Dani Gómez-Olivé: “La burocràcia per accedir a subvencions és poc eficaç i possible d’eliminar”

Les entitats es veuen desbordades per la càrrega burocràtica que suposen els procediments administratius, sobretot, a l’hora de demanar subvencions. És per això que Lafede ha encarregat a un consultor extern, Xavier Martí-González, l’elaboració d’un estudi amb propostes que animin les administracions a simplificar i harmonitzar les convocatòries.

L’estudi ja està fet, tot i que encara no és públic perquè Lafede està a l’espera d'acabar de fer totes les reunions bilaterals de presentació amb les administracions implicades. L’informe analitza diverses convocatòries de subvencions publicades per diferents administracions públiques i proposa millores que voldrien aplicar a partir de l’any vinent.

Dani Gómez-Olivé, tècnic de l'àrea d'Incidència de Lafede, explica els objectius de l'estudi.

Com ha sorgit la necessitat de fer l’estudi?

De la necessitat de les entitats de desburocratitzar i fer més eficient la seva feina. Cada any es veuen més desbordades. Moltes entitats financen els seus projectes a través de més d’una subvenció. Com que cada institució té els seus propis formularis, un mateix projecte s'ha de refer de nou, en funció del que demana cada administració, amb el que això suposa de feina de més.

I després, un cop el projecte s’aprova, en el procés de seguiment i rendició de comptes també es multipliquen les tasques a fer, perquè cada administració ho demana d’una manera diferent. Som conscients que s’ha de ser el màxim de transparents i cal rendir comptes, normalment amb una justificació del projecte i una memòria explicativa i de pressupost, però hem d’evitar duplicar tasques.

La burocràcia afecta només les entitats o també les administracions?

Sabem que també suposa molta feina fer a les administracions, perquè els mateixos projectes que presentem després s’han de valorar per part dels equips tècnics i ens consta que l’excés de burocràcia també és norma dins l’administració. Per això cal trobar solucions, ja que actualment passa que un mateix projecte acaba sent valorat per tantes administracions diferents com vegades s’hagi presentat.

Estem immerses en un sistema legal tan complex que ens hem quedat atrapades en una trama burocràtica difícil de sortir-ne.  Necessitem que es pugui rendir la feina que es fa amb diner públic, però d’una manera molt més senzilla i simplificada.

Creus que moltes entitats es queden enrere per la burocràcia?

Calculem que de les 124 entitats que agrupa Lafede, la meitat no poden accedir als fons públics perquè tenen estructures formades majoritàriament per persones voluntàries sense prou disponibilitat de temps i de coneixements tècnics per a omplir els formularis. Aquestes entitats tampoc no poden assumir contractar professionals que sàpiguen com presentar-se a convocatòries.

Cada vegada es necessita més temps i coneixement tècnic especialitzat per emplenar aquests formularis. Calculem que més del 50% del temps de feina dels equips tècnics de les entitats es dediquen a la burocràcia i no a executar projectes. Per això, és imperant millorar l'actual sistema per guanyar en eficiència i eficàcia.

Com de difícil és presentar-se a una convocatòria?

Una vegada s'obren les convocatòries, en general les entitats només disposen d'entre 10 i 15 dies per a redactar els projectes i preparar tota la documentació que cal presentar perquè siguin acceptats per a la seva valoració.

En contrast, l'administració disposa de fins a 6 mesos per a valorar-ne la seva idoneïtat. Considerem que el sistema està muntat amb molt poca atenció a la cura dels equips humans de les entitats i que cal trobar fórmules que donin més temps i facilitat als equips tècnics.

Quines són les dificultats més freqüents amb què es troben les entitats a l’hora de presentar-se a subvencions?

Les dificultats més grans es troben principalment al formulari del pressupost, que en la majoria dels casos és molt complex i diferent per a cada convocatòria, pel que les entitats a vegades han d’estar-se dies per poder-los omplir correctament. En alguns casos estem parlant de fulls de càlcul que poden arribar a les 20 o 25 pàgines.

L’estudi analitza les convocatòries que gestionen cinc administracions diferents de Catalunya. Tot i que totes es basen en la mateixa normativa, la Llei de Subvencions, però cada institució la interpreta a la seva manera. Això fa que hi hagi administracions que demanin el mínim per complir amb la llei i d’altres que, per voler-ho fer tan bé, exigeixen moltes més coses i acaben publicant formularis de pressupostos extremadament complicats. 

Quines altres millores proposeu a l’estudi?

Demanem unificar els requisits que demanen les administracions per complir amb l’accés a una subvenció i permetre que es puguin penjar els documents que proven els requisits d'acceptació en un repositori digital al llarg de l’any i no només durant els 10-15 dies que està oberta la convocatòria.

Ara mateix, cada vegada que presentem un projecte cal presentar documents molt similars, però amb singularitats específiques per a cada institució, tot i que el 80% del que demanen és el mateix per a totes les institucions.

Com funcionaria aquest repositori digital?

A la Unió Europea tenen una eina digital, el PADOR, on les entitats poden anar posant tota la documentació que se’ls demana durant tot l’any. D'aquesta manera, es pot tenir preparada i actualitzada la documentació amb antelació. Així les entitats van més descarregades de feina en el moment de presentar les propostes.

També estalvies errors innecessaris que es cometen a darrera hora per les presses d’haver-ho d’haver fet tot en només 15 dies. També seria molt més fàcil la seva actualització perquè un cop caduquen alguns dels documents requerits es podrien penjar en el moment de la seva actualització sense haver d’esperar al moment de la convocatòria.

Per què creus que encara no s’ha simplificat el procés?

L'estudi ha evidenciat que hi ha molt desconeixement entre les pròpies administracions sobre el que fan les unes i les altres. Han anat interpretant la Llei de Subvencions en funció de criteris interns i desconeixen que hi ha certs aspectes que es poden resoldre d'una manera més senzilla. Per això també demanem que creïn grups que incloguin membres de diferents administracions per harmonitzar i simplificar les convocatòries.

Una altra proposta és la de crear grups dins de cada administració amb persones de diferents nivells de responsabilitat: tècnics, polítics i serveis generals. Estem convençudes que una interlocució més directa amb les persones responsables dels serveis generals (gerència, serveis jurídics i intervenció) permetria solucionar bona part del problema, ja que són elles les que poden permetre una simplificació del cicle del projecte i garantir que tot es faci d’acord amb la normativa vigent.

Quin és el següent pas que emprendreu per continuar amb aquesta demanda?

El nostre objectiu és fer reunions amb totes les administracions per analitzar conjuntament les conclusions i propostes de l'estudi i posar sobre la taula un pla d’acció que simplifiqui i harmonitzi les convocatòries.

Ja no som a temps d’incidir en les convocatòries d’aquest any, però ens agradaria incidir en les de l’any vinent.