Quines funcions i responsabilitats assumeix la Secretaria d’una entitat?
Comparteix
-
La Secretaria és clau per garantir la documentació i el bon funcionament dels òrgans de govern de l’entitat. Font: Canva. -
La Secretaria vetlla per la custòdia dels llibres i la validesa dels acords de l’entitat. Font: Canva.
Els òrgans de govern de les entitats sense ànim de lucre —la junta directiva en el cas de les associacions i el patronat en el cas de les fundacions— han d’estar formats per un mínim de tres persones.
L’òrgan de govern d’una entitat sense ànim de lucre —junta directiva en el cas de les associacions i patronat en el cas de les fundacions— és l’encarregat de regir, administrar i representar l’entitat.
La seva composició, d’acord amb el Llibre tercer del Codi Civil de Catalunya (Llei 4/2008, de 24 d’abril), ha de ser d’un mínim de tres membres. Els càrrecs obligatoris són la Presidència i la Secretaria, mentre que el tercer càrrec acostuma a correspondre a la Tresoreria o bé a una Vocalia.
En cap cas la Presidència i la Secretaria poden recaure en la mateixa persona.
Aquest recurs analitza la figura de la Secretaria dins les entitats sense ànim de lucre i en recull les seves funcions, drets i obligacions.
Definició i funcions
En el cas de les associacions, els membres de la junta directiva han de ser persones associades majors d’edat, elegides per votació de l’assemblea general. L’entrada en funcions es produeix un cop acceptat el càrrec. El nomenament i cessament dels càrrecs s’han de comunicar al Registre d’Associacions mitjançant un certificat emès per la Secretaria, amb el vistiplau de la Presidència sortint, i amb l’acceptació de les persones que passen a ocupar els nous càrrecs.
En les fundacions, els fundadors acostumen a reservar-se la facultat de designar la composició del patronat. Aquest ha d’estar format per un mínim de tres persones, que han d’acceptar el càrrec de manera expressa i declarar que no es troben en cap causa d’incompatibilitat.
Les funcions de la Secretaria dins d’una entitat són les següents:
- Custodiar la documentació de l’entitat.
- Aixecar, redactar i signar les actes de les reunions de la junta directiva i assemblea general en el cas de les associacions, i de les reunions de patronat en el cas de les fundacions.
- Redactar i expedir certificats quan sigui necessari.
- Portar el llibre de registre de persones sòcies.
La figura del secretari no patró a les fundacions
En el cas de les fundacions, la secretaria és qui convoca, en nom de la presidència, les reunions del patronat, redacta i custodia les actes i expedeix els certificats amb el vistiplau de la presidència o, si escau, de la vicepresidència.
També exerceix les altres funcions que li assignin els estatuts.
Un tret específic és que la secretaria pot ser patró o no patró, l’únic càrrec en què es dona aquesta situació.
- Si és no patró, participa en les reunions, rendeix comptes del seu càrrec, però no pot votar ni intervenir en la gestió ordinària de la fundació.
- Si és patró, pot decidir i votar en igualtat de condicions que la resta de membres del patronat.
Quan la secretaria és no patró, acostuma a ser un professional extern i té el deure d’advertir sobre la legalitat dels acords que el patronat vulgui adoptar.
Responsabilitats derivades del càrrec
Per formar part de la junta directiva d’una associació cal ser soci de l’entitat, mentre que en el patronat de les fundacions els membres són designats habitualment pels fundadors.
La Secretaria s’exerceix de manera lliure, voluntària i gratuïta, igual que la resta de càrrecs de l’òrgan de govern. Per assumir el càrrec, cal una acceptació expressa i declarar no incórrer en cap causa d’incompatibilitat.
En cap cas la presidència i la secretaria poden recaure en la mateixa persona. En cas de vacant, la substitució ha de seguir el que prevegin els estatuts i, si no s’hi estableix res, correspon al vocal més jove.
Entre les obligacions principals del càrrec destaquen:
- Participar en reunions i presa d’acords de l’òrgan de govern.
- Custodiar els llibres de l’entitat: actes, registre de persones sòcies i, si escau, llibre de voluntariat.
- Redactar els acords adoptats i estendre les certificacions que calgui comunicar al registre, sempre signades per la Secretaria amb el vistiplau de la Presidència.
Els deures derivats del càrrec esdevenen, alhora, els drets que corresponen a la Secretaria dins l’òrgan de govern.
La documentació dels acords
Una de les funcions principals de la Secretaria és la documentació dels acords i la custòdia dels llibres de l’entitat.
De cada reunió dels òrgans col·legiats s’ha d’aixecar una acta que reculli, com a mínim:
- Data i lloc de la reunió.
- Ordre del dia.
- Assistents.
- Resum dels temes tractats.
- Intervencions que s’hagi demanat fer constar.
- Acords adoptats amb el resultat de les votacions i les majories obtingudes.
Les actes han d’estar redactades i signades per la Secretaria, amb el vistiplau de la Presidència, i s’han d’aprovar en la mateixa reunió o en la següent, llevat que els estatuts disposin una altra cosa. La Secretaria és responsable de custodiar el llibre d’actes.
Els acords són executius des del moment en què s’adopten, llevat que s’hagi establert el contrari o que els estatuts exigeixin la prèvia aprovació de l’acta. També poden quedar suspesos cautelarment en cas d’impugnació judicial o arbitral. Si es tracta d’acords d’inscripció obligatòria, només són executius a partir de la seva inscripció.
Qualsevol membre de l’entitat pot sol·licitar un certificat dels acords adoptats. En el cas d’acords encara no executius, el certificat ha de fer constar aquesta circumstància.
El registre també pot requerir certificats per inscriure tràmits de l’entitat. L’emissió d’aquests certificats correspon a la Secretaria, sempre amb el vistiplau de la Presidència.
