Programari per la gestió de la teva entitat

Moltes vegades ens heu preguntat que necessiteu un programa per la gestió de la vostra entitat. Però segurament no heu fet l'exercici d'aturar-vos i preguntar en quin punt està la vostra entitat. Normalment els qui feu aquesta pregunta, sou els que acabeu d'engegar una entitat, ja que intenteu preveure les solucions sense posar-les en pràctica.

Cal tenir clar quin és el punt de la vostra entitat. Si sou una entitat que acaba de començar amb zero socis i sòcies, res d'activitat econòmica o sense compres; si sou una entitat petita o mitjana que té unes quantes persones associades, certa activitat econòmica i despeses; o una entitat gran amb moltes persones voluntàries, moltes factures emeses i rebudes, amb pressupostos, proveïdors...

I per què heu de fer aquest anàlisis? Perquè depenent del vostre estat, podreu utilitzar una eina o una altre. No és el mateix utilitzar un paquet ofimàtic que un CRM o un ERP, si just acabeu de començar, ja que el el cost d'aprenentatge d'una eina o una altre pot ser molt gran. I realment pel volum de feina d'una entitat petita, un CRM o un ERP no l'acabareu d'explotar.

La gestió d'una entitat petita amb un paquet ofimàtic

Tal i com hem explicat abans, una entitat que acaba de començar no necessitarà un gran programa de gestió per la mateixa entitat. Amb un paquet ofimàtic pot començar a gestionar la ong. Això sí, quin d'ells? Heu de tenir clar dos coses, si voleu disposar de l'eina al núvol o la voleu tenir resident en un ordinador.

Un paquet ofimàtic és la opció més recomenada per començar la gestió d'una entitat que acaba de néixer

En el cas que voleu disposar de l'eina al núvol, que sigui accessible des d'Internet, us recomanem utilitzar Google Drive. Amb Google Drive podreu crear una fulla de càlcul amb diferents pàgines interiors per control de socis i sòcies, factures, control de caixa... Penseu que un full de càlcul us pot ajudar molt en el dia a dia de la vostra entitat!

En el cas que vulgueu guardar tota la informació al vostre ordinador, us recomanem el paquet LibreOffice. Amb aquest paquet, podreu crear fulles de càlcul o bases de dades. Mitjançant la base de dades podreu crear un petit programa a la vostra mida per gestionar la vostra entitat. Amb formularis, consultes...

Els dos programes esmentats, són gratuïts. En el cas de Google Drive, només necessitareu un compte de Google.

Quan la vostra entitat ja porta un bagatge important, és possible que el paquet ofimàtic amb el que heu començat comenci a quedar-se petit. Segurament necessitareu combinar moltes dades, poder guardar les dades més ràpidament i centralitzar-ho tot millor. És el moment de començar a mirar altres aplicacions per poder gestionar integralment la vostra entitat.

Si comenceu a notar que necessiteu agilitzar el treball amb les dades i centralitzar-les millor, és el moment d'abandonar el paquet ofimàtic i començar a provar altres eines.

I de programes per gestionar la vostra entitat n'hi ha de molts tipus. Alguns d'ells més específics i d'altres potser són més amplis, amb possibilitat per poder gestionar socis, espais, comptabilitat i fins i tot projectes. També pot ser el moment en començar a provar metodologies de relació d'agents o altrament dites CRM.  

Gestió de projectes, socis i sòcies amb GONG

Gong és una eina de programari lliure desenvolupat per la consultora Semilla Software Libre amb el finançament del Ministeri d'Indústria, Energia i Treball del Gobern Español, amb la col·laboració del CENATIC, «Centro de Excelencia de Software de Fuentes Abiertas». Aquest programari està pensat sobretot per la gestió integral d'una entitat sense ànim de lucre, que ja té un bagatge i amb un full de càlcul, ja no en té prou. Més concretament, GONG permet:

• La gestió de Projectes anuals o plurianuals, i el seu seguiment tècnic i la gestió econòmica del projecte.
• La gestió de la documentació de projectes i de la documentació dels agents i delegacions.
• La gestió d'agents i delegacions de la vostra ONG, amb la seva gestió econòmica.
• La gestió de socis i sòcies.
• La visió unificada i homogènia, de l'estat de cada projecte.
• La importació i exportació de la informació per utilitzar l'eina en llocs que tinguin una connexió Internet molt limitada.

