Respecte la gestió interna de l’organització s’hauran de tenir en compte els llibres de l’entitat, les consideracions respecte les persones sòcies, consideracions en relació a l’assemblea de socis i sòcies i els conflictes d’interessos.

Llibres de l’entitat

Cal recordar que aquests documents són una obligació legal i una eina de gestió per garantir el dret d’informació de les persones sòcies i de terceres. També són una garantia per la junta i una eina per gestionar amb transparència. A més, serveixen com una eina per generar confiança i no cal registrar-los.

• Llibre d’actes: Serveix per agrupar en un llibre les reunions dels òrgans col·legiats de forma autenticada. El seu contingut mínim consta de la data i el lloc, l’ordre del dia, les persones assistents, el resum d’assumptes tractats, els acords adoptats, els resultats de les votacions i majories i les intervencions realitzades.
• Llibre de socis i sòcies: Consta de la relació actualitzada, la data d’alta, la data de baixa i el domicili de les notificacions.
• Llibre de persones voluntàries: Consta de la relació actualitzada, la descripció mínima de la tasca que fan i la capacitat específica, en cas que la tinguin.

Consideracions de les persones sòcies

S’haurà de determinar la capacitat de les persones sòcies, així com la seva categoria i el seu procediment d’admissió. Entre els seus drets i deures consten d’un règim disciplinari, la resolució de conflictes i les causes de baixa.

Consideracions en relació a l’assemblea de persones sòcies

Es compta amb una assemblea ordinària per aprovar la gestió de la junta directiva, el pressupost i els comptes anuals i una assemblea extraordinària per la junta directiva o un mínim del 10% de les persones sòcies.

Les reunions estaran constituïdes pel nombre d’associats/des a la primera i segona convocatòria, comptant amb la presidència i la secretaria de les reunions. A l’ordre del dia consten doncs els temes principals (pressupostos, activitat) i la inclusió de nous temes. Només es pot fer si com a mínim un 10% de les persones sòcies ho demanen.

Respecte les votacions i les adopcions d’acords, cada persona sòcia tindrà un vot, excepte el vot ponderat. Hi haurà suspensió de vot en cas d’un incompliment amb les obligacions econòmiques.

Aquest vot es pot delegar per correu per mitjans telemàtics i, en cas d’empat, es realitzarà el vot diriment de la presidència. Les votacions constaran de majoria simple (els vots a favor superen vots en contra sense comptar-hi abstencions, nuls o en blanc) o qualificada (segons els estatuts) i serà secreta si ho sol·liciten un mínim del 10% dels i les membres.

Conflictes d’interessos

En el supòsit de donar-se un conflicte d’aquestes característiques s’analitzarà l’interès personal i si existeixen lligams d’afectivitat, parents de línia directa o col·lateral fins a tercer grau.

Davant d'aquesta situació s’haurà de comunicar el conflicte, directament o indirecta, s’haurà de proporcionar la informació rellevant, abstenir-se d’intervenir ni en la deliberació ni en la votació i el seu vot no es computarà per establir la majoria necessària per adoptar l’acord.