6 passes per elaborar un pla de voluntariat

El nombre de persones voluntàries ha crescut des de l’inici de la crisi. Això ha comportat una diversificació dels perfils de voluntariat i, a la vegada, una variació del temps dedicat a l’activitat voluntària. Aquest nou marc ha fet replantejar a les entitats socials la forma de gestionar el voluntariat, entenent que la participació de les persones voluntàries no sempre és tan fàcil com pot semblar.

La majoria de les organitzacions estan desenvolupant o estan en procés de començar a desplegar programes de gestió d’equips voluntaris. L’objectiu és que les activitats de voluntariat es portin a terme amb la qualitat, l’estabilitat i la professionalitat adequades.

Tot seguit mostrarem sis passes per elaborar un pla de voluntariat, oferint eines per gestionar els equips i pautes sobre les fases d’implementació del procés.

1.- Captació

Quan una entitat té una demanda de voluntariat, el primer que ha de definir és el perfil i la demanda de voluntariat. Cal establir des de l’àmbit d’actuació, els requisits, l’edat, el temps de dedicació... Quan més clars i definits estiguin el perfil i la demanda, més fàcil serà trobar la persona que s’adeqüi a la necessitat de l’entitat.

Un cop establert el perfil de voluntari que volem i les tasques que ha de portar a terme, caldrà fer difusió de la demanda. Existeixen diferents mecanismes per fer-ne’n la màxima comunicació. Des de la mateixa pàgina web de l’entitat, enviant un butlletí informatiu als subscriptors, a través de les xarxes socials i, molt interessant, penjant la demanda a les diferents plataformes de cerca: la Borsa de Voluntariat de Voluntaris.cat, la Borsa de voluntariat per una Barcelona Inclusiva o la d’Hacesfalta.org. També són efectius els mecanismes més clàssics: des del boca-orella i els espais d’interès de la ciutat.

2.- Acollida

Un cop arribin les demandes de persones interessades en fer una activitat voluntària a l’entitat, caldrà fer-los una entrevista. És molt important que es tingui aquest primer contacte on es conegui cara a cara a la persona. A l’entrevista se li haurà d’explicar des dels objectius de l’entitat, les tasques que haurà de portar a terme, els horaris i recursos dels què disposa. Finalment, cal signar un document de compromís, prèviament consensuat entre l’entitat i la persona que s’incorpora a fer voluntariat, on s’indiquin les tasques i horaris de la persona voluntària. Alhora, cal lliurar la carta de voluntariat, on hi consten els drets i deures del voluntari.

 3.- Incorporació

El primer dia d’una persona que comença voluntariat cal fer-li una bona acollida. En aquest sentit, l’entitat ha de presentar-li l’equip de l’organització. Això inclou tan els professionals de l’entitat com els altres voluntaris, així com la figura del coordinador de voluntariat. També s’ha de mostrar el lloc on desenvoluparà l’acció voluntària i recordar-li les funcions i tasques que haurà de portar a terme. Per la seva part, l’entitat gestionarà la pòlissa d’assegurances de responsabilitat civil i accidents. A partir d’aquest moment, ja es pot dir que és l’inici de l’acció voluntària.

4.- Formació

És clar que per tal que el voluntari desenvolupi la seva tasca amb la major eficiència caldrà formar-lo. Però l’entitat també haurà d’establir clarament quins són els objectius formatius (general, específica o continuada), la metodologia que seguirà, i la planificació i tipologia de les formacions. Una vegada el voluntari hagi fet la formació caldrà fer-ne’n una avaluació per tal d’analitzar l’eficàcia de la mateixa i treure’n resultats.

Existeixen diferents Escoles de Formació de Voluntariat a Catalunya on hi ha una oferta formativa àmplia per a persones que volen fer voluntariat.

5.- Seguiment

La revisió i el seguiment de la tasca del voluntari són un punt molt important i l’entitat ho ha de tenir molt present. Per això, caldrà que s’estableixi un recolzament personalitzat i calendaritzat. És un espai on el voluntari pot expressar les seves necessitats, demandes, i és clau recollir-les i respondre adequadament, per tal de motivar-los, reconèixer-los la seva tasca i fidelitzar-los. És necessari oferir espais d’intercanvi entre voluntaris on es puguin expressar dubtes i dificultats per afavorir l’encaix amb la tasca a desenvolupar.

6.- Desvinculació

La manera de procedir en el moment en el què un voluntari decideix desvincular-se de l’entitat és tan important com quan s’incorpora. Quins són els motius que han causat la baixa? És decisió de la persona? Hi ha hagut una mala adequació del perfil?... Cal fer una entrevista de tancament on es recullin els motius de la desvinculació i s’avaluï la feina del voluntari.

El voluntari ha de veure que la porta no està tancada.  Es pot seguir mantenint la vinculació amb diferents mecanismes, com fent-li arribar butlletins informatius, invitacions a actes... D’altra banda, des de l’entitat s’ha d’oferir un certificat de reconeixement, una carta d’agraïment, invitacions a trobades de voluntaris... Conèixer la situació del voluntari en un futur pot servir per reincorporar-lo més endavant  a l’equip de voluntariat.