GONG és totalment gratuït i es pot descarregar per instal·lar-lo en un servidor. També el podeu utilitzar directament des del domini gong.org. En cas que el volguéssiu provar, GONG permet provar l'eina amb un compte de prova.

Com que Gong és programari lliure, hi ha una comunitat molt gran al darrera, amb molta informació sobre el desenvolupament i el funcionament de l'eina.  

La gestió comunicativa d'una colla castellera amb Berrly

Berrly és una eina que permet gestionar la comunicació amb els vostres socis i sòcies. Mitjançant Berrly, podreu posar-vos en contacte amb els vostres associats i associades, convidar-los a esdeveniments, saber a quins esdeveniments han vingut i generar els posteriors informes.

Berrly va néixer degut a la necessitat comunicativa d'una colla castellera. Mitjançant les necessitats, van poder anar evolucionant aquesta eina. Actualment, moltes colles castelleres utilitzen aquesta eina per la gestió comunicativa amb els seus castellers i castelleres.

Podeu demanar un compte de prova gratuït per poder provar totes les funcionalitats de Berrly!

Una introducció a la metodologia CRM amb Timtul!

Timtul és una eina per la gestió comunicativa de la vostra entitat. Mitjançant Timtul podreu crear la vostra pàgina web, la vostra Intranet i el vostre butlletí electrònic. Però a part de tenir aquestes funcionalitats comunicatives, Timtul incorpora metodologies CRM que permeten relacionar els diferents agents amb les diferents funcionalitat.

Mitjançant aquesta metodologia, podreu gestionar si diferents agents han vingut als vostres esdeveniments, i així enviar, per exemple, un butlletí electrònic amb un agraïment. També depenent de l'agent, veurà la pàgina web, amb unes notícies o unes altres.

Timtul és un projecte nascut a Catalunya, de la mà de dos emprenedors tecnològics. Podeu provar les funcionalitats de Timtul mitjançant el seu compte de proves.

Si la vostra entitat comença a treballar amb molts projectes, proveïdors, treballadors externs i comença a tenir una gran comptabilitat, haureu de donar el pas a programes amb opcions de configuració relacionals, com els ERP o els CRM.

Els ERP o CRM són aplicacions per la optimització de la gestió de planificació i de relacions que requereixen grans recursos tècnics i econòmics.

Els CRM (Custom Relation Management) permeten gestionar tota la part de relacions, tan internes com externes. Això significa, una gestió de la comunicació, gestió de socis, màrqueting i fins i tot la pàgina web de l'entitat. En el cas dels ERP (Enterprise Resource Planning), permeten la planificació dels projectes en els quals treballeu, de la facturació, de la comptabilitat, del control de despeses i del control de pressupostos.

Algunes aplicacions combinen les dos metodologies, i d'altres només es centren en només una metodologia.

La gestió d'espais i activitats d'una entitat amb Enginy Cívic

Enginy Cívic és un sistema de gestió d'equipaments cívics basat en un entorn web. Amb aquest sistema, l'entitat podrà gestionar diferents equipaments només connectant-se a una pàgina web. Totes les dades són guardades en entorns segurs d'encriptació.

Amb Enginy-Cívic podreu realitzar el següent:

• Control i gestió d'inscripcions de les diferents activitats dels centres
• Visualitzar l'estat d'inscripcions amb el control de places per activitat.
• Avisos als inscrits de les activitats de qualsevol canvi d'última hora.
• Gestió de les inscripcions en línia de les activitats.
• Control i gestió de pagaments de targetes de crèdit, transferències bancàries, domicilats...
• Rebuts amb estàndard norma 19
• Gestió de llistes d'espera i sorteigs.

És molt interessant la part de comunicació que permet enviar butlletins electrònics a les persones inscrites a les activitats. Aquesta secció també permet la gestió de banners publicitaris.

