateix passa a Intagram. Instagram permet fer seguiment d’etiquetes en concret. Cada dia rebreu un missatge, a la línia de temps d’Instagram, on podreu anar seguint l’etiqueta en qüestió.
Coordinació entre equips
Un cop la crisi ha esclatat, el que s’ha de fer és crear el comitè de crisi. Aquest comitè ha d’estar coordinat i poder enviar i rebre missatges instantanis. És per això que el millor que podreu fer és crear un grup de Whatsapp, Telegram o Signal. Qualsevol d’aquestes tres eines de missatgeria instantània, serviran per poder enviar-vos i rebre missatges.
També podeu fer servir eines de coordinació d’equips, com Slack o Mattermost. Mitjançant aquestes eines tindreu molta més informació, ja que podreu compartir documents, editar-los i tornar-los a enviar a la resta de companys i companyes.
També pot ser molt útil poder realitzar una videoconferència grupal entre els membres del comitè de crisi. Aquesta reunió la podeu fer amb Jitsi, d’aquesta manera la podeu enregistrar, per poder fer una acta de reunió, a posterior.
És molt aconsellable que la presa de decisions del comitè de crisi, pugui ser recollida en alguna eina de document col·laboratiu i de núvol tecnològic. En aquest cas, tant Google Docs o Nextcloud, permet guardar la documentació en carpetes, fer-la accessible en qualsevol moment i editar-la a totes hores.
Primers missatges
Una vegada s’ha reunit el comitè de crisi i ha pres les primeres decisions, aquestes s’han de comunicar en públic. Una forma de comunicar ràpidament, és fer-ho a través de les xarxes socials. Mitjançant el Creator Studio de Facebook, podreu publicar publicacions a diferents comptes de Facebook i Instagram, a la vegada.
També podeu utilitzar eines de gestió de xarxes socials, com Metricool o Hoostuite, per poder publicar el mateix missatge, a la vegada, a diferents xarxes socials de l’entitat. La qüestió és ser ràpid, i per això, el què és interessant és publicar a la vegada a diferents xarxes socials.
En el cas que organitzeu una roda de premsa, podeu emetre en directe a través de Facebook Live, Instagram Live, Twitch o Youtube TV. Aquesta roda de premsa pot ser guardada i publicada a cada xarxa social.
També pot ser interessant poder tenir una llista de correu electrònic, amb les adreces de correus dels periodistes que us poden publicar alguna cosa. Aquesta llista pot estar guardada en alguna eina com Mailchimp, que permet gestionar aquest tipus d’enviaments.
Donar resposta a través de xarxes socials
Un cop ja heu donat les primeres respostes a les xarxes socials i als periodistes, és molt interessant continuar donant informació a qui la necessiti. Per això és important donar resposta a totes les comunicacions que es facin via xarxes socials. Aquests missatges poden arribar, via publicacions o via missatges directes.
També és important donar resposta als correus electrònics que us vagin enviant. Encara que sembla mentida, molta gent continua utilitzant el correu electrònic i per això cal donar respostes a tots els correus que us arribin.
Dossier de la gestió de crisi
Quan les aigües estan més calmades, és molt important poder recopilar tota la informació sobre com ha anat la crisi. Aquest dossier de crisi, pot ser interessant que el pugueu fer, recollint tot el que ha anat passant a les xarxes socials i a Internet.
Una eina que us ajudarà a recollir la informació i desenvolupar-la en un document, és Pearl Tree. Mitjançant aquesta eina podreu crear documents que recullin totes aquestes publicacions, afegir text, fotografies, vídeos... i convertir-ho tot en un document pdf.
