La comunicació, clau pel bon funcionament de les entitats internacionals

Una de les peces clau de l'associacionisme és la comunicació. Permet una bona organització entre els membres de les entitats, així com millorar la visibilitat dels projectes. En el cas de les entitats d'àmbit internacional, la comunicació agafa un nivell encara més primordial. No obstant això, l'evident distància física entre els membres de la seu i les persones que treballen sobre el terreny afegeix dificultat a una activitat ja per si complicada.

Les entitats d'àmbit internacional ho tenen clar: per superar aquesta distància és necessari dur a terme una comunicació fluida i constant. Així ho manifesta l'Elisenda Rom, cap de comunicació d'Ulls del Món, una organització sense ànim de lucre amb seu central a Barcelona, que lluita contra la ceguesa evitable, és a dir, la que es pot prevenir o curar en territoris vulnerables del món.

"Evidentment dificulta la relació però, si es compta amb protocols i processos clars de comunicació interna perquè la informació flueixi, es poden gestionar i monitorar els projectes amb solvència", explica Rom, qui considera que la comunicació entre la seu i els membres que treballen sobre el terreny s'ha de fer per escrit i també oralment, "perquè sigui àgil i a la vegada segura"

Seguiment dels projectes

Rom explica que hi ha dos moments estratègicament “crucials” on, a més, les noves tecnologies juguen un paper decisiu. “Tant en la formulació dels projectes com en l’avaluació és imprescindible treballar colze a colze i, quan no és possible un desplaçament sobre el terreny, els emails, Skype, les videoconferències, els whatsapps i les trucades telefòniques són constants”, explica la cap de comunicació d’Ulls del Món.

Durant la implementació del projecte, Ulls del Món fa el seguiment a través de correus electrònics setmanals “on els coordinadors dels projectes destaquen les principals activitats realitzades, d’informes trimestrals que inclouen un resum tècnic de l’activitat realitzada, el seguiment financer del projecte, el control de la implicació de les contraparts, els partners, etc.”.  Per millorar la visibilitat del projecte també es comparteixen fotografies, vídeos i altra informació.

Com a complement, Ulls del món considera important comptar amb eines com ara un espai d'emmagatzematge en núvol amb recursos, informació i documentació específica de cada projecte. "Hi pot accedir qualsevol treballador o treballadora de la Fundació des de qualsevol lloc", exposa.

Dificultats tècniques i econòmiques

Els cooperants que treballen als territoris més vulnerables es troben amb moltes dificultats tècniques per mantenir contacte amb la seu. "A Malawi hi ha falta de corrent dos dies per setmana de mitjana i la internet falla", explica Martí Marín, president i fundador de Petits Músics del Món, una ONG que desenvolupa projectes de solidaritat i cooperació educativa i cultural a través de la música, amb especial atenció als nens i joves de Malawi.

El president de l'entitat creu que, per exemple, el WhatsApp és una eina simplificadora que ajuda a superar la distància. "Ens permet tenir converses en viu -vídeo- fàcilment, tot i que la connexió no és estable", explica. "En tot cas, la relació és fluida i hi ha una gran confiança entre equips", valora positivament Marín.

A Petits Músics del Món coincideixen en el fet que la distància complica les coses, però que l'experiència de tots aquests anys els ha permès fer passes més calculades i aprofitar millor els esforços. En tot cas, consideren que la complicació a les entitats internacionals no és la distància sinó que és fonamentalment econòmica i política.

"Per exemple els canvis de consistori -donat que tenim molta dependència de subvencions institucionals- destrossen la regularitat dels projectes", explica Marín, que afegeix que les subvencions del 2019 encara no s'han resolt. "Això no ens permet estabilitzar moltes coses", lamenta. “Som pocs i tot i mantenir el fil dels projectes costa establir protocols regulars”, afegeix Marín.

Sobre el terreny

Els desplaçaments són cars i les limitacions econòmiques de les entitats no permeten viatges continus. “Abans de la crisi ens desplaçàvem un cop mínim a l’any allà -ara estalviem el màxim per a mantenir els projectes- i cada any aprofitem la vinguda dels nois d’allà per fer feina amb la representació de Malawi”, explica Marín, motiu pel qual les trobades es fan, bàsicament, online. 

Des d’Ulls del Món veuen necessari fer visites sobre el terreny per conèixer el context i analitzar in situ les diferents actuacions que s’hi realitzen. “Són fonamentals pel bon desenvolupament del projecte, s’aprofita per fer una anàlisi integral de les activitats i visites institucionals amb les contraparts i els actors involucrats”, assegura. A banda, un cop l’any, Ulls del Món organitza unes jornades de reflexió i avaluació en les quals participen tots els i les professionals que formen part de l’organització.

“Els i les coordinadores dels diferents projectes es desplacen a Barcelona i comparteixen amb la resta de companys i companyes els punts forts i febles dels seus projectes, els aspectes més significatius i els principals impactes assolits al llarg de l’any”, explica Rom. “També trobem espai per realitzar activitats de motivació i potenciar el sentiment de pertinença a l’entitat”, afegeix. 

Queda clar que les noves tecnologies de la informació i comunicació juguen un paper essencial pel bon funcionament de les entitats d'àmbit internacional, una situació que ha millorat en els darrers anys. Distàncies que se superen amb la tecnologia.