El paquet d'eines de gestió i comptabilitat de la Fundació Catalana de l'Esplai

Aquest paquet ofimàtic desenvolupat per la Fundació Catalana de l'Esplai és un conjunt de programes que poden solucionar molt la necessitat d'una entitat mitjana. El paquet està compost dels següents programes:

• Programa de gestió de socis
• Programa de comptabilitat
• Programa de llibre de caixa
• Programa de facturació
• Programa de control de correspondència
• Programa de gestió del temps
• Programa de gestió documental
• Programa de projeccions econòmiques

Tot el paquet s'instal·la en un ordinador i té un cost econòmic. Aquest programa pot ser testejat gratuïtament per les entitats que vulguin. La Fundació Catalana de l'Esplai realitza formacions per conèixer bé l'eina.

Altres Eines de facturació i comptabilitat de programari lliure

HomeBank és un programa de comptabilitat gratis disponible per Windows, diverses distribucions de GNU/Linux i també per Mac OSX. HomeBank té llicència «free». Una de les característiques de HomeBank és la senzillesa a l'hora d'utilitzar-lo. Per això el recomanem, en el cas que la vostra entitat tingui uns quants moviments econòmics. A més, està disponible en català.

Mitjançant HomeBank podreu registrar tots els vostres moviments econòmics, crear estadístiques gràfiques, gestió de pressupostos, analítica de costos i informes. Una de les característiques més importants de HomeBank és la possibilitat d'incorporar arxius OFX/QFX/CSV, tipus d'arxius que s'utilitzen en la majoria de banques electròniques. Amb la importació d'aquests arxius de la vostra banca electrònica, podreu registrar automàticament molts assentaments comptables.

GNUCash és un programa de comptabilitat gratis, disponible per GNU/Linux, BSD, Solaris, Mac OSX i Microsoft Windows. GNUCash té llicència de programari lliure i està disponible, també, en català, GNUCash és un programa molt més complet que els darrers programes esmentats. GNUCash pot anar molt bé per registrar tota la comptabilitat d'una entitat amb un cert volum econòmic.

Mitjançant GNUCash podreu registrar assentaments bancaris, estocs de material com per exemple el marxandatge, amortitzacions, transaccions, balanços econòmics, anàlisis de cobraments... Amb GNUCash també podreu importar arxius de la vostra banca electrònica, amb els quals podreu registrar automàticament molts assentaments comptables.

FacturaScripts és un programa de comptabilitat i facturació gratis. Disponible per Windows, GNU/Linux, Mac OSX i, també, en el vostre servidor o núvol. FacturaScripts també compleix els estàndards de disseny responsiu. Per tant, podreu accedir al programa des del vostre ordinadors, telèfon intel·ligent o tauleta. En aquest cas, FacturaScripts està pensat per associacions que tenen un volum econòmic considerable. FacturaScripts està disponible en castellà, però al tenir llicència programari lliure, es pot traduir al català. Fins i tot disposa d'una secció per aprendre a programar amb el llenguatge de programació que està escrit.

Mitjançant FacturaScripts podreu gestionar els pressupostos, els albarans, les factures, l'IVA, IRPF i tota la comptabilitat de la vostra entitat. FacturaScripts té una documentació molt completa amb molts arxius pdf i vídeotutorials que us ajudaran a configurar l'eina i a utilitzar-la correctament. En el cas de tenir altres dubtes, FacturaScripts té una comunitat de persones usuàries molt potent.

TurboCash és un programa amb llicència de programari lliure, que pot ajudar a la gestió associativa de la vostra entitat. Mitjançant TurboCash podreu gestionar contactes, emetre factures, gestionar la base de dades associativa i portar la comptabilitat de l'entitat. La part comptable està molt desenvolupada i és per la qual TurboCash, arriba a ser molt famosa.

TurboCash té llicència de programari lliure i es pot descarregar des d'aquí.  

La gestió CRM amb SinergiaCRM

SinergiaCRM és un programari desenvolupat per l'Associació SinergiaTIC. Aquest programari està desenvolupat mitjançant un CRM. Un CRM és l'acrònim de Custom Relationship Management (gestió de relació amb els clients), el que vol dir que és un programa destinat a gestionar la informació dels clients o altres tipus d'organitzacions mitjançant relacions. Mitjançant aquestes relacions es pot explotar molt més els conceptes de màrqueting.

SinergiaCRM és un programari que s'instal·la en un servidor web, i què per tant podreu accedir des de qualsevol ordinador connectat a la xarxa. Tal i com hem explicat anteriorment, el funcionament del CRM és basa en les relacions de la base social; socis, donants, voluntaris, treballadors, mijtans de comunicació, clients, organitzacions, interessats... és per això que SinergiaCRM incideix molt en aquest aspecte. Per tant el que cal fer primer és crear les relacions i després explotar-les mitjançant la gestió que necessiteu. Amb SinergiaCRM podreu fer: la gestió integral de la base social, la gestió de quotes, donacions, remeses bancàries, gestió d'esdeveniments, enviaments massius de correus, captació de dades de formularis web...

SinergiaCRM està basat en SugarCRM, un CRM de programari lliure. Tot tenir aquesta versió, per utilitzar SinergiaCRM s'ha de pagar una quota anual. Recordeu que, encara que la majoria de programari lliure és gratuït, no tots els programes amb aquesta llicència han de ser gratuïts. En aquest cas, la quota que es paga és dedica a l'assessorament i la formació que rebreu per saber fer anar el programa.

La gestió de l'entitat amb un CRM de programari lliure com CiviCRM

CiviCRM és una aplicació de programari lliure que es basa en el model de gestió de relacions CRM. Aquesta aplicació està pensada per les entitats i ONGs grans, que treballen amb molts projectes, socis, agents i entitats. Si la vostra entitat acaba de començar, no és l'aplicació recomanada, ja que requereix una configuració específica.

Mitjançant CiviCRM podreu fer la gestió de socis i sòcies, gestió de voluntaris i voluntàries, enviar correus electrònic i butlletins, gestionar projectes, gestionar campanyes... A part de totes aquestes funcionalitats, a CiviCRM s'hi poden incorporar mòduls que permeten disposar de més funcions.

Una de les particularitats que té CiviCRM, és que pot integrar-se amb un gestor de continguts com Drupal, Wordpress o Joomla. Això permet que moltes de les vostres entrades d'informació que provenen de la vostra web, poden guardar-se en el programa.

Podeu provar CiviCRM i les seves integracions, amb els següents comptes de prova:

• CiviCRM amb Drupal.
• CiviCRM amb Joomla.
• CiviCRM amb Wordpress.

La gestió de relacions i la gestió interna amb OdooERP

OdooERP és una aplicació que permet gestionar la comunicació amb els diferents agents que tracteu i gestionar projectes, equips, i la facturació i comptabilitat de la vostra entitat, en cas que tingueu activitat econòmica.

Tot i identificar-se amb un ERP, OdooERP també té funcionalitats típiques de CRM. És per això que hi hagut usuaris i usuàries que parlen d'ella com si fos una eina que combina aquestes dos funcionalitats metodològiques.

OdooERP té una versió gratuïta en que només es pot instal·lar un complement. Tot i així, les altres ofertes no són gaire extensives. També disposa d'un compte gratuït de prova perquè els usuaris i les usuàries el puguin avaluar.

Programes de gestió de màrqueting

Actualment estan sorgint molts programes que us poden facilitar la gestió de màrqueting de la vostra entitat. Un d’aquests programes és Mautic. Mautic és un complet programa de programari lliure, que permet gestionar les necessitats de màrqueting de la vostra entitat. Des de enquestes de satisfacció, creació de pàgines de benvinguda, gestió d’embuts, gestió de xarxes socials, publicitat digital i control d'estadístiques.

Mautic es pot descarregar lliurement. Cal instal·lar-lo en un servidor propi. A la seva pàgina web, podreu trobar multitud de documentació per esbrinar com funciona.